軍工企業檔案工作數據化轉型實施路徑研究

曹惠娟 高 闖 曾 光 張 茵/成都飛機設計研究所

數字化表達、網絡化連通、協同化研制、智能化執行已經成為軍品研發制造的基本模式。在以航空航天為代表的軍工企業，從二維圖紙繪制到三維數模設計再到PLM全生命周期產品數據管理和智能制造，科技活動不斷數字化、網絡化、智能化，帶來了企業檔案形式從實物、紙質載體到電子文件、三維數模再到數據流、數據庫甚至產品數字孿生體（產品數字孿生體指產品物理實體的工作狀態和工作進展在信息空間的全要素重建及數字化映射，是一個集成的多物理、多尺度、超寫實、動態概率仿真模型，可用來模擬、監控、診斷、預測、控制產品物理實體在現實環境中的形成過程、狀態和行為）的跳躍式變化。檔案工作需要探尋一條適合軍品研發變革的新路徑。

1 數據化轉型：軍工企業檔案工作發展的必由之路

信息技術的飛速發展和普遍應用革新了軍工企業的研發制造模式，數據成為企業的核心資產。美國國防部于2018年7月正式對外發布“國防部數字工程戰略”，旨在推進數字工程轉型，將國防部以往線性、以文檔為中心的采辦流程轉變為動態、以數字模型為中心的數字工程生態系統，完成以模型和數據為核心謀事做事的范式轉移[1]。在這場改革的浪潮中，科研活動向數據密集型轉變，IT技術沖擊檔案業務，檔案信息化需適應研發水平提升，傳統檔案服務難以滿足用戶多樣化需求，軍工企業的檔案工作作為記錄和傳承企業科技活動的重要過程，數據化轉型成為其必由之路。

2 軍工企業檔案工作數據化轉型的內涵

隨著大數據時代的軍工企業研發平臺和技術不斷發展，企業檔案工作也從“管文件”向“管數據”轉變，更加突出地體現在業務對象、業務體系、業務內容和手段方法的轉型上。

2.1 業務對象數據化

社會生產力及科技文化的發展，使檔案業務對象不斷變化。在軍工企業的研發和生產制造中，各業務系統和工具之間的信息壁壘被打破，數據便捷地在設計環境和受控環境中流動，以往單機或單一業務系統形成的文件材料在統一的平臺上一經創建就已經確立了唯一的歸檔身份標識。業務系統與檔案系統之間通過建立的接口進行數據交換，甚至檔案系統就嵌入在同一平臺，文件材料的生成環境已經發生顛覆性的變革。協同研發平臺的發展使軍工企業諸多業務系統之間甚至上下游配套單位之間采取了直接以數據集的形式進行交換的形式，科技文件材料正經歷一場從文件的“件”模式到數據的“流”模式的變革。而在變革期中，由于供應商眾多，部分單位無法有效解析交換的數據，檔案工作者需要手動輸出版式文件供數據交換。

2.2 業務體系生態化

由于數據的易流動、易交換等特性，整個檔案業務體系很容易被數據聯結成一個整體，其中各個要素又因數據變化而影響其他要素。我國軍工企業管理帶有國企特色，投資大多為國家監控，市場較封閉，有別于商品化工業生產，同時關系國家安全，帶有較強的保密性質；其產品具有技術含量高、涉及學科多、更新換代快、產品組成復雜、技術狀態多變、科研與生產高度交叉等特點。軍工企業的檔案業務體系需要在數據驅動的資源分配框架下均衡發展，檔案主體、業務對象、業務流程、資源、環境等各要素在業務運行中互相合作、協同，形成一個不可分割的有機生態整體。借鑒生態學[2]的概念，我們稱之為檔案業務體系的生態化。企業的發展、技術的改進、業務的調整、制度的修訂都會引起檔案業務中某些要素的變化，檔案業務生態系統的平衡狀態是一種不斷調整和優化的動態過程。

2.3 業務內容服務化

檔案管理的本質是復用，軍工企業檔案工作數據化轉型模式下，提供信息產品變得易如反掌，提供服務成為業務轉變的主要方向。利用科研、管理及用戶行為數據對客戶及市場進行細分，并基于業務場景進行融合分析；將“服務”增加到產品供應范圍，從全局出發，挖掘客戶查找某份“檔案”背后的隱性需求，即為解決問題提供一整套系統性的、有針對性的解決方案[3]；同時也更注重提供服務的實際結果，根據外部和內部相關影響因素的變化對檔案生態環境中的各個因子進行優化和提升，使檔案服務結果達到從“量”到“質”的飛躍。

