檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

姜華

（鶴崗市不動產登記中心，黑龍江 鶴崗 154100）

引言：在網絡時代，檔案信息管理已經引起了檔案管理部門在檔案管理工作中的普遍關注，并成為檔案管理發展的手段和趨勢。當前，網絡發展速度也不可小覷，檔案管理革新正在起步。它在一定程度上改變了傳統的文件管理模式，使文件管理的概念和工作模式得到了發展和完善。

一、檔案信息化建設的意義

所謂“檔案”，主要是歷史信息的記錄。但是我們需要能夠清楚地知道，如果我們想要獲得一些文件信息，我們不僅可以依靠文件本身的記錄，還可以通過信息技術獲得更全面的知識。然而，檔案信息化的內容主要包括以下幾個方面：第一，狹義的信息化主要指原始檔案的信息化；第二，廣義的信息化主要是指原始檔案信息與外部政治、經濟、文化因素相結合的進一步加工。因此，隨著信息化進程不斷加快，它對經濟政治的影響也越來越大，信息系統也隨之完善，檔案信息化建設也將極大地便利人們的生活。

二、檔案信息化建設與檔案管理的特征介紹

（一）時效性

在檔案信息化建設過程中，要掌握檔案管理信息化建設和檔案管理的基本特征，從而達到不斷提高檔案管理水平的目的。時效性是文件管理的主要特征之一，它包含了大量的文件信息。檔案信息的收集、管理、分類和存儲屬于一個長期的模式，管理周期是其最重要的體現。檔案管理是檔案管理的信息系統，它隨時提供檔案管理需要的部門或組織。因此，檔案管理信息更新需要與時俱進，不斷提高檔案信息管理的時效性，把握檔案管理準確發展的機遇。

（二）改革性

在檔案管理中，積極開展信息化建設是順應改革的行為體現。檔案管理具有明顯的改革特點，尤其是在管理的各個方面，將在一定時期內進行一系列的調整和分類，從而進一步推動檔案管理的創新。檔案管理信息化建設突出了改革的特點，改進了傳統檔案管理的缺陷，優化和調整了檔案管理的各個方面，對信息的收集、整理、分類和存儲進行了創新。

（三）價值性

價值是檔案信息化建設的另一個特點。檔案信息的建設有助于檔案管理擴大管理信息資源，改善管理結構的缺陷，建立更大的檔案管理數據庫，真正實現檔案管理資源的共享，極大地激發檔案管理在社會發展中的作用，實現檔案管理的價值。在檔案管理一體化的過程中，檔案具有很高的參考價值、參考價值和儲存價值。在信息化建設的基礎上，檔案管理的文化價值和社會價值進一步提高。將傳統的單一檔案管理轉變為“生活資源數據庫”，為社會發展提供信息。

三、推進檔案管理信息化建設的措施

（一）樹立檔案信息化理念，強化檔案管理責任

隨著社會的快速轉型和信息技術的到來，各行各業的管理理念自然會發生變化，尤其是檔案管理信息的建設。目前，文件管理信息化的核心概念，但與此同時，它還需要加強員工對信息化的理解，因為只有通過讓員工意識到它的重要性，我們可以有效地激發他們工作的熱情，和更負責文件管理，所以他們的責任感將加強。

（二）加強管理人員的專業素質，建設復合型管理團隊

在整個檔案信息化建設和管理中，工作人員的整體素質非常重要，只有人人有素質，團隊才能更好發展。因此，在整個工作過程中，必須堅持以人為本，不斷培養專業人才，建立專業團隊，提高全體專業人員的專業素質。此外，有關部門也應該為他們提供學習的機會，以便所有員工能理解外部文檔管理的發展變化及時施工，可以迅速掌握當前信息和相關專業技能信息文件，也可以加快檔案信息化建設的實現通過提高自己的職業素質。此外，相關部門還可以建立專門的員工獎懲制度，在一定程度上調動員工的積極性。同時，檔案管理單位要不斷引進先進的專業人才，逐步建立專業的管理團隊，在整個工作過程中不斷優化，有效提高整體工作管理效率。

（三）加大資本投入，加強基礎設施建設

事實上，為了快速實現信息化管理的建設，不僅需要引進人才，還需要大量的資金投入，因為只有足夠的資金才能加強硬件基礎設施的建設。因此，完善基礎設施迫在眉睫，相關部門要擴寬資金來源渠道，多吸入資金，加強基礎設施建設。由于信息化建設的檔案管理需要完善的設備、完善的信息管理平臺和各種相關軟件的開發，這些都離不開資金的投入。只有做好各方面的準備，才能有效地實現檔案管理全方位、多層次的現代化管理模式。

（四）優化檔案信息系統

建立檔案信息管理系統具有重要的意義。文件信息工作系統的優化有兩個方面。一是檔案信息管理規范化、科學化的重要保證。一是明確檔案信息管理系統，保證檔案信息管理系統的正常運行。完善電子檔案管理制度，使之科學化、規范化。政府有關部門應該做好檔案信息的管理，合理構建和諧合作系統，并使用科學合理的方法來加強檔案信息的應用程序，這樣的建設檔案信息可以有序的方式進行。二是要求政府相關部門制定檔案信息化建設的相關法律法規，進一步完善現有法律法規。

四、結束語

不管是企業還是事業單位，在日常工作業務中，檔案管理起著非常重要的作用。它不僅可以為企事業單位的決策工作提供必要的信息支持，而且可以通過檔案數據的整合和利用，為企事業單位的經營發展奠定良好的基礎。雖然當前建設存在著不少問題，但因地制宜，不斷考察研究，進行試驗，建立實用的檔案信息管理系統是十分必要的。只有從實際出發，才能真正發揮檔案信息化建設的作用。