數字化檔案管理的應用現狀及未來發展探討

閆雪

（鶴崗市不動產登記中心，黑龍江 鶴崗 154100）

引言：數字化檔案是基于現代化電子信息技術為依托的檔案的管理與應用體系，它對于檔案的管理來說，產生了很大的突破與革新，使得對于檔案的管理更加的經濟實用簡便，促使檔案的管理從龐雜化走向簡約化，輕便化。這大大的擴展了傳統電子檔案管理的途徑，并且彌補了傳統檔案管理的不足，促使檔案管理更加的方便實用。數字化檔案管理不僅可以突破傳統檔案管理中的低效性、風險性，還能節省辦公場地、提升經濟效益，一舉多得。因此，數字化檔案管理是事業單位檔案工作的必然發展趨勢。

一、數字化檔案管理的應用現狀

（一）數字化檔案管理的優勢

數字化檔案管理的優勢主要體現在兩個方面。第一個方面表現在數字化檔案管理便于檢索和查詢，可以根據關鍵詞進行搜索，得到想要的資料，而不是像之前去檔案室一排一列的翻找，很大程度上節約了時間，也避免了翻找資料時打亂其原有排序。減輕了工作人員的負擔，減少工作量，同時也提高了查找檔案的效率，也是對勞動力使用的一種解脫。另一方面，數字化檔案管理很大程度上減輕了收集資料和編排順序的工作量，減輕了人力負擔，在以前需要定時的對檔案順序進行整理，仔細查找資料是否全面，還需要一個較大的檔案室來放置檔案，也較容易被別有用心的人看到。對于檔案的收集與管理工作來說，管理工作人員需要付出辛苦的勞作對數字化檔案進行分類、編排管理，如果沒有一個統籌的平臺對數字化檔案進行統一的編排和管理，數字化檔案的分類管理只能是零星分散的工作。因此要加強對數字化檔案管理平臺與系統的建設，通過特定軟體技術的開發實現對數字化檔案管理與運行的科學化合理化的分類與編排是至關重要的。

（二）數字化檔案管理的不足

目前我國數字化檔案管理發展的時間較短，仍處于初級階段，還存在著很多問題。所以如何解決數字化應用帶來的負面影響是目前主要需要研究的。為了提高數字化應用工作的效率，就要從計算機技術上進行突破。通過研發適配的系統采集以及處理軟件，讓數字化檔案管理更為高效與合理，進而推動數字化檔案的采集與應用的實效性，讓數字化檔案管理過渡到實用性、集成性的管理模式。目前在我國的數字化檔案管理及應用中，相關工作人員的整體素質水平不夠高，對于數字化應用的意識還沒有上去，能力水平也不夠，導致數字化檔案管理沒有得到很好的應用，沒能發揮出其真正的效用。而且現在數字化檔案管理的技術還不夠成熟，無法滿足全部要求，所以在技術層面有關部門要加強研究，從技術層面對數字化檔案管理進行改進，滿足對大量檔案的收集、整理及存放，對其進行合理的管理和應用，讓其在以后的創新研究中，體現出獨一無二的優勢，為我國經濟實力的提升做好鋪墊，進而讓社會知識文化技術能夠擴大應用范圍。

二、數字化檔案管理的未來發展分析

（一）管理理念服務化

目前對于數字化檔案的處理，大部分時間都交給了資料的收集與整理，卻沒有發揮出檔案的服務性能。因此在未來的發展趨勢中，檔案的服務功能必須得到體現。 首先，數字化檔案管理應該主動的了解用戶的需求，有針對性的提供信息服務，而不是被動的等待著用戶提出要求；其次，數字化檔案應該具有綜合性， 能夠通過檔案關聯等途徑為用戶提供更多的潛在需求檔案，使檔案服務突破原先“一檔一查”的局限性，更契合當前用戶的實際需求。此外，數字化檔案管理還會進一步整合檔案信息，使之在服務環節中更為具體、直觀。

（二）管理內容網絡化

在現階段，宏觀意義上的數字化檔案管理就是把紙質的資料內容輸入到電腦中進行信息化管理，并沒有發揮出數字化檔案管理的最大優勢。在如今網絡如此發達的時代，人們已經習慣了在網絡上查找、分享信息，網絡已經成為了最大的交流平臺。數字化檔案管理應該充分利用網絡的便捷性及廣泛性，將檔案與互聯網結合起來，拓寬其范圍，方便人們進行查找。需要注意的一點是，互聯網是存在一定的風險的，企業必須做好相應的防衛措施，確保信息安全。

（三）管理人才復合化

工作人員是數字化檔案管理的實際操作者，可以說是決定了企業數字化應用的優劣。人才是數字化檔案管理的關鍵因素，人才匱乏也是制約當前數字化管理效果的重要原因。數字化檔案管理作為一種新型的檔案管理方式，其在管理對象、管理手段、管理目標等內容上和傳統的檔案管理都有著不小的差別，因此，舊有檔案管理人員難以適應新時期的檔案管理需要，復合型人才的重要性日漸突出。所謂復合型人才，指的是既有豐富的檔案管理經驗，同時對信息技術又有著不錯基礎的人才 ，也就是說，能夠同時處理檔案管理的專業問題以及一般性的信息問題的人才。復合型管理人才主要來源于以下兩種渠道：第一，高校在檔案專業的教學中，根據時代發展趨勢，加強電子檔案的課程教授、豐富學生技能；第二，事業單位根據檔案工作需要安排管理人員信息技術培訓。

三、總結

數字化檔案管理已經成為了不可阻擋的趨勢，盡管它仍然存在著一些問題，但是其好處也是不可忽略的。企業應該接受數字化應用的轉變，致力于解決其帶來的負面影響，使數字化檔案管理向著管理理念主動化、管理內容網絡化及管理人才復合化的方向發展，發揮出數字化檔案管理的巨大優勢。