2.4 手段方法智能化

軍工企業檔案工作數據化轉型模式以軟件系統為基礎，以計算機網絡、自動化設備為保障，以業務流為載體，以物聯網技術為紐帶，整合相關的智能控制系統和人工智能技術，通過智能感知、實時采集、在線監控、定位查找、協同聯動、預案管理、安全防范、人機互動、決策支持等功能，為館藏檔案資源提供了全面的智能化管理，實現對檔案資源的全面收集、深度挖掘、高效利用以及對企業運營的全面支持。

目前軍工企業檔案館除了智能存管外，其他應用受保密影響，應用范圍相對有限。但是不可否認，智能技術可以為檔案數據提供關聯數據發布、語義化處理，以及科研數據的管理與存儲、機構知識資源的智能處理等服務內容，智能技術的應用對軍工企業檔案館的發展來說勢在必行。

3 軍工企業檔案工作數據化轉型實施路徑設計

軍工企業檔案工作面臨著舊模式與新形勢的夾擊，尋求轉型與發展必須解決新形勢下所面臨的挑戰，以新思維和先進信息技術牽引檔案工作的創新。軍工企業檔案工作數據化轉型為：從一元主體向多元主體轉變，從集中統一保管向多中心化存儲平臺轉變，從流程驅動業務運行向數據驅動業務運行轉變，從提供借閱查詢服務向利用智能化技術和手段感知科研需求，挖掘科研、管理、客戶行為大數據，以協同聯動的方式進行數據的融合分析，形成共建共享的系統性解決方案；實現檔案館“基礎服務—提升服務—智能服務”三個功能層次，最終形成由智能數據計算對科研管理提供決策支撐的新一代“智能”檔案服務體系（平臺）。

3.1 向用戶參與的多元主體轉變

檔案工作數據化轉型帶來了多元的檔案場域，建立新的協同創新機制，特別是主體的多元化，將使檔案實踐在復雜社會背景下更具可擴展性和可延伸性。參與，可視為“話語或行為的涉入過程”。軍工企業的檔案用戶范圍相對固定，包括科研用戶、管理用戶、供應商等，其歸檔及用檔主要涉及用戶本專業及其與之有協調、交聯關系的專業，用戶本身對檔案的內容、形成、傳遞、分發、利用過程非常明確。在用戶參與的檔案工作模式下，檔案用戶兼具檔案生成者、檔案管理者以及檔案保存者的三重身份屬性，這將對檔案的收集、鑒定、保存以及利用等相關檔案管理活動產生連帶影響[4]。特別是當前大數據時代信息整合理念的指引下，軍工企業檔案用戶的多重身份為檔案工作加入了專業化、知識化指導，注入了新的活力。

3.2 向多中心化數據存儲平臺轉變

無論歸檔還是利用，現有數據存儲模型主要有三種：網狀管理模型、層次管理模型和集中管理模型。檔案工作數據化轉型模式下，檔案數據的存儲更傾向于采用一種相對集中的多中心存儲形式。由于企業數據的種類繁多，個別業務海量數據的容量也不便于整體遷移歸檔。為保障重要和關鍵數據的安全，有必要對數據進行保管期限和重要度進行判斷，保管期限長的數據和優先級高的數據應進行完備的檔案化保存，集中向檔案數據中心歸檔保存。保管期限短的過程數據則應保存在業務系統本地，隨業務系統的終止而銷毀。介于這兩者中間的數據可保存在其他數據中心。

3.3 向數據驅動業務運行模式轉變

數據驅動檔案業務運行，需要將檔案工作嵌入企業研發流程、綁定企業內部員工、聯動企業管理，將企業生產經營過程中產生的數據庫、數據流從檔案視角加以專業化的管理，確保數據的長久保存和有效利用。

3.3.1 研發數據驅動檔案信息資源組織方式重組

信息資源組織分為四類：信息獲取、信息傳播、信息組織、信息分享[5]。數據驅動的檔案信息資源組織，遵循信息可訪問、可理解、個性化、社會性原則。

研發數據驅動的軍工企業檔案信息資源組織方式與傳統流程驅動的檔案信息資源組織方式有很大區別：信息獲取由歸檔環節的數據流入轉變為智能感知和實時采集研發數據；信息傳播由單向傳播轉變為多點傳播；信息組織由根據研發流程人工歸納整理實現轉變為通過研發數據的邏輯性和相關度自動聚類實現；信息分享由用戶咨詢轉變為研發數據監測預警誘發問題協同多元主體交互進行。

這種檔案信息資源組織方式的重組來源于研發數據的驅動，反過來，也更好地解決了數據的全面性、復雜性以及數據關聯關系，使得信息利用更有針對性，這是一個單向驅動雙向流動的過程。

