企業檔案收集工作中存在的問題與對策

徐麗麗

（內蒙古大唐國際克什克騰煤制天然氣有限責任公司，內蒙古 赤峰 025350）

引言

檔案收集作為檔案工作的起點，起著至關重要的作用，然而收集難卻成為企業檔案工作開展的阻礙。究其原因，往往是歸結于檔案宣傳力度不夠，企業職能部門、業務部門對檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集等業務知識了解不多，檔案收集意識不夠強。然而作為新時期的現代化企業，隨著國家各項檔案制度的逐步健全和對檔案工作的大力宣傳，檔案工作已逐漸開始被認可和重視，檔案意識有了很大的提高。本文筆者將通過對現階段企業檔案收集工作中存在的問題和對策的闡述，希望對企業檔案收集難的現狀有所改善。

一、企業檔案收集工作現存問題分析

（一）領導對檔案收集的重視度不夠

企業的經營管理和經濟收益通常都是企業領導的管理重心，往往疏于對企業的檔案管理，甚至有的管理者會選擇放棄檔案管理的崗位設置來節約開支，也有的企業雖然有相關的檔案管理制度，但卻沒有嚴格執行，因此很多企業出現了企業檔案管理混亂甚至是空白的現象，這都不利于企業的長久發展，所以企業必須對檔案管理工作給予高度的重視。

（二）檔案收集工作考核標準太籠統

檔案收集工作在企業檔案規范化管理中，雖然有考核，但是考核標準總體上比較宏觀，缺乏具體化和針對性強的內容，導致檔案室檔案收集工作，沒有硬性標準，只是按流程檢查是否收集齊全完整。而對應歸檔率的考核上，缺少量化指標，只是把現有歸檔文件數作為考核標準，而沒有把應歸檔文件數作為標準，因此這種考核標準的實際意義沒有完全發揮出來，對于檔案收集過程約束力不強。

（三）征集力度不強，致使檔案資料流失

我國檔案法出臺已有20年，雖然相關人員展開了積極的宣傳工作，但因檔案法無法樹立起權威，所以，當前社會公眾的檔案意識依舊淺薄，這在某種程度上嚴重影響了檔案征集工作。自改革開放以來，我國上下都在朝著建設小康社會這一目標前進，全身心謀發展，檔案收集工作暫時還不能同財政收入、經濟發展放在同等位置上，導致欠缺經費開展征集工作，致使社會上諸多有價值的檔案都無法歸類到檔案管理中心。

二、解決檔案收集問題的對策

（一）加強檔案知識的宣貫

通過網絡、報刊、企業微信公眾號等方式在企業內部對檔案法、歸檔制度等進行專題宣傳，加強職工的歸檔意識。在宣貫中要讓職工明白，工作中產生的各種資料特別是技術材料不僅是自己的財富，更是公司的財富，不能自己私藏，技術材料的歸檔是一項法定義務。通過典型檔案利用案例的宣傳，使各部門負責人了解檔案的重要性，積極配合檔案室做好本部門的資料歸檔工作，在行政上對文件形成人員進行制約。引導職工變被動為主動，能支持并將工作中產生的材料進行認真整理，做好歸檔工作。

（二）完善歸檔機制，保證歸檔資料完整

構建健全的歸檔機制，為做好檔案收集工作的基本條件，還是確保檔案完整的關鍵點。歸檔機制具體包含歸檔時間與歸檔范圍等。歸檔時需注重下述幾點工作：第一，保證歸檔范圍的明確性與完整性，防止出現漏收或是少收檔案資料的狀況。歸檔范圍完整性指的是立檔單位構成的各類檔案需全部歸類到收集范圍之中，全部收集。第二，增強文件管理力度。為了規避上級業務部門下發到各業務部門中的文件資料散失，需構建公文登記機制，即凡是通過上級部門下發到業務部門的文件材料，皆先由文書部門進行登記，如此每個部門歸檔哪些資料，檔案部門充分掌握。第三，檔案部門需增強同相關部門的聯系，相互配合，保證歸檔材料完整。

（三）建立健全的考核制度，建立責任追究制

部分檔案的特殊性決定了在收集整理中只能對檔案類別進行驗收，很難對檔案的準確性、完整性進行驗收，即使在日后的檔案利用過程中發現問題，但是已經很難彌補。鑒于這種情況，檔案室應采取相應的措施，不只是對當年歸檔情況進行考核，還要建立事后追溯考核機制，對發現問題的責任部門及責任人進行事后追溯考核，通過制度進行約束。

（四）檔案的收集與企業管理信息化的聯動是檔案收集工作的新方式

在檔案快速信息化的今天，隨著檔案管理軟件和企業OA系統的廣泛應用，很多企業通過使用OA軟件與檔案管理軟件聯動，線上收集檔案，這大大提升了收集資料的完整性以及及時性，但仍存在不少問題。首先，企業在設置OA線上收集檔案時，往往重視企業內部的紅頭文件和合同，而企業日常管理中的一些重要會議記錄、工作計劃、總結、簡報等具有原始憑證性的材料卻容易被忽略或是不被重視，繼而導致文件檔案收集不齊全、不完整，這些文件材料恰恰是在以后的查考編研等工作中有著關鍵的不可替代的作用。要想實現檔案線上收集的齊全、完整，要將檔案管理系統需要收集的信息范圍和內容確定下來，以便在信息收集的范圍之內定時接收各個部門產生的相關信息。

（五）檔案法制建設不容忽視

樹立依法治檔的權威性和嚴肅性，企業檔案管理部門應制定適合本企業的檔案管理獎懲制度。作為公司檔案管理部門，要加大對所屬各單位檔案執法情況的檢查和監督，提高職工依法治檔的思想意識。要對各單位檔案工作檢查中出現的違法違紀行為進行處理，以此樹立依法治檔的權威性和嚴肅性，確保檔案收集工作的有序開展。

結語

企業檔案管理工作在開展過程中，收集工作是其中非常重要的一部分，是檔案管理的基礎。所以在企業內部開展檔案收集工作時，要對職工檔案收集意識進行強化，同時還要積極采取有針對性的措施，對檔案收集管理制度進行完善和優化，同時還要加強檔案收集人員的綜合素質。這樣不僅能夠促使企業檔案收集工作可以有序開展，而且還能夠保證收集工作效率得到提升。