新媒體環境下高校聲像檔案資源開發策略探析

■ 鐘奕思

近年，新媒體蓬勃興起，成為人們日常獲取信息的重要渠道。高校官方微信、官方微博也在文化宣傳中嶄露頭角，這給高校檔案資源開發——尤其是高校聲像檔案資源開發帶來了新的機遇與挑戰，也給高校聲像檔案信息資源深度開發與挖掘提供了新的工作思路。

1 新媒體興起為高校聲像檔案資源開發帶來的機遇

一方面，與傳統媒體相比，微博、微信、微視頻及手機APP 客戶端等新媒體具備更新頻繁、傳播速度快、覆蓋面廣、互動性強等信息傳播特點與優勢，因而新媒體的信息發布對原始素材的需求量較大，特別是對圖片、視頻等素材的需求增長更為明顯。照片、視頻因其形象直觀、形意結合，便于快速、直觀地傳遞信息，可以有效滿足新媒體環境下用戶信息瀏覽與閱讀習慣，成為新媒體傳播的重要素材，新媒體平臺對此類素材的需求更為迫切。高校聲像檔案形成于高校教學、科研、管理等各項活動之中，以音響和形象等方式生動記錄了學校的發展歷史，正好符合校園新媒體信息傳播的素材需求，可以為新媒體宣傳提供大量的素材來源；更為特別的是，高校聲像檔案記載的是本校的歷史，承載著大量本校師生、校友的共同回憶——當師生、校友看到熟悉的校園風貌、往日學生晨讀的場景、熱火朝天的入學軍訓照片、精彩紛呈的校慶晚會片段，自然而然會回憶起自己的在校園中度過的時光，產生共鳴。以高校聲像檔案為素材的新媒體宣傳推文，往往會收到非常熱烈的反響。

另一方面，與傳統媒體相比，新媒體平臺與用戶間的互動更為頻繁便利，用戶閱讀推送信息后，可以即時以評論留言、轉發等方式反饋閱讀感想、進一步提出信息訴求，這為高校檔案部門和檔案工作者進一步挖掘潛在檔案利用需求、有針對性地進一步開發檔案信息資源提供參考思路。高校檔案部門可以結合用戶需求和館藏檔案資源情況，繼續以類似連載的形式推出同一主題相關內容的多期新媒體推文，不斷提升高校檔案的文化影響力，形成“結合館藏檔案發布推文- 發掘用戶需求- 進一步推送相關檔案信息”的良性互動。

2 新媒體環境下高校聲像檔案資源開發面臨的挑戰

新媒體興起雖然為高校聲像檔案資源開發帶來了機遇，可以激發高校聲像檔案信息資源的進一步挖掘與開發，但也對高校檔案工作提出考驗。

其一，高校聲像檔案大量以傳統格式保存，如紙質照片、磁帶錄像帶、錄音帶等，磁帶錄音帶、錄像帶等傳統載體聲像檔案對讀取設備依賴性高，往往需要依靠相應設備才能讀取，而用于新媒體傳播的圖片或視頻要求數碼形式，傳統載體形式的聲像檔案無法直接用于新媒體傳播，需要完成聲像檔案數字化轉換后，才能成為新媒體編輯的可用素材。保證聲像檔案具備適用于新媒體傳播的數字形式，這是挖掘高校聲像檔案信息資源、通過新媒體進行檔案資源傳播的重要基礎。

其二，聲像檔案雖是以音響、形象為主體，但文字說明是不可缺少的輔助信息，只有結合完整、準確、詳盡的文字說明，才能反映照片、視頻記載的歷史背景、知曉聲像檔案中涉及的人物、事件，才能更好地反映聲像檔案記錄的歷史。然而，由于高校聲像檔案有些年代久遠，甚至是建國前的影像材料，相關的文字說明不全，導致當年明確可知的人物、事件背景現在已無從知曉、或模糊不清；或是由于近年歸檔收集時整理不到位，背景信息說明不準確或缺失，導致聲像檔案開發難度大或難以得到有效開發。特別是傳統的磁帶錄像帶檔案，如果視頻錄制時間較長，文字著錄信息不準確，那么視頻中包含的精彩瞬間往往就要埋沒于浩瀚檔案之中，不能為人所知，更不說用于新媒體宣傳、助力校園文化建設了，這不免將成為巨大的遺憾。

