淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

張麗紅

（龍江縣網(wǎng)絡輿情中心，黑龍江 齊齊哈爾 161100）

一、信息化文書檔案管理的主要優(yōu)點

（一）提高管理工作效率

基于計算機的檔案管理系統(tǒng)，首先把文書檔案分門類別，優(yōu)化傳統(tǒng)的文件管理，收集歸檔文件，分類后重新歸檔。應用計算機技術進行存檔，使文書檔案管理更加直觀和方便。另一方面，文件的歸檔、存儲、分類、匯總和查找變得更加方便。

（二）信息共享檢索方法是有效的

隨著互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，數(shù)字化的應用變得普遍，計算機能夠儲存大量的資料和檔案，根據(jù)需要可以隨時找到相關信息，大幅度提高了查找速度。傳統(tǒng)的管理方式很難做到這一點，即使人工管理可以實現(xiàn)文書檔案的全部儲存，但是不能實現(xiàn)大量的信息傳遞，查找信息會浪費很多時間，在一定程度上產(chǎn)生資源的浪費。文書檔案管理通過采用計算機技術，進行目錄管理，再根據(jù)內(nèi)部和外部特征進行分類。隨著計算機技術的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，檔案存儲設備的多樣化，可以實現(xiàn)與其他信息系統(tǒng)的結(jié)合，進而提高管理工作的水平。

（三）電子文件更加穩(wěn)定

和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子文件的儲存能夠節(jié)省大量的空間，并且，不易丟失和損壞。例如在高溫高濕度的條件下，傳統(tǒng)檔案容易被損壞，產(chǎn)生無法彌補的后果。但是，隨著電子技術的不斷進步，可以根據(jù)需要使用合適的電子設備載體進行儲存，電子設備載體擁有讀取方便，穩(wěn)定性高的特點，幾乎不受外部環(huán)境影響，不易損壞。

二、信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新中所面臨的問題

（一）文書檔案管理不被重視

目前，大多數(shù)單位的文書檔案都分散在各個部門，并沒有單獨管理文書檔案的部門，雖然有些單位成立綜合辦公室進行管理檔案，但是文書檔案管理工作并沒有得到應有的重視。從技術層面上來說，某些部門的文件管理，并沒有專業(yè)的檔案管理知識，經(jīng)常出現(xiàn)工作誤差，或者因為工作比較忙，不能經(jīng)常對文書檔案整理存檔。并且存在很多因為在工作時態(tài)度不積極，文檔不能經(jīng)常更新，這就經(jīng)常造成因為信息滯后，對組織機構的常規(guī)運轉(zhuǎn)造成影響，導致工作復雜，降低管理工作效率。

（二）檔案信息化的服務觀點和方式落后

如今隨著社會經(jīng)濟化的快速發(fā)展，檔案信息化的服務觀點和方式越來越跟不上時代的發(fā)展，所以要想在信息時代下對檔案管理工作進行創(chuàng)新，就必須要改變檔案信息化的服務觀點和落后的方式，跟上時代的步伐。雖然最近幾年，檔案管理工作的服務范圍和服務對象不斷的延伸擴大到各個地區(qū)，但是檔案管理在管理工作時凡是涉及到一些比較隱秘的和安全性的內(nèi)容時，就會在經(jīng)濟效益和社會效益上存在較大的阻礙。

三、文書檔案管理創(chuàng)新措施

（一）樹立信息化管理理念

在文書檔案信息化管理過程中，要將現(xiàn)代化管理理念滲透其中，促進文書檔案信息化管理工作的順利進行。基于此，要樹立文書檔案管理創(chuàng)新意識，創(chuàng)造良好的文書檔案信息化管理氛圍。同時，結(jié)合文書檔案管理需求，要加大落實到位，將相關設施和資源的投放落實到位，將文書檔案管理流程進行規(guī)范化，并進一步簡化數(shù)據(jù)采集和分配等流程，通過軟件設施，將文書檔案管理推向信息化的道路。

（二）搭建科學的文書檔案管理信息平臺

文書檔案管理工作在信息化技術的應用進程中，在發(fā)揮檔案管理信息化的作用中，需要具備科學根據(jù)性的文檔管理信息平臺作為管理的基本保障。過去的文書檔案管理主要是依賴紙質(zhì)文檔以及人力的管理模式，這種管理模式已經(jīng)不能滿足目前發(fā)展的需要，通過采用現(xiàn)代化的信息數(shù)據(jù)庫的編輯、記錄、存儲等多功能管理方法，不僅能夠促進文書檔案管理軟件的有效開發(fā)及對高新電子設備的利用，同時也降低了文書檔案的管理工作量，合理地應用科學的、先進的管理技術對檔案進行管理，在一定程度上也促進檔案管理的創(chuàng)新改革以及建立重要的發(fā)展舉措。

（三）制定完善的檔案管理制度

在文書檔案管理工作中，要加強制度建設，給予檔案管理工作強有力的制度性保障，不斷提高文書檔案管理水平。基于當?shù)貙嶋H情況，要制定出配套可行的文書檔案管理制度，并不斷進行調(diào)整和完善。此外，還要加強責任分配和管理機制的構建，進一步完善質(zhì)量監(jiān)督體系，將檔案信息管理制度進行標準化、規(guī)范化，進而促進文書檔案管理工作的順利開展。

（四）構建高素質(zhì)文書檔案管理隊伍

對于文書檔案的信息化管理工作，屬于全新的管理方法之一，相關管理人員必須要掌握信息操作技術，與信息化管理標準相符合。其中，相關管理人員要學習相應的信息技術和知識，加強信息化管理，為創(chuàng)建高素質(zhì)文書檔案管理隊伍奠定堅實基礎。同時，檔案管理人員還要樹立先進的思想觀念，不斷創(chuàng)新，加強信息管理軟件和相關設備的應用，將信息化操作管理鞏固到位。其中，在提高文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)時，要基于信息化背景，定期開展文書檔案管理培訓工作，借助專業(yè)培訓，比如專家講座、課程再培訓以及進修學習等，不斷提高文書檔案管理人員的專業(yè)水平。同時，還要通過交流或激勵等方式，將相關管理人員的職責意識提升上來，積極轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，更好地落實信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作。

結(jié)束語

基于信息化視角，加強文書檔案管理的創(chuàng)新勢在必行，可以不斷提高文書檔案管理工作效率，實現(xiàn)文書檔案管理資源的高效利用和配置。因此，在文書檔案管理創(chuàng)新過程中，要樹立信息化管理理念，采用先進的方式方法，加強文書檔案管理信息平臺建設，并不斷提高相關人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，打造出一批高精尖的文書檔案管理隊伍，促進文書檔案管理工作的順利進行。