對加強事業單位人事檔案管理工作的思考

魏紀龍

（山東省煙臺市蓬萊區自然資源和規劃局，山東 煙臺 265600）

隨著我國人事制度改革的不斷深入，我國事業單位中人員的流動性也越來越頻繁，科學合理地開展人事檔案管理工作就顯得極為重要，我國的事業單位在進行檔案管理時存在一系列的問題，而為了促進社會的進步和穩定發展，如何強化事業單位中人事檔案的管理工作，并深化人力資源改革，是現代社會一中需要關注并探討的一個重要話題。

一、人事檔案管理模式改革過程中存在的問題

（一）體制缺乏完善度，人員在分配時不合理性明顯

我國的事業單位在進行人事檔案的管理時，其體制依舊處于不完善狀態，我國的事業單位不斷進行改革的過程中，人事檔案管理的體制上很大程度都無法滿足檔案管理的需求。就目前來說，事業單位在進行人事管理時，都主要由直屬單位或上級主管負責，但當前我國的事業單位呈現崗位應聘制度的轉變，人員流動存在頻繁的特征，管理人員的管理制度已經無法滿足現代化人力資源改革的需求。檔案管理人員的總體流動性較大，很容易出現人手不足的情況，但管理工作也極為繁瑣和頻繁，一旦在管理過程中出現人員銜接疏漏的情況，就會導致管理不協調事件的發生。

（二）管理體系處于落后的狀態

很多事業單位在進行檔案管理時，所配置的檔案管理人員都沒有專門的管理知識和管理經驗，缺乏對檔案管理的專業性，甚至還有可能導致非管理人才來進行管理的亂象，而這類管理人員對于檔案管理工作缺乏熟悉度，并且缺乏相應的管理流程，在進行檔案管理工作時存在手忙腳亂的情況，這會對我國的檔案分類以及檔案調用產生一定的影響。很多工作人員在思想上也沒有意識到檔案管理工作的重要性，在開展各項工作時總體態度不認真，工作狀態也較為慵懶，對于應該及時歸檔的檔案置之不理就會導致檔案的資料出現不全甚至缺失，這都是目前我國檔案管理工作中需要重視的一項問題。

（三）制度的約束力較為缺乏，存在死檔的情況。

管理人員在進行檔案管理時沒有按照相應的規范和標準進行處理，我國的事業單位也沒有設置相應的制度對管理人員進行有效的監督和考核，這就導致管理人員的工作意識缺失，有很大一部分事業單位的人員在流動過程中出現了檔案丟失的情況，甚至將已經辭職的流動人員檔案留在原屬單位，這就導致檔案失效的情況，雖然我國的政府以及相關部門都出具了對應的管理方針，但執行力度和約束力度上還存在一定的不足，這對我國的檔案管理工作也造成了極大的難度，對于我國事業單位的人事檔案管理規范性產生了一定的影響。

二、強化檔案管理模式改革時，相關制度更為規范

（一）強化檔案管理工作的教育以及認知

在進行管理時，相關工作人員的人事檔案管理工作應當由管理人員自身進行，所以需要提高管理人員的工作重視度，使相關管理工作人員養成良好的職業道德，為管理人員培養高度的責任感，使其在工作時保持嚴謹的工作態度，尤其需要借鑒和吸收優秀的人事檔案管理研究成果，使檔案管理工作能夠成為檔案管理工作人員的使命和責任，強化其工作意識。

（二）建立完善的管理制度

在進行相關制度和條例的建設時，工作人員可以借鑒國內外的先進管理經驗，對已經歸檔的工作人員進行電子文件的管理時，應當嚴格按照相關規章制度和措施進行，保證信息的完整性和原始性。而如果某一類電子文件檔案需要進行長期保存，則需要將其與相同內容的紙質文件一同歸檔，而對于具有保密要求的電子文件，則應當應用安全的保密措施，并且對涉及隱秘的電子文件進行全面的密碼管理，嚴禁在外網上開放，并且定期對網絡環境和計算機系統進行檢測，避免出現黑客攻擊或病毒入侵的情況。在進行體制建設時，可以從信息收集、檔案保管以及借閱等多個步驟進行流程完善，使各項管理工作都能夠參考對應的管理制度進行，避免由于員工工作疏漏出現的不規范現象。

（三）注重事業單位檔案的管理人才培養以及設備升級

大數據背景下管理人才的培養工作十分重要，事業單位內部的人事檔案管理人員需要不斷更新自身的認知體系和管理理念，接受現代化的大數據信息培訓活動。事業單位內部需要注重網絡技術人才的專業化培養，在檔案管理模式傳統與現代轉變過程中，我國的事業單位的網絡技術型人才還較為缺乏，所以需要積極引進網絡專業和計算機專業的人才，并注重檔案管理人員的技能與知識培養。現代化的人事檔案管理工作要求管理人員需要具備專業的人事檔案管理知識，還需要具備二次處理技術、信息挖掘技術以及網絡專業知識。除此之外，還需要加強工作人員之間的人事檔案管理經驗交流，立足于事業單位的實際工作狀況，而事業單位人事檔案管理部門也需要配合其他部門開展有效合作，討論在檔案管理中存在的重點和難點，這樣能夠提升檔案管理的穩定性。

三、總結

在進行現代化的事業單位檔案管理時，相關工作人員首先需要做好自身的能力培養，并且需要不斷提高單位內部的人事檔案管理水平，建立科學且安全的數據資料庫，這樣才能實現檔案管理的工作價值，便于相關用戶在進行資料調取時，能夠獲取準確且真實的資料，這樣才能保證事業單位人事檔案管理工作順利進行，促進我國行業的快速發展。