其三，將聲像檔案應用于新媒體傳播，傳播范圍廣、傳播速度快，一旦信息在新媒體平臺上傳播，傳播范圍與傳播對象就超出了高校檔案部門的控制范圍。因此，在聲像檔案提供利用之初，檔案部門如果審核不嚴，導致不宜公開的聲像檔案信息內容通過新媒體等網絡途徑傳播，就極易造成大規模的信息泄露、甚至失密泄密的重大事故。

3 新媒體環境下高校聲像檔案信息資源開發策略

在新媒體蓬勃興起帶來的新契機面前，高校檔案部門及檔案人員應迎難而上，轉變思路、勇于開拓，積極采取有效措施，努力開發高校聲像檔案信息資源，讓聲像檔案資源乘著新媒體的“東風”，發揮更大的作用與價值。

3.1 轉變思路，強化服務意識，創新高校聲像檔案資源開發形式

在新媒體環境下，高校聲像檔案資源能夠獲得更為便捷的傳播途徑，檔案部門與利用者及普通公眾之間更便于交流與溝通，檔案部門應把握這樣的有利機遇，強化服務意識，積極發揮主觀能動性，轉變以往“將檔案保管下來就好”的保守思想，實現“收、管、用”并舉，在扎實做好聲像檔案的收集、征集和日常保管管理工作的基礎上，除了滿足利用者主動提出的確切利用需求外，主動挖掘、激發學校師生、校友及社會公眾的潛在利用需求，結合學校重點工作和中心工作，主動挖掘、開發館藏聲像檔案信息資源，通過信息加工、新媒體傳播推送等方式提供檔案服務，讓館藏檔案煥發活力。

3.2 扎實做好業務工作，夯實聲像檔案資源建設基礎

“巧婦難為無米之炊”，扎實做好收集、整理、保管工作，是開展高校聲像檔案資源開發的基礎。一方面，高校檔案部門要做好常規的聲像檔案接收歸檔工作，加強檔案宣傳、強化部門立卷責任，提高聲像檔案形成部門的歸檔意識，加強對聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔等環節的檢查、督促和指導，確保屬于聲像檔案歸檔范圍內的檔案及時歸檔，保證歸檔聲像材料的完整、準確、齊全、配套；同時，積極開展聲像檔案征集，向社會各界人士和校友廣泛征集各個時期、各個方面的留存于個人手中的珍貴聲像檔案材料，通過接受捐贈、復制、征購等方式將珍貴的聲像材料征集入館，作為館藏檔案的有益補充，努力做到應歸盡歸、有效保障歸檔質量。另一方面，做好已歸檔聲像檔案的保管、管理工作，除了配備防磁柜、溫濕度控制設備等必要保管設施設備，做好日常保管、定期檢查工作，科學保管管理聲像檔案，確保聲像檔案的實體安全外，加強對館藏的年代已久的聲像檔案的梳理和進一步整理，通過尋訪相關人物、相互對照等方法，完善聲像檔案的著錄信息，以便于檢索查找，為日后聲像檔案信息資源開發夯實基礎。

