如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

（五蓮縣石場鄉(xiāng)應(yīng)急管理服務(wù)中心，山東 日照 262310）

引言

檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中一個(gè)不可缺少的組成部分，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于這項(xiàng)工作一直都比較關(guān)注，然而因?yàn)闄n案數(shù)量和管理時(shí)間的不斷增加，讓很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在管理實(shí)踐中都產(chǎn)生了很多的問題，要想提升檔案管理的質(zhì)量，就需要明確工作中存在的問題，進(jìn)而采取有效的措施，提升管理水平，讓檔案管理可以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，促進(jìn)檔案的利用，充分發(fā)揮出檔案的作用。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

檔案工作是一項(xiàng)很重要的工作，同時(shí)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在各個(gè)方面都具有重要意義，在全面建設(shè)小康社會(huì)中，檔案工作的重要性也不斷凸顯。可見，檔案就是真實(shí)的歷史記憶，是確保群眾合法權(quán)益的憑據(jù)，為相關(guān)者奠定了基礎(chǔ)。各級各類檔案部門需要對檔案進(jìn)行完整的收集、規(guī)范整理、科學(xué)安全保管、便捷高效利用。然而一直以來，因?yàn)榇嬖诤芏鄦栴}，使得檔案的相關(guān)工作效果也受到了限制，這就需要加強(qiáng)檔案管理工作。

二、現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理方式滯后

當(dāng)前，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作中沿用以往的管理方式，主要是紙質(zhì)檔案管理，把其放到特定工作場所中，要是需要用到這類檔案，再到有關(guān)場所查閱資料，但是要想查閱資料需要花費(fèi)很多的時(shí)間，這樣的工作方式顯然已經(jīng)無法滿足當(dāng)前發(fā)展的要求。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容也變得更加細(xì)化，檔案數(shù)量日益增加，以往的工作方式會(huì)嚴(yán)重影響到工作的效率和效果，給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率帶去消極影響，這就急需要進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

（二）對檔案管理缺乏全面、正確的認(rèn)識

現(xiàn)階段通常機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)注重一些實(shí)際的工作，但是對于檔案管理則不夠重視，缺乏全面正確的認(rèn)識，這就影響到檔案管理工作的實(shí)際開展和效果，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)忽略檔案管理工作，認(rèn)為這并不重要，所以，在安排人員時(shí)通常是以一線工作為中心，會(huì)把一些年齡較大或水平較低的員工安排負(fù)責(zé)管理檔案，這樣的員工缺乏工作積極性，自己的工作能力有限，不能夠在檔案管理工作中全面投入。且上級部門的考核中對于這項(xiàng)工作也不重視，這并不在考核的范圍內(nèi)，自然會(huì)使得管理工作的熱情受到影響。工作人員在填寫檔案時(shí)也存在不規(guī)范的問題，如字跡不工整、內(nèi)容簡單，這就會(huì)影響到檔案的價(jià)值，無法有效地給實(shí)際工作提供幫助。

（三）檔案管理的科學(xué)水平不高

當(dāng)前信息技術(shù)在高速發(fā)展，這就讓其在很多領(lǐng)域得到了有效的運(yùn)用，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中廣泛運(yùn)用了信息技術(shù)，這極大提升了管理的效率和效果。單位需要運(yùn)用信息技術(shù)本身的特點(diǎn)構(gòu)建一體化的電子檔案，其中包括辦公信息以及文檔，利用電腦對檔案進(jìn)行相關(guān)的操作，這對檔案的管理技術(shù)以及模式而言是一種挑戰(zhàn)，雖然電子檔案有明顯的優(yōu)勢，然而因?yàn)槭艿饺肭值挠绊懀瑫?huì)導(dǎo)致檔案丟失的情況。所以，當(dāng)前管理工作急需要解決檔案的穩(wěn)定以及安全問題。

三、推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的措施

（一）構(gòu)建完善的檔案管理體系，明確管理職責(zé)

在信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，首先，需要構(gòu)建完善的現(xiàn)代化檔案管理體系，明確負(fù)責(zé)檔案管理工作人員的職責(zé)。在具體工作中，要保證各項(xiàng)檔案管理工作都是嚴(yán)格地按照單位所建立的制度體系實(shí)施的，降低違法違規(guī)管理檔案現(xiàn)象發(fā)生的概率。其次，針對不同類型的檔案需做好分級、分類管理，這樣在后期的檔案調(diào)用過程中，也能夠快速的對應(yīng)查找到所需要的檔案。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常管理工作中，還應(yīng)當(dāng)將檔案管理劃分為一項(xiàng)重要的管理工作內(nèi)容，結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際情況，制定詳細(xì)的管理工作計(jì)劃，成為專業(yè)化的小組管理團(tuán)隊(duì)，依照檔案類型、重要程度等，有針對性地推進(jìn)各項(xiàng)檔案管理事宜，逐步推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）落實(shí)檔案管理方式的改革升級

在新形勢下，為了更好地解決檔案管理工作中存在的缺點(diǎn)和不足，我國政府部門經(jīng)常會(huì)對各地機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理數(shù)據(jù)及其他各項(xiàng)信息不定期地進(jìn)行治理和調(diào)查，在這樣的背景下，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，可能會(huì)增加管理人員的工作量和壓力。因此，做好檔案管理方式的改革升級就顯得極為重要了，在改革升級檔案管理方式，重點(diǎn)在于借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息共享平臺，借助該平臺實(shí)現(xiàn)對檔案分門別類的管理，這樣即便是上級政府部門要臨時(shí)檢查機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理情況和效果，也能夠快速地從電腦上調(diào)用這些檔案，減輕工作人員的壓力和工作量，提高管理效率。同時(shí)，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理還可以實(shí)現(xiàn)管理的多樣化，如其可以將文字、圖片、影像等集中到一起實(shí)施檔案管理，豐富了檔案的內(nèi)容，使得檔案信息內(nèi)容更加的豐富翔實(shí)。

（三）檔案管理隊(duì)伍構(gòu)建

多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員都是從其他崗位下來直接上崗的，并沒有接受專業(yè)檔案管理方面的專業(yè)知識的培訓(xùn)，難以避免影響到檔案管理工作質(zhì)量。因此，新時(shí)期檔案管理人才隊(duì)伍的構(gòu)建過程中，要求在崗人員掌握檔案專業(yè)知識，在崗人員自身服務(wù)精神以及檔案管理能力。要善于迎接新問題、新挑戰(zhàn)，摒棄傳統(tǒng)的管理思想，在實(shí)際管理過程中需要同社會(huì)發(fā)展看齊，管理理念與時(shí)俱進(jìn)，針對檔案業(yè)務(wù)管理需要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新完善，使之得到實(shí)質(zhì)性的突破。

結(jié)語

檔案管理是人事合理調(diào)動(dòng)的基礎(chǔ)所在，其是機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，要實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，必須要結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際情況，構(gòu)建現(xiàn)代化的管理模式，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，及時(shí)解決檔案管理中存在的問題和不足，提高檔案管理質(zhì)量和效率。