人力資源和社會保障局檔案管理的有效方法與應用研究

夏德永

（吉林省洮南市大通鄉綜合服務中心，吉林 洮南 137100）

檔案管理關鍵是運用圖表、文字以及聲像等各種途徑，做好信息數據的記錄和保管。其中最關鍵的事就對資料機芯能夠整理、收集、征集、編目、保管、研究、編輯以及檢索等，檔案管理隸屬于人力資源以及社會保障局中最基礎性的工作之一。為企業、事業單位以及個人提供出針對性的服務，保障社會基礎運作。在新時代下，需要探究有效的措施，保障檔案管理的質量。

一、規范檔案管理工作

正所謂：“沒有規矩不成方圓”，在對人力資源和社會保障局的檔案管理信息化進行建設的過程中，需要明確信息化建設的具體路徑，構建起較為完善的數據庫。由于數據庫作為檔案信息化建設的基礎，更是關鍵點。加之，更需要對全部的檔案實施電子的歸檔，要求歸檔具有真實性和完整性，需要保障紙質的檔案和電子的檔案具有較高的一致性，從而保障數據信息的精準性與真實性。與此同時，對人力資源和社會保障局的檔案資料進行歸檔，和監督管理部門等相關的部門協同合作，將全部的檔案歸入信息系統之中，對其進行嚴格的加密處理，從而保障檔案信息的安全性[1]。

二、健全信息化檔案管理系統

信息化的實現是以計算機硬件設施作為載體的，計算機擁有一定的使用壽命，人力資源和社會保障局要有專門的制度規定，定期對人力資源和社會保障局內的計算機進行保養和維護。當計算機出現問題，并且人力資源和社會保障局人員不能有效解決的時候，要及時上報，并請專業人士維修，以免人力資源和社會保障局人員維修失誤對計算機造成二次傷害，延誤檔案管理工作的正常運行。人力資源和社會保障局檔案管理人員不難發現，計算機一類的電子類產品會在短時間內不斷更新硬件設施，這些情況都要求人力資源和社會保障局在計算機的使用上做一些具體規定。比如，規定計算機的使用時限，超過規定時限要及時更新，保持硬件設備設施的先進性。加之，管理人員需要運用相關的軟件系統去整理檔案信息，而軟件系統會隨著人們的要求增多而不斷發生變化，人力資源和社會保障局要跟緊最新的軟件系統，使得檔案信息管理的質量可以不斷地提升。與此同時，軟件系統在更新的時候可能會和人力資源和社會保障局之前使用的系統有很大差別，此時，人力資源和社會保障局在更新系統后，要請相關專業人員對人力資源和社會保障局內的檔案管理相關人員進行相應的培訓，使得他們可以認識和了解新系統的各種功能，并達到熟練使用的效果。人力資源和社會保障局的檔案管理部門，需要在網絡上建立起檔案的網站。一般狀況下，都是運用網頁的模式，給國民提供出服務于各類的檔案信息，國民可以在網站上對各種信息進行查詢，可以獲取實時的電子文件[2]。上述是對檔案進行信息化管理的關鍵性目的。人力資源和社會保障局可以構建起一體化的信息化系統，實現資源的共享，促使人力資源和社會保障局檔案進行管理中的體系效益與綜合性的效益發揮出來。由于機關內的人事檔案種類和數量相對較多，所以運用完善的數字化目錄庫能夠將較多的檔案信息存儲到云盤中，這樣能夠運用網絡傳輸的模式將信息傳輸給客戶，不但能夠滿足客戶的需求，還能夠提升客戶辦事的效率，客戶可以依照自身的需求實施目錄的檢索查詢功能加之，更能夠促使檔案的管理人員對數據資料進行統計與整理。

三、培養檔案管理專業人員

我國人力資源和社會保障局對信息化管理方面的專業人員逐漸有了更大的需求，這要求檔案管理的相關人員能夠摒棄傳統的管理理念和管理方式，并努力學習豐富的信息化管理方面的知識，同時要將檔案管理相關工作從紙質化辦公方式朝著計算機網絡辦公方向發展，并能夠快速獨立地完成網絡收集、整理以及編輯等一系列檔案管理工作[3]。與此同時，人力資源和社會保障局管理層要不斷增強人才培養意識，人力資源和社會保障局的基層檔案管理人員也要樹立與時俱進和終身學習的觀念，跟緊檔案管理信息化發展的步伐，畢竟任何培養方式和激勵模式都是一時的，只有員工自身努力才能實現人力資源和社會保障局人才培養的目標。一個檔案管理方面的人才有著一定的標準，必須具備豐富的相關信息化知識，其次是能夠熟練應用網絡信息技術完成人力資源和社會保障局檔案管理相關工作，實現理論與實踐的結合，而后是要實現信息化管理的真正價值。檔案管理更多是為了人力資源和社會保障局整體服務的，各個部門對于檔案的內容、形式等多方面的要求都有所差異，這就需要檔案管理相關人員積極主動地去和人力資源和社會保障局其他部門的人員進行溝通和交流，深入調查和了解人力資源和社會保障局各個部門在檔案信息方面的需求，并且虛心聽取他人提出的有關檔案管理的有效建議和意見[4]。

結束語

綜上，時代和技術在飛速發展，人力資源與社會保障局內的檔案管理工作更需要順應時代的發展，建立起信息化檔案管理系統，組建專業檔案管理隊伍，規范檔案管理各項事宜，從而促使檔案管理工作可以有條不紊的開展。