淺談紙質檔案和電子檔案并存的必要性

孟凡程

（鶴崗市不動產(chǎn)登記中心，黑龍江 鶴崗 154100)

一、紙質檔案與電子檔案的對比

（一）紙質檔案的優(yōu)勢與劣勢

所謂的紙質檔案是一種以紙張作為信息存儲介質的檔案。紙質檔案有著悠久的歷史卻依舊存在我們的工作中，它的優(yōu)勢也是十分明顯的。

紙質檔案的優(yōu)勢：

1.紙質檔案的原始性和真實性強，可作為原始憑證。最早的紙質檔案大多是親筆書寫的紙質文書，字跡與紙張材質的不同可以很快鑒別出檔案的真實性，特別是保管期限越久的檔案越難被篡改，可作為原始憑證，具有一定的法律效力。

2.紙質檔案可信度高。紙質檔案是從當時工作中形成的文件直接轉化而來的，“白紙黑字”客觀地記錄了當時信息，從記載的信息到紙質檔案上的各種標記，如責任人的簽署、單位公章、領導批示等都體現(xiàn)著檔案最初的痕跡，給人以不容置疑的可信度[1]。

紙質檔案的劣勢：

1.紙質檔案對存儲環(huán)境的要求比較高，高溫、潮濕、鐵銹、蛀蟲都會對紙質檔案造成不同程度的破壞。

2.紙質檔案從收集、歸檔、入檔案庫都需要大量的人力物力，同時也需要有空間較大的檔案室來存放日積月累下的紙質檔案。

3.紙質檔案的共享性較低，同一份只能在同一時間借給一個人或者一部門，不能供其他人借閱。

（二）電子檔案的優(yōu)勢與劣勢

電子檔案是利用計算機技術，通過硬盤、磁盤等作為存儲介質的檔案。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，電子檔案出現(xiàn)了紙質檔案無法比擬的優(yōu)越性。

電子檔案的優(yōu)勢：

1.電子檔案存儲介質具有多樣性，可以通過硬盤、磁盤、光盤、云存儲等多種介質來存儲。

2.電子檔案載體小，不需要較大的存儲空間，僅僅一張光盤就可以存儲30萬頁紙質檔案，這樣一來既可以節(jié)約保存紙質檔案所占用的空間，也可以減少一定的人力物力。

3.電子檔案實現(xiàn)了信息的高度共享。只要計算機上有安裝一致的檔案系統(tǒng)，在檔案管理員的授權下，可以在不同的地點、同一時間共享大量的檔案信息。

電子檔案的劣勢：

1.電子檔案比較容易被復制和修改，會讓檔案的真實性受到嚴重影響，一般來說并不具有法律效用。

2.電子檔案的安全性比較低，一旦計算機感染病毒就會對電子檔案造成嚴重損害。

3.電子檔案對于電子設備的依賴性比較強，必須通過計算機來進行操作，當電子設備出現(xiàn)問題的時候，檔案的信息將無法保存。

二、紙質檔案與電子檔案并行的必要性

（一）電子檔案無法完全取代紙質檔案

雖然現(xiàn)在發(fā)達的信息技術給檔案的儲存帶了許多的便利，但是電子檔案卻有著一些弊端，正是這些弊端導致電子檔案無法完全取代紙質檔案。由于電子檔案的查閱和儲存必須依賴電子設備，對于檔案的穩(wěn)定性來說是一種考驗。如果全部放棄紙質檔案采用電子檔案，一旦電子檔案發(fā)生損壞，將無法把整個檔案完整的保存下來。同時紙質檔案能夠作為原始憑證，具有一定的法律效用，而電子檔案卻沒有法律效用。在一些國家機密文件的儲存上面，使用紙質檔案比電子檔案安全的多。

（二）紙質檔案利用效率比較低

紙質檔案的形成以及保管等非常復雜，同時當人們要對檔案進行查閱的時候還需要經(jīng)歷十分復雜的檢索過程。還有紙質檔案的共享率比較低，不利于檔案管理的發(fā)展。如果還對一些檔案采取紙質檔案的管理，那么就會導致工作人員的工作負擔增加，降低工作效率[2]。

三、紙質檔案和電子檔案并存發(fā)展的建議

（一）建立兩者之間共通的部分

建立紙質檔案和電子檔案共通的部分主要是指可以通過一定的技術將紙質的檔案和電子檔案聯(lián)系起來，在數(shù)據(jù)庫當中建立映射，實現(xiàn)對檔案的自動化管理。當我們需要查閱檔案的時候，可以在計算機上面對檔案進行檢索，然后根據(jù)映射翻看紙質檔案。同時處于對安全性的開率，還可以僅僅對檔案進行歸檔保存，采取不同的管理方式來讓檔案之間的映射能夠順利建立起來，提高了檔案的安全性和共享性。

（二）加強對于檔案管理人員的培養(yǎng)

目前很多檔案館當中并沒有專門的對檔案進行管理的人員。在實行共通管理之后，需要對所有的檔案進行篩查，這就需要很多的專業(yè)人員。在條件允許的情況下，可以讓檔案的形成部門和檔案管理部門進行獨立設置，讓專門的檔案管理人員來負責統(tǒng)籌。檔案管理人員需要及時的對檔案進行歸檔，這樣就能夠大幅度降低管理人員的工作量。同時，還可以對傳統(tǒng)的檔案員進行培訓，提高他們的技能水平，讓檔案的管理效率也到的提高。

（三）更新檔案管理設備

電子檔案對于電子設備的依賴性比較高，這就需要具有專門的檔案儲存設備才能夠做好對于檔案的管理工作。由于購買相關的設備需要大量的費用，使得一部分檔案館不愿意進行這方面的建設。因此就需要及時的更新觀念，對以前的檔案管理設備進行更新是保障檔案安全性的重要一環(huán)，是實現(xiàn)紙質檔案和電子檔案并存的保證[3]。

四、總結語

總之，由于現(xiàn)在信息化技術以及網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，也促進了檔案管理工作的進步，傳統(tǒng)的檔案管理過程已經(jīng)不能夠很好的為檔案提供安全的保障，需要緊跟時代的步伐，及時的采取電子檔案和紙質檔案并行的方法，來對檔案進行更加完善的保護工作。而且電子檔案和紙質檔案并行的方法將在未來一段時間內(nèi)都是最佳的檔案管理方法，這種方法具有很多的優(yōu)勢，能夠推進檔案保存工作向著更加規(guī)范化和科學化的方向發(fā)展。