淺談企業檔案信息化建設存在問題與對策

周衛紅

（重慶市地質礦產測試中心，重慶 400042）

企業檔案是指企業在生產、經營的過程中所保存的有價值的文件資料，它為企業以后的發展提供了重要的參考資料，對企業檔案進行信息化的管理，一方面可以保證企業檔案信息保存的完整性，提高企業檔案管理的效率；另一方面也為企業查詢檔案信息提供了方便，為企業的發展提供依據。

一、企業檔案信息化建設中存在的問題

（一）信息化建設理念不高

隨著信息化時代的到來，企業檔案信息化建設已經成為檔案部門首要解決的問題，企業檔案管理部門應該根據信息化的發展來進行檔案資料的管理，以便提高企業檔案的利用率。但是，很多企業的檔案管理人員并沒有信息化建設的理念，他們無法根據信息時代的發展來對檔案信息進行管理，導致企業檔案信息化建設速度緩慢[1]。

（二）信息化基礎設施不完善

企業檔案的信息化建設需要企業為檔案管理部門提供完善的信息化基礎設施，讓企業檔案管理部門在完善信息化設施的基礎上進行檔案資源的管理與應用，提高企業檔案管理的效率。但是，很多企業由于資金原因、技術原因及其他原因沒有對企業的信息技術基礎設備進行完善，導致企業的運營不能跟上信息時代發展的步伐，也使企業的檔案信息化建設發展緩慢。

（三）檔案信息化安全不完善

目前，企業在進行檔案信息化建設的過程中，過分依賴電腦等硬件設施，而互聯網的開放性，又給企業檔案信息帶來了很多安全隱患，一旦企業的檔案信息被泄露，會給企業帶來巨大的損失。而很多企業并沒有認識完善的互聯網防護系統，不能保證企業檔案信息的安全性。

（四）企業信息化人才的缺失

企業檔案的信息化建設需要專業人才的配合，才能真正做到企業檔案信息化的建設和管理，從而提高企業檔案信息化管理的效率。但是，很多企業缺乏檔案信息化建設和管理的人才，不能對企業檔案信息化建設提供良好的建議，不利于企業檔案信息化的建設。同時，企業以往的檔案管理人員又缺乏學習的意識，不能跟隨信息化發展的步伐去提高自身的能力，不利于企業檔案信息化的建設[2]。

二、企業檔案信息化建設的具體措施

（一）提高企業檔案信息化建設的理念

企業應該提高檔案管理部門及員工建設檔案信息化的理念，從而使企業的檔案管理工作變得更加規范，為企業的運營和發展提供更多的參考依據。這就要求企業管理層及檔案管理部門的領導要認識到信息化對于企業管理和發展的意義，結合企業自身的實際情況去合理運用信息化，從而完善企業的信息化建設。目前，我國已經制定了檔案信息化建設的相關標準，企業可以根據國家的標準來建設企業的信息化檔案，并制定屬于本企業的檔案信息化建設和管理規范，從制度上規定和管理企業檔案管理部門，使檔案管理部門可以按照規范去進行信息化建設。

（二）完善企業的信息化基礎設施建設

企業的信息化基礎設施是企業檔案管理部門進行信息化建設的前提，企業要完善自己的硬件、軟件及互聯網的基礎設施建設，使企業從傳統的經營管理模式轉為信息化經營管理，為企業檔案的信息化建設提供完善的信息化基礎設施。首先，企業要在硬件設施上進行數字化和信息化的完善，引進先進的硬件設備，為檔案信息化的建設提供前提基礎。其次，企業要進行軟件的完善，使企業的制度更加規范化，讓企業檔案信息化建設和完善可以在規范的制度下進行，提升檔案信息化建設的效率。最后，企業要完善互聯網體系，有針對性地根據企業工作、發展、運行、檔案建設的要求去設計互聯網系統工作模塊，讓企業檔案在原有信息化系統模塊的基礎上進行建設和管理，提高企業檔案信息化建設的速度。

（三）完善企業檔案信息化的安全

企業檔案在進行信息化建設時要注意信息安全的保護，避免企業檔案的丟失和侵害，讓企業檔案在安全保證的基礎上進行開放和使用，提高企業檔案的利用效率。首先，企業檔案部門工作人員在進行檔案信息化過程中要對檔案進行登記分類，按照檔案資料的開放程度、保密程度等進行分類，然后根據分類去進行檔案資料的安全管理。其次，企業要對自己的網絡安全進行提升，定期進行網絡安全檢查和維護，防止檔案資料的丟失。最后，企業要對檔案信息化管理人員進行安全意識的培訓，一方面提高檔案管理人員及工作人員的意識，可以認真負責地去完成本職工作；另一方面可以讓檔案管理人員和工作人員認識到信息化時代服務化與社會化的重要性，提高檔案管理人員和工作人員的服務意識，從而更好地完成檔案信息化建設工作，為企業的發展提供更多的前期準備。

（四）提升企業檔案工作人員的信息技術

專業的信息化人才，可以讓企業檔案信息化建設的過程中避免很多問題，提高企業檔案信息化建設的速度。企業可以從兩方面進行信息技術人才的培養，提高檔案信息化建設的速度。一是企業可以招聘專業的信息技術及檔案管理人才，讓專業化的人才根據企業的經營方向來進行檔案的信息化建設，為企業的未來發展奠定堅實的基礎。二是企業可以對原有的檔案工作人員進行信息技術的培養，讓工作人員根據時代、企業及檔案行業的發展去進行自我學習和完善，從而提供企業檔案工作人員的綜合素養，讓檔案工作人員更好地進行檔案信息化建設。同時，檔案工作人員自身也要樹立不斷學習的意識，主動去進行新理念、新知識、新技術的學習，不斷地豐富和完善自己，使自己有能力去解決企業檔案信息化建設中遇到的各種問題，提高自身的能力和價值。

結束語：

綜上所述，企業進行檔案信息化建設，不僅可以提高檔案管理部門的工作效率，還可以為企業以后的發展保存更多的參考信息和資料。因此，企業應該不斷根據國家方針、信息化發展去進行檔案信息化的建設與完善，促進企業的可持續發展。