淺談當前執法單位文書檔案管理工作中的問題及對策
——以重慶市酉陽縣住房和城鄉建設委員會執法文書檔案管理工作為例

（重慶市酉陽縣住房和城鄉建設委員會，重慶 409800）

執法單位是一個復雜的單位系統，在執法的過程中，從開始的受理、審查、核準、發布公告等過程中，大量的文件便會產生，這些文件需要管理人員及時整理歸檔，最終形成文書檔案。執法單位的文書檔案管理工作是一項基礎性的工作，對于單位的發展有著不可或缺的作用，文書檔案管理的創新發展是每一個管理者的責任。因此，本文結合自己工作實際，提出以下幾點思考。

一、執法文書檔案的重要性

（一）具有法律效力的憑證作用。執法文書檔案是一個執法單位極為重要的文件，是單位設立、變更以及開展各種活動的歷史記載，具有很強的原始記錄性，是可靠詳實的第一手資料，這些原始資料能夠為執法單位以及各相關部門查處違法違紀行為提供非常重要的依據，同時也是有關訴訟的重要憑證。

（二）是國家檔案的重要組成部分。執法單位在我國的經濟、政治以及文化活動中都有著非常重要的作用，特別是對于社會的發展有著相當重要的影響。執法單位文書檔案作為執法單位發展變化情況的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分。這些檔案資料根據相關規定進行合理地開發利用能夠為社會各個方面提供具有巨大價值的信息服務。

（三）是提高執法水平的重要手段。執法文書檔案是執法活動的真實記錄，記錄著執法人員對案件的發現、調查取證、結案等全過程，它是執法人員辦案思路、辦案方法、辦案水平的載體，是執法人員吸取經驗，提高執法水平的重要手段。

二、當前執法文書檔案管理工作中存在的問題

（一）認識有待提高

大多數執法單位的工作人員編制數量嚴重短缺，而且沒有落實專門管理人員進行檔案管理。有關單位領導重視不夠，社會檔案意識不強。以我縣為例，2014 年11 月以前，我縣城鄉建設執法工作完全處于“無機構無編制”狀態，相關工作由城市建設管理科工作人員兼任，執法文書檔案的歸檔管理無專人落實。因此，此前的執法文書檔案基本沒有規范整理歸檔，導致很多原始資料遺失。有的單位雖然組建了機構，但常常混編混崗，導致真正從事執法工作的人員嚴重不足，從而影響執法文書檔案的規范整理歸檔工作。

（二）制度有待健全

俗話說“無規矩不成方圓”，執法單位文書檔案管理工作，必須要有相應規章制度。由于認識的不到位，執法文書檔案管理無完善的管理制度，導致對文書檔案的收集歸檔整理不及時不健全，使得文書檔案失去了自己的作用。因此，各個單位應當制定完善的檔案立卷、整理、歸檔等管理制度，使無序的管理能得到良好的規范。另外，城市建設執法工作是一項特殊性的工作，執法人員稍有不慎就有可能出現思想偏差，因此，要建立健全崗位責任制度，依法規范城鄉建設領域執法人員的職責和權限，防止權力濫用，做到執法公正透明。

（三）素質有待提高

執法文書檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，而且是一項專業性技術性很強的工作，執法文書檔案管理人員必須要有較好的專業素質和綜合素質能力，才能勝任此項工作。但是很多時候執法文書檔案管理人員多是兼職，日常事務比較多，沒有足夠的時間和精力專門從事執法文書檔案管理工作，導致他們業務素質學習不夠，直接影響了執法文書檔案管理工作的有序發展。

（四）設備有待更新

管理設備對于執法文書檔案管理也至關重要，如果僅靠人力，效率會非常底下。因此，先進的設備設施是很有必要的。執法單位的檔案普遍較多，且不同案件不同過程產生的文件類型也很多，所以執法單位必須加強對于檔案管理建設方面的財政支持力度，增設先進的設備設施來提高管理效率。

（五）合力有待加強

任何工作的順利完成都離不開各個部門的相互配合，城市建設執法工作需要部門之間的密切配合。執法文書檔案的歸檔工作，同樣需要各個部門及時將材料整理歸類，并將相關材料提交到文書檔案管理部門，但是現實工作中，部門之間的相互配合力度不夠，文書檔案管理人員常常感到心有余而力不足，無奈最后放棄對材料的收集整理與歸檔，許多執法文書檔案未能及時入庫現象時有發生。

