大數據分析方法在檔案管理中的運用

（大慶市讓胡路區檔案館，黑龍江 大慶 163114）

大數據指的是一類容量大、數據類型多、應用價值明顯的數據集合，在當前的檔案管理工作中涉及到的管理內容繁雜，將大數據分析方法應用于檔案管理工作中，不僅可以實現對有價值信息的快速提取，也可為檔案管理的效率帶來積極影響，為此相關人員應提高對大數據分析方法應用的重視。在15 年，國務院曾推出大數據發展的行動綱要，其中明確指出大數據應與互聯網、云計算和信息技術進行融合發展，努力提升其在數據處理工作中的應用價值。檔案管理工作中涉及的數據信息較多，在其中應用大數據分析方法具有重要的意義。

一、大數據分析方法的研究進展

針對大數據技術的研究最早是由權威學術刊物所設置的大數據專欄所引發的，因該刊物在世界上具有很大的影響力，在發刊之后受到多位專家學者的關注，并且有針對性的開展了關于大數據技術的研究工作。經過多年的研究，大數據的分析形成了四個領域，主要包括科學、技術、應用和工程。此后的12 年，美國政府斥巨資開設了大數據的專項研究，使得大數據的研究進展有了進一步的提升。在近些年的發展與應用中，大數據的應用作用逐漸提升，為多個領域的發展均起到了推動性的作用。尤其是在信息時代下，各類信息資源量的大幅度提升也為大數據分析方法的應用與發展提供了更多的可能。

二、檔案管理工作中大數據分析方法的作用表現

（一）為工作創新和決策提供依據

創新是促進一切工作開展的重要基礎，檔案管理工作也不例外，要想更好的發揮檔案資料的應用價值，就必須改變原有的檔案管理模式和檔案服務模式，變被動服務為主動服務，密切關注檔案使用人員的最新需求，借助大數據分析的方式，分析出檔案使用的需求，為檔案管理工作的創新提供可靠的依據。在此基礎上，所提供的檔案服務可以更契合使用人員的實際需求，全面提升檔案服務的質量與效率，推動檔案事業的健康發展。此外，要求相關的檔案管理人員應結合檔案管理的實際需求，盡快轉變檔案管理觀念。而大數據分析方法在檔案管理工作中的運用則可幫助管理人員分析檔案管理的需求，并且加大檔案信息提取的速度，為人們提供更高質量的檔案服務。

（二）增強檔案管理的實效性

在原有的檔案管理工作中，受到技術水平的限制影響，檔案提取的效率偏低，且檔案內容的全面性很難保障。尤其是在進入信息時代后，上述問題愈發明顯。這主要是由于檔案管理的信息量大幅度增長，如果還會采取原有的管理方式必定會威脅檔案管理質量和效率。考慮到上述因素，各個檔案館加大了對先進管理技術的引入力度，希望通過技術升級來提升檔案管理效率。其中大數據分析技術就是重點的技術內容，在實際開展檔案管理時，發揮了良好的數據處理能力和數據挖掘能力，可以在大量的信息中篩選出多個有價值的信息。同時也可根據用戶往期搜索記錄，完成數據信息的分析與匯總，為用戶提供更多相關的信息，使檔案服務水平得到進一步提升。

三、大數據分析法在檔案數據管理工作中應用建議

要想在生產經營和各項管理決策活動中利用好大數據分析方法，就要做到全面充分的掌握信息資源。這要求在整個信息資源管理活動中都不能忽視，要按照數據資源的運作周期，全面掌握信息數據并做好保存工作，對信息數據進行格式化預操作。現在常用是大數據分析方法有提高檔案資源質量、可視化的海量數據關聯分析、語義搜索引擎、數據資料勘探、前景預測分析五種。“其相關內容包括可視化分析、數據挖掘、預測分析、語義分析及數據質量管理”。2015年8月31日，國務院印發《促進大數據發展行動綱要》，明確了大數據的發展要加快和云計算、互聯網、互聯網等信息技術方式的交流和互動，開發大數據和各產業發展結合的新方式，全面促進我國各類產業的進步和繁榮。大數據時代的重要變革者舍恩伯格說過：大數據變革時代已經來臨，大數據對人們價值和觀念的變化、技術創新和商業領域的影響已經無法估計，并且越來越多的變化將影響社會的方方面面。

四、運用大數據分析方法時的注意事項

（一）做好成本控制工作

應用大數據分析方法開展檔案管理工作時，需要有專業的設備設施作為支持，檔案管理工作的質量與設備設施的使用性能存在密切的聯系。部分檔案管理部門為了提升檔案管理實效性，加大了對先進設備的采購力度，但由于缺乏專業的理論知識作為支持，對于設備的選用存在一定的局限性，無法真正發揮大數據分析方法的應用價值。同時，投入了大量的設備成本。要求相關人員應做好成本管控工作，保障大數據分析方法的高效應用。

（二）提升檔案管理工作的時效性

“大數據具有極強的動態性，在分析各種數據信息時要認識到這種動態性給分析工作提出的要求，提高面對信息的反應速度和處理能力。對于變化特別快的數據更要做到即時處理，否則數據信息的時效性將無法保證。因此，制約著大數據分析方法方法在檔案管理活動中發揮作用的重要問題就是時效性不高。事實上，大數據分析方法的關鍵環節就是建模環節，在數據建模過程中，要保持高度的敏感性和靈活性，保證模型與新更新數據之間不脫節，否則新建立的模型也只能是沒有意義的模型。

結語：大數據時代環境下，在檔案數據資源開發利用中應用大數據分析方法具有重要意義和多種方式。通過大數據分析方法的應用，可以幫助管理者從所擁有的海量檔案數據中提取有用的知識和觀點，發掘隱藏在信息背后潛在的規律模式，推動管理優化，決策科學，提升自身技術創新能力，同時合理解決好大數據分析方法在成本、時效、情感等方面的問題，推動檔案管理事業的健康發展。