索引技術在事業單位檔案管理中的應用

孫銘珠

(薩爾圖區機構編制數據管理中心，黑龍江 大慶 163111)

人事檔案管理工作的開展需建立準確、完整且及時更新的員工檔案數據庫，然而此工作任務量大，且數據的收集、整理以及檢索等多項工作難度較高。實現數據的快捷與精準檢索是當前檔案管理的核心，能否快速從大規模數據檔案中完成指定個性信息的快速查詢是檔案管理信息化系統運行是否高效的重要體現。為此，加強對索引技術的探討十分必要。

一、當前主流的索引結構優劣分析

（一）B*樹索引結構

此結構是應用較早的索引結構之一，葉子節點位于此索引結構的最底層，其上的節點可精準而快速地進行導航與定位。如查找某個員工的基本信息，首先可由樹根節點開始查找進而判斷其在左分支內，對此模塊進行檢查后索定檢查子塊的范圍，就可在短時間內找到包含標有對應標識的該員工信息的葉子塊。與普通的二叉樹結構相比，此種索引結構的葉子節點屬于雙向鏈表結構，在位置確定的條件下對同一區間內容進行查找時，可實現有序掃描，無需查找索引結構，即可直接掃描葉子節點的前后位置，信息內容的查找極為快捷與便利。總體而言，在查找條件變化的情況下，信息查找所耗費的時間幾乎是相同的，然而在新數據錄入時，需通過其他運算來進行索引結構的平衡，進而才可達到查詢時間有效優化的目的。

（二）組合索引結構

如某一字段索引值無法完成查詢需求，可同時輸入多個不同字段值，不必再對查詢語句進行擴展而進行多次掃描、不必花費較多時間便可得到查詢結果。將多個字段組合后形成新的索引并進行跳躍掃描，同一索引中包含多個字段信息的索引技術就是組合索引，此技術的應用可極大的提高查詢效率。然而應用組合索引需要設置較長的索引鍵，在未經壓縮的情況下，會增大B*樹結構，使之樹冠層數增加，雖然可利用哈希結構縮小組合索引結構，但運用哈希結構無法完成前緣匹配查詢，也不支持范圍查詢。此外，組合索引中含有的信息屬性較多，一個索引屬性更新時必須要對整個組合索引結構進行更新。

二、人事檔案管理中索引技術的具體應用分析

（一）工號索引技術的應用

工號索引是以職工編號為主要索引信息的索引方法，是通過遞增順序對工號進行檢索。此種索引模式可對職工的基本信息進行指定，進而以此為依據而對職工檔案進行更新與維護，同時將之用于區間掃描。如某個職工的技術職務晉升時需要對其人事檔案信息進行更新，因此，可利用工號索引定位其基本信息，進而完成信息的更新處理，這可防止同姓名員工信息更新錯誤問題的出現。如在不確定工號的情況下，則只能通過入職時間、年齡等其他信息的輔助進行員工定位進而完成信息更新。

（二）人名索引技術的應用

該技術是以檔案信息中人的姓名為索引條件的索引方法，一般情況下是在姓氏的升序排列下進行檢索。根據錄入范圍的不同可分為兩種索引方式，一是綜合性人名索引，該方法是指將檔案中所有人員姓名都編制成索引；二是專題性人名索引，根據人員的任免及職稱等利用角度而進行專題人名索引的編制。人事檔案管理當中，專題性人名索引的應用最為廣泛，此索引編制時工作量不大，且可滿足大部分檔案查找需求。綜合性人名索引的弊端是編制索引時需耗費較長時間，在普通檔案管理中適用率并不高。在計算機技術及快速檢索技術的支持下，逐步建立了綜合性人名索引數據庫，在該數據庫的日益完善下，此種索引方式的查詢效率與以往相比將會有所提升，然而由于存在人名重復問題，因此，還需添加人名之外的條件進行信息屬性定位，否則將無法保障檢索內容的準確性。

（三）職稱索引技術的應用

此索引方法以職稱作為索引信息，根據職稱的級別不同而編制成不同的索引。此方法主要用于本單位職工層次結構的分析，進而可為員工招聘、崗位設置等工作的開展提供信息支持。

（四）機構索引技術的應用

機構索引是將職工所在部門作為檢索條目，采用字順排列方式而進行索引的編制。可將同一部門的工作人員歸類于同一類區當中，可對部門中所有人員的檔案信息進行排序檢查，可通過查找、整理及分析而了解該部門的人員結構及層次分布情況，可為人才的預測及引進提供支持。

三、索引結構的優化分析

如對某部門員工信息進行檢索時，可采用工號索引及部門索引方式進行員工信息查找，然而部門索引情況下，部門員工較多，因此會出現大量的編號重復現象，查詢效率相對較低。此時可在數據庫自帶的dynexpln 工具的支持下獲取與之相似語句所產生的檢索耗費，如將工號命名規則中的工號編制規則設置為入職年、部分編碼及內部編碼三種結合的方式，并將B*樹索引建立于工號索引之上，就可實現區間掃描，進而可利用工號區間更加靈活地將該部門所有人員信息查詢出來。這就表明，在索引既定的情況下，可采用多種方式進行多種索引方法的聯合應用，可更加高效與準確的完成人員信息查詢。

四、結語

索引技術是人事檔案管理中不可或缺的重要檢索方法，筆者基于自身工作經驗，對B*樹索引及組合索引這兩種主流索引結構的優劣之處進行了分析，進而對人事檔案管理中較為常用的索引技術的具體應用進行了探討，而后重點提出了索引結構的優化應用方法。由于人事檔案信息化系統性高且工作任務繁重，除了需應用信息技術及安全防護技術以外，還涉及制度規范等多個層面，因而在索引技術應用過程中還需進行深入的研究與實踐，進而確保索引技術可在事業單位的檔案管理中發揮出更高的應用價值。