3.3.2 用戶數據驅動檔案服務智能化

用戶數據驅動檔案服務智能化，主要通過用戶基本信息、用戶行為信息、用戶服務信息三個層次建立系統用戶模型[6]。這一用戶模型能夠全方位驅動檔案服務的智能化轉變。基于機器學習等技術用戶模型具備自適應性功能，根據用戶行為數據的變化做出適時更新完善，動態靈活地捕獲用戶的興趣、偏好、利用方式、行為習慣和發展趨勢等，準確預測用戶需求，并通過個性化檢索和個性化推薦，及時推送用戶所需數據或數據產品，實現精準服務。通過用戶模型還可為數據利用服務工作的優化創新提供有效的決策依據，以此實現檔案服務的智能化。

3.3.3 經營管理數據驅動資源配置優化

經營管理數據包括在生產經營業務活動中形成，以及在日常的管理活動中所形成的全部數據。經營管理數據對資源配置的驅動作用，主要從以下三個方面實現。第一，基于經營管理數據發現軍工生態圈經營熱點；第二，基于經營熱點進行資源投放；第三，基于經營結果進行反饋改進。經營管理數據為資源配置的最優化提供了最科學最有效最全面的根據，通過對數據點組成的數據空間的分析，將極大改變生產效率、節約生產資源，提高經濟總量。

3.3.4 全域數據支持企業科研生產與管理決策

針對新形勢下軍工企業數據資源管理的困局——數據資源分散、海量數據存儲與分析能力低、專業短板等，應考慮以全域數據支持企業決策。全域視角下的企業數據資源包括在產品全生命周期過程與企業生產經營業務活動中形成，以及企業所處產業鏈和行業生態圈產生的所有相關數據，不僅包含了企業內部各應用系統數據、各種設備終端數據，還包括了外部合作伙伴數據、外部網絡數據，是全部內部數據和相關外部數據的匯聚融合[7]。比傳統軍工企業檔案數據資源內容更全面、來源更廣泛、規模更龐大、類型更多樣、更具備大數據特征。

借助新信息技術對企業的內外部數據資源進行全面收集、有效整合分析，對企業進行全局的即時分析，讓數據幫助企業思考、決策和運營。

3.4 向基于業務場景的融合分析和智能服務轉變

3.4.1 基于業務場景的融合分析

軍工企業的檔案庫積累了海量的用戶數據、產品數據和試驗數據，來源渠道多，格式開放性不一，彼此之間弱相關，除了將數據導入相關業務系統外，數據的后續利用缺乏手段。融合分析作為連接“管”和“用”的關鍵，可使館藏異構數據融入軍工企業的核心業務場景。第一，異構的多維檔案數據需要通過融合實現可利用性，融合過程基于“任務”形式實現“數據預處理——數據關聯計算——數據切分”的融合過程。第二，通過“抽取用戶信息——根據業務場景聚合信息——對聚合數據可視化展示”的過程實現基于業務場景的融合分析。

3.4.2 人工智能服務轉變

人工智能給軍工企業帶來了重大的技術變革，檔案服務必須適應社會從信息時代走向人工智能時代的發展旋律。一是最大化發揮檔案的價值，二是將已有的服務進一步智慧化、智能化。軍工企業基于人工智能的檔案服務包括三方面內容：

第一，人工智能系統服務。檔案面向用戶提供的服務必須是一個包含有基礎數據層、中間技術處理層、上層服務應用層的人工智能服務系統，在提供借閱、查詢等基本服務的同時，將服務逐漸從向以“面向用戶為中心”的基礎服務向面向數據智能計算的智能服務方向轉變，為用戶提供基于用戶信息行為數據挖掘分析的需求感知與傳遞、知識生成與發現、服務策略創建與調整、用戶反饋與優化等服務。

第二，數據資源建設服務。人工智能的產業生態基本架構主要包括有底層的數據資源層、中間層的關鍵技術層、頂層的服務應用層。人工智能服務系統的服務實現與實踐應用，不僅依賴于中間層技術，更依賴于基礎的數據資源層，數據資源和應用服務相輔相成。軍工企業數字檔案館的建設，使得檔案工作在數據資源建設方面有一定優勢。由于軍工企業檔案數據具有較高保密要求，檔案數據資源建設服務應特別注意遵守相關保密要求，這也是建設難點之一。

第三，拓展型深度服務。人工智能技術的發展和各個領域的成功探索應用，為檔案工作開展拓展型深度服務提供了思路。如浙江省檔案館率先使用的訊飛檔案機即為一款人工智能的黑科技，是“國家級人工智能+檔案聯合實驗室”的首款成果。該實驗室在“口述史征集的新模式”“智能語音檔案著錄”“音視頻數字檔案檢索利用”等領域取得了重要成果。這類面向不同服務群體的拓展型深度服務一方面能發揮檔案的資源、平臺優勢，另一方面也優化了傳統的服務（文獻服務、信息服務、知識服務與數據服務）模式，讓感知服務、深度服務、學習服務、計算服務等智能型創新服務成為新的增長點和主要組成部分。