關于企業檔案進館工作的思考

曹磊

（冶金檔案館，河北 三河 065201）

引言

在企業的檔案工作中，收集作為企業檔案工作的第一步，扮演著至關重要的角色。做好收集工作，是企業檔案有序開展的有力保證。在當代企業的檔案收集工作中，從多維度進行轉變，才能跟上企業發展的步伐。根據當今企業高速、高效、移動辦公等特點，企業檔案的收集工作應從途徑維度、角色維度、時間維度等三方面進行多維度的轉變。

一、當前企業檔案管理工作存在的問題

企業管理人員沒有充分認識到檔案管理的作用。現階段，企業經營管理目標是實現企業經濟利益的最大化。但檔案管理工作是一項長期性的建設工作，給企業帶來的影響往往是潛移默化的。基于此，企業管理者難以認識到檔案管理工作對企業發展的重要作用，進而導致重視程度不高，企業檔案管理工作往往形同虛設，形式主義問題嚴重，影響了企業經營管理水平的提升。與此同時，企業管理人員重視程度不高直接導致檔案管理工作的基礎設施不健全。盡管大多數企業早已將信息化技術應用到檔案管理工作中，但由于資金投入不足，導致企業檔案管理工作仍以電腦、U 盤或紙質文件等形式安放在檔案室，甚至有的企業沒有專門的檔案管理部門，也沒有檔案室。還有部分企業雖然有檔案室，但專業的檔案管理有所不足，導致檔案直接堆放在一起，沒有分類整理擺放，從而加大了檔案管理工作的難度。

二、檔案進館工作的做法

（一）注重數字化檔案信息數據庫建設力度

在開展企業檔案數字化建設的進程之中，最為核心的部分是檔案數據庫建設，其直接關系到數字檔案管理的有序實施。所以，需要增強檔案信息資源數據庫建設力度，具體來說，還需要考慮到：第一，檢索型的檔案信息數據庫，主要是對于開放性的檔案，提供相應的目錄、范圍以及檢索。第二，文件型檔案信息數據庫，主要通過檔案文件的順利載入，提供網絡方面的檔案信息服務，并且最為關鍵的在于廣泛的檔案信息數據庫類型的有效使用。另外，對于電子文檔系統建設力度的加大。一直以來，電子文檔管理系統都是基于數字化的模式存在。對于各種電子文檔，其本身都會擁有錄入、修改、歸檔、查詢等配套的功能，這一系統，其本身擁有相應的數碼攝像與掃描功能，并且還能夠將原本的紙質信息內容實現數字化方面的轉化，然后針對轉化之后的電子文件，可以開展相應的科學化管理，其包含了簽發、起草、歸檔、審核等諸多事項，最終才能夠實現對存儲情況和使用情況的監控。

（二）加大專業化培訓力度，培育高素質的人才隊伍

新形勢下，做好企業的檔案管理工作，應加大專業化培訓力度，培育高素質的人才隊伍。首先，隨著社會主義市場經濟體制改革的深入發展，市場競爭越來越激烈，這對企業檔案管理員工也提出了更高的要求。因此，在企業檔案管理工作過程中，應將企業發展的戰略目標與人才培養計劃緊密結合，充分發揮出企業人力資源部門在人才培養方面的作用，對員工的性格特點和具體能力加以分析，制定針對性和個性化的檔案管理人才培訓方案。同時，還應讓員工明確好個人的發展目標，做好職業發展規劃，最大限度地調動起員工學習的積極性和主動性，從而培養一支創新能力較強、結構合理的高素質檔案管理人才隊伍。

（三）注重進館檔案整理的細節

當前，企業提倡精益管理、精細化開展工作，檔案進館工作中也可以探索采用精細化管理的方式。企業在保證檔案進館工作總體取得良好效果的同時，還要重視細節方面：對檔號、目錄要進一步規范處理，數字化工作要規范且符合要求，文件材料要齊全完整，各方工作要妥善銜接，使進館工作無論在總體方向上還是在細節方面都更為完善，確保進館檔案的質量，實現精細化開展工作的目的，便于后續查找利用和檔案資源的深度挖掘。

（四）完善檔案數字化的保密性建設

針對企業而言，需要格外關注檔案信息的重要性，基于這一點的探討，在數字化建設的實施過程中，應該完善相關人員的檔案保護意識，能夠履行自身職責，落實保密規定。確保檔案本身的完整性，盡可能避免損壞、泄露、丟失等情況出現。企業的檔案信息數字化處理，方便其后續的存儲，并且具有較高的調用靈活度，但是這一系列的操作之后，就可能會引發信息盜取的問題，其關鍵點在于在毫無察覺的情況下，就可能引發檔案信息被盜的問題。所以，在保密性的建設中，需要相應配套設施的支持，能夠實現檔案數字化的同步建設實施。同時，在數字化檔案管理中，檔案管理人員還需要時刻保持高度警惕，能夠將保密工作落實。在當前的信息化時代，從某一種程度來分析，市場競爭，實際上就是信息的競爭，檔案管理本身和企業的信息是無法分割的。因此，需要獲取有利的市場競爭地位，就需要加快數字化建設，能夠完善其保密性建設，這才是關鍵所在。

三、結束語

從現階段的情況來看，企業檔案管理工作中仍存在不少問題，如企業管理者重視程度不高、相關從業人員專業能力較低以及檔案管理制度不健全等。因此，要想做好企業的檔案管理工作，必須轉變觀念，提高對檔案管理的重視程度，搭建檔案管理的信息化平臺，加強人才隊伍建設，做好員工的人文關懷工作，從而提升員工的專業能力和業務素質，為企業檔案管理工作提供源源不斷的動力支持。與此同時，還應完善相關的制度建設，有效防范檔案管理過程中存在的風險，提高檔案信息的利用效率，充分發揮檔案管理在企業經營管理中的工作職能，進而促進企業的可持續發展。