提高學校辦公室管理工作效率的對策

（廣西河池市鳳山縣民族中學，廣西 河池 547600）

引言：辦公室作為綜合管理部門，承擔著上傳下達、協調溝通的重要角色，當前學校辦公室管理仍然存在一些問題，通過對這些問題的有效分析，有效提高學校辦公室管理工作效能，從而更好的為學校發展保駕護航。

一、當前學校辦公室管理工作存在的問題

當前我縣相當一部分中小學校辦公室專職工作人員嚴重匱乏，非專業人員居多，有些甚至是兼職的，這就使得辦公室工作人員的整體素質有待提高，另外，小部分學校辦公室工作人員存在工作態度散漫現象，服務意識有待加強。當前學校辦公室并沒有十分完善的管理機制，辦公室工作人員對于工作內容并沒有明確的界定，同時獎懲制度不完善使得辦公室工作人員在工作過程會存在一定的惰性心理，在面對緊急事件時無法給出相應的應對措施，使得辦公室管理效率低下。學校辦公室是為學校領導、教師、學生提供服務的職能部門，但每個辦公室提供的服務是不同的，因此明確辦公室職責和目標是提高辦公室管理工作效能的重要措施，但當前大多數學校辦公室的職責和目標并不明晰，隨著學校學生數量和辦公室工作人員的不斷增多，辦公室工作涉及的范圍也越來越大，在提供服務的過程中互相推諉的情況時有發生，在一定程度上增加了辦公室管理工作的復雜性，不利于辦公室管理工作效能的提升。

二、提高學校辦公室管理工作效能的建議

（一）完善辦公室管理機制。

學校管理部門要加強制度建設，完善辦公室日常管理制度，定期對辦公室人員進行考核和評估，明確各個崗位的工作內容和責任，使得各部門人員能夠各司其職，在共同目標的推動下分工明確，互相配合，為辦公室管理考核評價提供依據，從而提高工作效率，加強規范化、科學化管理。隨著信息技術和計算機技術的不斷推進，以及人們環保意識的不斷提高，無紙化辦公已經成為辦公室管理工作的發展目標之一，OA 辦公是辦公自動化的重要方式，學校應該加強辦公室的軟硬件設施建設，加強信息化管理，從而減少中間流程，有效提高辦公室工作效率和服務質量。

（二）加強監督管理

要定期或不定期檢査辦公室部門和人員工作情況，如檔案文件、涉密文件是否嚴格按照規定進行存放、傳遞、銷毀等，檢査相關辦公設備、通知傳達是否符合要求等，同時學校要完善監管機制，并制定配套的獎懲機制，將工作責任具體到每一個人，明確辦公室工作人員的管理權限，并將工作完成情況納入到績效考核中，進一步提高辦公室工作人員的工作主動性。

（三）加強人員培訓，強化隊伍建設

學校要加強對辦公室工作人員的技能培訓，培養工作人員的技術知識和基本操作能力如通過講座、案例分析等多種方式幫助員工了解不法分子的竊密手段和竊密渠道，給辦公室工作人員進行辦公設備、系統軟件操作培訓等，拓寬工作人員的知識體系，提高辦公室工作人員的計算機應用水平，使得辦公室工作人員能夠更好地滿足新形勢下的管理工作需要，辦公室人員要在不斷的實踐中真正的掌握辦公室管理技能，提高自身業務素質。服務也是辦公室的重要職責，與辦公室管理相輔相成、相互促進，辦公室工作人員要樹立正確的服務意識，提高服務質量，首先，辦公室工作人員要學會換位思考學會站在服務對象的角度上思考問題，用最短的時間快速高效地解決問題，其次，辦公室工作人員要提高對小事的重視程度，辦公室的工作很多都是基礎的事務性工作，但一些看似不起眼的小事卻有可能會引起一些不良的連鎖反應，因此辦公室工作人員要樹立高度負責的責任意識，認真做好每一件事，依靠良好的服務促進管理工作效能的提升。

（四）提高信息的及時性和敏銳性

信息是領導進行管理和決策的重要基礎，辦公室工作人員要加強對信息的搜集，并對信息進行匯總歸納，及時提供給領導進行部署決策，同時要增強信息的敏銳性和針對性，抓住師生需求的“痛點”，幫助領導了解師生的真正需求和客觀困難，進而帶動全校工作的順利開展。建立AB 角崗位制，増強補位意識AB 角是組織管理制度中常見的一種組織模式，指某項業務有至少2 位人員能夠獨立完成，在平常工作中，每個人主要承擔幾項核心業務，同時保持對另一個工作人員的業務有所熟悉，形成A 不僅能夠完成自己的本質工作，也能了解B 目前正在做的工作，同樣B 也是一樣的狀態。當A 臨時有事而不能正常完成工作時，則B 可以立即挑起A 的擔子，確保學校的各項工作始終有人能夠執行。

（五）強化8S 管理，提升工作質效

所謂8S 是指整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全、節約、學習等八個方面，應用8S 管理方法的目的是優化辦公布局、凈化環境、節約成本、消除隱患、提升效率等，使工作人員更快進入工作狀態，提升辦事效率。辦公室內往往書山文海，布局混亂，辦公桌椅擺放混亂，文件資料往往做不到第一時間歸類放置，甚至辦公室都不會定期打掃，這些嚴重影響了工作效率，也會影響工作人員的心情和心態，工作人員不能靜下心來認真工作。因此，辦公室要制定目標責任制度，各司其責。各人按各項規章制度，做到定期整理文件資料，及時把確定無用的資料處理掉，定期更換辦公布局，打掃衛生、凈化環境，辦公人員分工合作，形成行之有效的部門管理制度，并做到嚴格按照制度執行。

結論：總而言之，辦公室管理是學校管理體系的重要組成部分，高校辦公室要緊跟時代潮流，加強信息化管理，加強信息安全管理，加強制度建設，提高辦公室管理水平，從而促使辦公室能夠更好地服務于學校發展。