探討學校檔案管理工作中電子檔案的應用

向江玲

（新疆林業學校，新疆 烏魯木齊 830026）

伴隨當前科學技術的不斷提升，信息化技術也快速的發展起來，并在社會很多領域當中得到普遍應用。而在學校檔案管理工作當中，應用現代化信息技術，使學校檔案管理效率與質量得到了大幅提升。為了使電子檔案更好地應用于學校檔案管理工作當中，展開學校檔案管理工作當中，電子檔案的應用研究具有非常重要的現實意義。

一、在學校檔案管理工作中應用電子檔案的必要性

（一）時代發展的要求

進入新時代以來，我國的經濟社會發展呈現出良好的發展勢頭，科學技術日新月異，特別是信息技術近年來獲得了突飛猛進的發展，并廣泛的應用于社會諸多領域當中。將現代信息技術應用于教育行業當中，不僅能夠利用現代信息技術開展多媒體教學，提升辦公自動化水平，同時，在學校檔案管理中的應用也發揮了巨大的作用，通過信息技術引入學校檔案管理工作，極大地推動了學校電子化檔案管理，在保證學校檔案管理工作效率的同時，確保了檔案管理的質量，還有效降低了檔案管理過程當中，工作人員的勞動力投入，對實現學校檔案管理，高效化發展起到了重要的促進作用。特別是在當前社會發展飛速發展背景下，如何提高工作效率成為當前的重要工作目標，而通過電子檔的應用，可以更加高效化的開展工作，所以在新的發展時期，加強應用電子檔案是當前重要的發展要求。

（二）學校實現長遠發展的需求

在學校當中，發展決策對學校今后發展具有重要的參考作用，而決策的正確與否，對學校的未來發展有著至關重要的影響，倘若學校在面臨發展機遇與挑戰時，有著強大的數據支撐，這更利于學校做出正確決策，制定出更加符合學校實際的發展政策，這對學校的未來持續健康發展是非常有益的。而學校發展需要的大量信息主要通過檔案信息來提供，加強檔案信息化管理，能夠更加充分的整合信息數據，為學校未來發展提供有效的參考與指引，促進學校健康發展。

（三）提高檔案管理效率的要求

學校是開展教學和科研管理工作的重要場所，而這些工作的開展會形成很多文字資料，還有學生的學籍檔案教學檔案的資料信息等，這些重要的信息資料，直接影響學校的今后發展與進步，所以保存價值與使用價值非常的高。然而，對于傳統的文書檔案管理工作而言，存在一定的封閉性，很多時候難以從中挖掘檔案信息資料進行參考，然而利用電子檔信息，可以更加及時的進行歸檔與查閱，有效提取相關信息數據，將檔案信息的作用充分發揮出來，這對學校的長遠發展是非常有益的。

二、提高學校電子檔案管理水平的建議

（一）樹立起正確的電子檔案管理理念

現如今，對于很多學校而言，為了有效增強電子檔案管理水平，管理層必須要對電子檔案管理有一個更加充分的認識，了解電子檔案管理的重要性以及便捷性，對電子檔案管理給予充分的重視，同時對電子檔案管理加強宣傳，利用會議講座等有效形式，擴大電子檔案管理的宣傳工作，讓學校教職員工對電子檔案管理有一個更加充分的認識，在實際工作當中，將電子檔案管理的側重點充分抓好，研究分析與學校管理實際相符合的電子檔案管理模式，學校還應當加強管理與監督，通過激勵措施，將工作人員的積極性充分調動出來，進一步提高檔案管理質量。

（二）完善電子檔案管理工作制度

為了保證電子檔案管理工作水平的整體提升，應當在充分考慮實際工作基礎上，構建完善的電子檔案管理工作機制，同時，學校應當嚴格遵循國家有關部門頒布的電子檔案管理相關文件要求，與當地實際充分結合，構建完善的電子檔案管理規章制度。同時，學校還應當明確權責，對工作人員管理權限合理劃分，將電子檔案管理過程中，工作人員責任進行明確劃分，如果管理電子檔案過程當中有問題出現時，可以及時的對責任人進行問責，通過這種方式，能夠有效提高電子檔案管理水平，避免電子檔案信息的篡改或丟失。此外，在建立健全完善的電子檔案管理制度前提下，同時，還應當明確定位電子檔案管理類型，科學合理地進行歸類，準確歸檔各類信息資料，保證電子檔案的工作效率與工作質量。

（三）加大對于電子檔案管理監督的力度

為了提高電子檔案管理工作的質量，對于電子檔案管理工作進行監督也是十分必要的。為此，學校首先就要采取不定期檢查的方式，檢查工作人員的工作情況，主要監督工作人員信息錄入方面的及時性，同時檢查工作人員對于電子檔案的分類和規章的情況，并將這些內容同工作人員的績效考核直接掛鉤，提高工作人員在主觀上的工作積極性，同時保障學校電子檔案管理的準確性與真實性，充分發揮電子檔案的作用。除此之外，學校還要針對電子檔案管理工作制定相關的獎懲措施，對于能夠及時準確完成工作的工作人員，學校要給予肯定并給予一定的物質獎勵，樹立起榜樣，激發工作人員的積極性，同時對于工作拖拉，工作質量不高的工作人員，學校要進行嚴格的懲罰，杜絕工作態度不端正的情況，提高電子檔案管理工作的質量。

三、結語

總之，在學校當中，檔案管理工作是一項重要的工作內容，檔案管理水平高低對學校的未來發展有著至關重要的影響，所以，學校必須要充分重視檔案管理工作，將各種先進的技術手段應用于檔案管理工作當中，提高電子檔案管理水平，保證檔案管理質量，為學校長遠發展奠定堅實的基礎。