檔案管理工作網絡化初探

（河北省灤平縣人力資源和社會保障局，河北 灤平 068250）

檔案是國家的寶貴財富，是社會主義事業的重要組成部分，我國現存檔案，大多數是以手工檢索方式提供利用，是檔案人員在檢索過程中利用案卷目錄、文號目錄、全宗文件卡片目錄、分類卡片目錄等檢索工具找到對應的某一柜、某一盒。然后再通過卷內文件目錄找到某一件。一般情況下，大部分檔案放在庫里無人問津，有些珍貴檔案無法顯示它的更大價值，淪為一灘流不動的“死水”。收的多銷毀的少，導致大量的檔案堆積。有限的檔案庫房存放地因而爆滿，于是人們在思索：如何有效地保存、管理和使用這些寶貴的檔案信息資源檔案部門應以滿足廣大利用者的需求為自身的職責，出路之一就是檔案館采用現代信息管理技術，開發檔案信息的資源的潛力，實現檔案信息資源共亨，為經濟發展和社會進步提供高效能、高質量的服務。以計算機網絡為技術特性的檔案信息現代化管理建設已經到了迫在眉睫、刻不容緩的地步。

一、現代檔案信息系統的設計概要

檔案管理信息化中一個非常重要的課題就是檔案管理信息系統的設計。檔案管理信息系統的設計思路，不僅體現了我們應對信息化挑戰所采取的策略，而且也體現了實現信息化管理所需遵守的新的業務規則，更重要的是，它體現了我們對信息化時代的檔案及檔案管理概念與理念的把握是否準確，它也將決定在信息化時代檔案業務人員必須遵循的全新的工作流程和操作規范。因此，檔案管理信息系統設計的建構，是關乎檔案信息化管理事業成敗的關鍵性課題。在進行檔案信息化管理之初，要對檔案管理的信息化問題有深刻的理解，在此基礎上形成合理的檔案管理系統設計思路，才能夠保證我們在信息化進程中少走彎路，提高效率。檔案管理信息化就是要利用現代的信息技術變革檔案管理的模式，包括檔案本身的信息化、檔案管理方法的信息化、檔案管理工作模式的信息化、檔案工作目的的信息化。

二、檔案信息網絡的基本功能

檔案信息網絡而言，目前它可以通過數據專線或長邊電話線等介質，將各地檔案局（館）的眾多計算機連接在一起，組成龐大的多媒體信息互聯網絡，實現遠距離、準確的文字、圖片、圖像等多種檔案信息的快速公詢、傳輸、上傳、下載和復制。現代檔案管理信息系統有數據的收集和錄入、信息存儲、信息傳輸、信息加工、信息輸出五大功能。檔案信息網絡的建立，可以使各級檔案館認真履行自己職責，積極開展檔案信息資源的提供和利用，充分發揮檔案的自身價值，使各類檔案來源暢通，保證館藏不斷豐富。目前以將各省級檔案信息資源通過計算機互聯網絡聯系在一起，初步實現省內資源共享。

（一）檔案信息管理流程

原始檔案-掃描儀-計算機存儲器一檔案管理軟件-海量存儲光盤庫-檔案信息網絡共享。通過掃描儀將原始檔案照片等以圖像方式掃描輸入計算機。掃描到計算機中的檔案圖像，可以在屏幕上顯示出來，也可以打印出來，這就是檔案信息管理電子化的第一步。然后再由軟件進行圖文檔案管理工作。檔案管理軟件負責電子化檔案的掃描、壓縮、存儲分類查詢、打印備份和安全性管理等工作。其中對電子化檔案壓縮和查詢是整個檔案管理軟件的關健技術。由于原始檔案的信息量很大，計算機磁盤存儲困難，因此在存儲過程中，可以采用光盤技術。大量檔案的存儲管理離不開備份份存儲技術。

（二）現代檔案信息網絡的結構與組成

1.網絡概況與拓撲結構

檔案信息網絡的覆蓋范圍可以遍及各省，達數千個。經測算，網絡的信息容量約為數萬億字節。

2.檔案信息網絡的基本構成

檔案信息網絡、用戶工作站（終端饑）、數據通信網等構成。

網絡主機/服務器主要用于管理網絡系統中共亨信息資源，它設有檔案局域信息網絡中心。網絡服務器可分為文件服務器、打開服務器、備用服務器等。網絡的主要功能是通過服務器來實現的，網絡操作系統等軟件區也要駐留在服務器上。主機/服務器一般選用大型計算機或高檔計算機。若網絡規模較大，可選中小型或大型計算機；若網絡規模較小，服務器可由網絡中高性能的微型機或工作站充當。用戶工作站也稱為網絡終端或客尸機，用戶通過它來訪問網絡的共享資源；各地區檔案局（館）的計算機稱為用戶工作站。在網絡中，用戶工作站本身應具有一定的處理能力，可以采用普通微型饑，也可以選擇專用網絡終端。網絡適配器（網卡）是網絡中的通信控制或通信處理機，通過它將用戶工作站或服務器連接到網絡上，實現網絡資源共享和相互通信。檔案局網絡中心應使用同軸電纜，附屬設備一般包括BNC 插頭、終端匹配器、中繼器和調制解調器等。網絡上的電纜是分段設備的，對細纜而言，每段的長度一般不小于1.5 米，BNC插頭安裝在細同軸電纜線的兩端。T 型插頭的中間―端用于連接用戶工作站或網絡服務器上的網絡適配器，另兩端分別連接到兩根細同軸電纜線的BNC 插頭上。終端匹配安裝在傳輸介質的最外兩個端點上，以證實和端點的阻抗匹配。通訊中繼設備一般應配備路由器、調制解調器等。

網絡軟件包括網絡操作系統（NOS）、網絡協議軟件、通信軟件、網絡應用炊件和大型信息數據庫等。網絡軟件功能的強弱直接影響到網絡的性能網絡操作系統用來管理信息查詢權限分配、信息保密及輸出設備使用等。網絡操作系統是在網絡環境中進行資源管理的程序，主要包括文件服務程序、打印服務程序和網絡接口程序等。文件服務程序管理共享文件系統，打印服務器實現共享打印機的管理，網絡接口程序管理工作站對不同資源的訪問。網絡協議軟件用于實現網絡協議功能。網絡的通信軟件用于管理各個工作站之間的信息傳輸，并負責各種文檔代碼格式的轉換等。