三、執法文書檔案管理的應對策略

（一）加強領導、抓機構建設

執法文書檔案的形成貫穿于從受理開始到審查、核準以及最后發布公告的各個環節，并在對執法單位的監督管理工作中形成。在執法單位的日常工作中，文書檔案管理工作有著非常重要的作用。因此，有關單位領導必須高度重視，把執法文書檔案管理工作當作一項重要工作來抓。以我縣為例：2014 年11 月12 日，《關于設立縣城鄉建設執法大隊的批復》（酉陽編委發〔2014〕23 號）批準設立“酉陽土家族苗族自治縣城鄉建設執法大隊”，核定編制8 名，我縣城鄉建設執法工作告別了無機構無編制狀態。2017 年4 月25 日，《關于調整縣城鄉建委下屬事業單位機構編制相關事項的批復》（酉陽編委發〔2017〕25號 ）再次將我委城鄉建設執法大隊編制增加至14 名。2020 年6 月30 日，《關于酉陽土家族苗族自治縣住房和城鄉建設行政執法支隊機構編制事項的通知》（酉陽委編委發〔2020〕30 號），整合酉陽土家族苗族自治縣城鄉建設執法大隊和酉陽土家族苗族自治縣建設工程施工安全管理站相關職責，組建包括綜合科（政策法規科）、執法一大隊、執法二大隊、執法三大隊四個機構的酉陽土家族苗族自治縣住房和城鄉建設行政執法支隊，并以縣住房城鄉建委的名義，統一行使住房和城鄉建設領域行政處罰權及與之相關的行政檢查、行政強制權等執法職能。從此，我縣的住房和城鄉建設執法工作逐漸向正規化、規范化邁進。

（二）規范管理、抓制度建設

加強制度建設，規范執法行為，是改進執法工作的關鍵。作為執法單位，更懂得遵循法律、規章制度的重要性。要依據相關的檔案管理辦法和檔案業務知識規范，制定出本單位檔案立卷、整理、歸檔、保管、借閱、保密等一系列檔案管理制度，做到制度上墻，專人專柜管理檔案，使檔案管理工作有章可循。要嚴密執法程序，規范執法環節，有效防止執法人員濫用自由裁量權，不斷完善各類監督約束機制，嚴肅查處違法違紀案件，懲前毖后，警鐘長鳴，讓權力在陽光下運行，確保執法公正透明。

（三）強化培訓、抓業務提升

在信息化時代，執法文書檔案管理人員的素質直接影響到執法文書檔案的質量，因此，任何執法單位都應該重視執法文書檔案管理人員的積極作用。要選拔一些具有較強政治意識、責任心以及良好專業技術能力的人才到執法單位的文書檔案管理工作崗位上來。要通過各種途徑和方式加強培訓，使有關人員更好地掌握城市建設行政執法文書制作、整理、歸檔的技能和方法，不斷提高他們的業務素質，以提升執法文書檔案管理工作的水平。

（四）加大投入，抓設施建設

檔案管理是對單位的一系列文件進行的集中管理，工作人員必須要確保檔案信息的完整與安全，而這是一項特別復雜的工作，單靠人力是無法完成的，所以先進的設備機器有很重要的作用。文件材料從開始的形成積累到最后的歸檔保存更需要現代化的信息處理。因此，各單位需要加大財政支持力度，加快檔案管理配套的軟硬件設備設施建設，實現檔案管理的信息化、現代化管理，從而更好地為城鄉建設行政執法工作服務。

（五）強化協調，抓力量整合

住房和城鄉建設領域面臨的問題錯綜復雜，城市建設執法工作與執法文書檔案管理工作單靠一個部門難以完成，要加強單位內部聯動，建立健全違法案件立案、處罰、結案的集體會審制度和案件查處工作職責，明確執法辦案的程序和單位內部各科室、站、所協作配合的職責，進一步增強執法隊伍合力，查處各類違法案件，及時收集整理各類執法文書檔案，確保城鄉建設領執法文書檔案管理工作域順利健康發展。

四、總結

執法單位的文書檔案管理工作是一項基礎性的工作，對于執法單位的發展有著不可或缺的作用，執法單位文書檔案管理的創新發展是每一個管理者的責任，我們每一個管理者都應本著主人翁的態度，積極主動思考如何有效提高執法文書檔案管理工作效率。因此，本文結合自己工作實際，對工作中存在的問題進行分析，并從機構管理、制度建設、業務提升、設施建設、力量整合等方面提出相應對策，希望城鄉建設執法文書檔案管理工作健康持續的發展。