3.3 大力推進聲像檔案信息化，助力高校聲像檔案信息資源開發

根據新媒體對聲像檔案數字形式的利用需求，大力推進聲像檔案信息化，做到“存量數字化，增量電子化”，通過技術手段提高聲像檔案檢索的查全率和查準率，為聲像檔案資源深度開發提供便利。首先，積極開展館藏聲像檔案的數字化，將已有的館藏聲像檔案由一般的紙質（照片）或模擬形式（磁帶錄音帶、錄像帶）轉換為數字化形式。考慮到磁帶錄像帶、錄音帶等聲像檔案載體的特殊性、對讀取設備的依賴性，此類聲像檔案數字化的難度比紙質檔案數字化的難度更大，檔案部門依靠自身技術力量往往難以完成，檔案部門可以利用學校整體資源，積極聯系本校宣傳部、教育技術中心等視頻拍攝相關部門，尋求部門支持與合作，借助相關部門的拍攝讀取設備和技術人員力量，共同完成這類聲像檔案的數字化工作，或采用外包形式，通過外部技術支持，完成館藏聲像檔案數字化。其次，加強部門立卷指導，新增的聲像檔案原始生成方式是數碼形式的，采用在線歸檔或存儲于光盤、磁盤等載體線下向檔案部門進行移交，實現新增聲像檔案電子化，日后可直接以數碼形式提供利用。再次，加強檔案管理系統建設，完善聲像檔案管理的功能。傳統檔案管理系統更加適用于文書類檔案管理，對檔案管理多數基于目錄級，雖然隨著檔案信息化發展，系統檢索可以深入到文件全文層級，基于全文對文書檔案進行管理；但由于照片、視頻等聲像檔案信息記錄方式的特殊性，傳統管理系統目前具備的目錄管理及全文檢索功能，一般無法完整反映聲像檔案尤其是視頻檔案的信息內容，檔案人員或利用者要迅速獲取聲像檔案信息或深度檢索檔案極為不便，這對聲像檔案資源的進一步開發造成極大障礙。因此，可以創造性地引進其他專業領域的先進技術，集成到聲像檔案管理系統中，用以解決這一問題——例如引進視頻預覽縮微圖，定時提取視頻畫面圖片、補充作為視頻的預覽信息，方便檔案人員及利用者在未完全瀏覽視頻的情況下可以了解視頻概況；利用語音識別技術，自動將錄音或視頻中的語音信息轉換為文本形式、自動添加到檔案著錄信息中，以便全文檢索；利用人臉識別技術，使系統通過學習，自動識別照片或視頻中涉及的人物，建立檔案間關聯，等等。通過相關技術的集成與運用，實現系統自動提取視頻、音頻、照片相關信息、建立檔案間關聯的功能，為聲像檔案深度開發挖掘提供技術上的支持。

3.4 加強把關，依法依規管理高校聲像檔案資源的傳播

新媒體時代，做好信息挖掘、主動提供服務之時，高校檔案部門更應嚴格把關，規范按照利用流程提供聲像檔案利用，履行相關審批手續。對于即將用于新媒體宣傳傳播的聲像檔案，做好信息公開的審查工作，防止聲像檔案在超過規定的密級知悉范圍內傳播；對于涉密聲像檔案的利用，應嚴格按照保密規定執行，堅決不能觸碰“紅線”、“底線”，嚴禁上網傳播，嚴防出現信息泄露乃至失密泄密的檔案事故；對于聲像檔案內容涉及個人信息或利益的，特別是聲像檔案的公布容易給個人帶來不良影響的，在未征得利益相關人同意的情況下，檔案部門應限制該聲像檔案的利用，更應防止檔案被越權公開公布，避免因聲像檔案信息的傳播，給利益相關人帶來傷害，防止侵權事件的發生。在聲像檔案資源開發與利用服務中，檔案部門要妥善處理好聲像檔案利用、信息傳播與檔案安全、信息保密的關系，保證聲像檔案資源開發、傳播在合法合規的前提下進行，讓聲像檔案資源發揮更大效用。

3.5 借助新媒體平臺，提升聲像檔案資源開發廣度及深度

新媒體環境下更方便捕捉到潛在利用者的潛在利用需求，這猶如在檔案部門與利用者之間搭起了一座無形的橋梁，為聲像檔案資源的開發打開了一片新的天地。高校檔案部門應抓住這樣的契機，在聲像檔案資源開發過程中更加注重潛在利用者乃至社會大眾通過新媒體平臺反映出來的信息需求，緊密結合社會熱點主題，服務學校重點中心工作，拓展選題思路，深挖館藏檔案資源，增強信息加工層次，同時利用線上優勢，加強跨校跨部門的合作，更加全面、更加深入地開發、挖掘高校聲像檔案中的“寶藏”，借助新媒體文章推送、檔案展覽、檔案文獻編纂等多種渠道，利用線上傳播與線下宣傳相結合、跨校跨部門聯合宣傳推送等多種方式的合力，充分發揮高校聲像檔案在新媒體環境下的文化宣傳效用，提升高校檔案工作影響力。