基于現(xiàn)代人力資源管理視角下的高校人事檔案管理

◎錢秀麗

人事檔案作為高校重要的信息資源，其在發(fā)展過程中具有非常重要的作用和價值。在人事檔案管理中，對檔案的利用與檔案價值的充分挖掘已成為了檔案管理工作中的主要內(nèi)容，在未來人才的選擇、培養(yǎng)、以及使用上將有著一定的關聯(lián)。因此加強人力資源中對高校人事檔案的管理，防止檔案當中的內(nèi)容出現(xiàn)流失，能夠對檔案工作中出現(xiàn)的問題進行及時地改正，做到對檔案資源的合理利用，促進人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展以及人力資源的開發(fā)服務。

一、高校人事檔案與人力資源管理之間的聯(lián)系

人事檔案主要是記錄其個人的經(jīng)歷，其中涉及到思想政治方面、學歷、以往的工作業(yè)績等內(nèi)容。將以個人為單位在國家機構以及認識管理活動中進行詳細的記錄。將會一直保存，以便未來在參加工作等方面進行查看。其保存的形式可以通過文字、圖表以及其他各種形式來進行歷史記錄。因此，人事檔案具有真實性、動態(tài)性、延續(xù)性、以及機密性等特征。

現(xiàn)代的人力資源的管理主要是通過現(xiàn)代化的科學技術，并且在經(jīng)濟學以及人本思想的結合下，幫助組織進行招聘、并擇在大范圍內(nèi)嚴格的篩選，找出高質(zhì)量的人才。并且其中所涉及到的報酬也隸屬于人力資源的管理范疇。通過專業(yè)的技術團隊，對技術人才的使用、考核、激勵、調(diào)整等一系列過程，調(diào)動人才的積極性，使高校的發(fā)展能夠順應當前的社會形式。并且保證高校的發(fā)展目標得以實現(xiàn)，促進高校內(nèi)成員發(fā)展的最大化，因此應當加強人事檔案管理。

人力資源管理中包括了人事檔案的管理。兩者之間有著緊密的聯(lián)系，能夠實現(xiàn)通過發(fā)展的目標。在人力資源管理中主要的接觸對象就是人，以人為工作的核心，在管理過程中加強對人的管理，并且給予充分的尊重，加強對人才的重視，在工作中所秉承著的核心內(nèi)容就是知人善任、選賢舉能。要充分了解每個人的實際能力，進行全方位的考察，不能因為意識的表現(xiàn)而妄下定論，還需要通過人事檔案來掌握更加詳細的情況。人力資源的合理配置、人才的培養(yǎng)、人事的管理以及社會的保障工作都需要以準確的、無誤的真實信息作為參考依據(jù)。因此這些信息的獲取將離不開人事檔案的管理，建立科學化、信息化的高校人事檔案管理，將會在一定程度上促進人力資源開發(fā)與管理水平的提升。

二、創(chuàng)新高校檔案管理的有效手段

（一）現(xiàn)代化的高校人事檔案

在實際工作當中，辦公自動化的水平已經(jīng)得到了明顯的提升，但是檔案信息化的管理卻一直沒有得到有效地推進。由于沒有嚴格按照國內(nèi)的標準來對檔案信息進行管理和搜集，導致了很多的檔案管理中都存在著功能單一、標準化水平較低、信息內(nèi)容不完整等情況，從而影響了對檔案信息的檢索和共享，檔案管理的系統(tǒng)更加參差不齊。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息技術逐漸應用在人們生活，使人們的工作更加便捷。在實際生活中，在工作當中，信息技術更是促進了工作效率的不斷提升，相關的人力資源部門也習慣了通過計算機網(wǎng)絡的方式進行檔案資料的查找和使用，所以，作為檔案管理工作人員，也應當不斷提升自身的現(xiàn)代化服務水平。其首要任務就是促進檔案信息資源的信息化和電子化，使人力資源管理人員能夠通過計算機查找到所有的檔案資料，從而能夠有效地減少檔案資源的存儲地點，同時，還能確保檔案資料的真實性和完整性；其次，要確保對檔案信息有需求的用戶具有使用檔案資料的權利，同時，在檔案資料的轉化過程中，常常會出現(xiàn)病毒侵襲、系統(tǒng)故障和人為失誤以及載體損害等諸多的問題。所以，檔案管理部門要加強與信息技術部門的聯(lián)系，加強對已歸檔電子檔案的保護和保存工作，從而提升高校人事檔案的安全管理，確保信息內(nèi)容的安全性。

三、人力資源管理中做好高校人事檔案管理工作的主要途徑

（一）從思想方面提升對人事檔案管理的重視

在當前的高職院校的用人當中，很多都是采取勞動派遣的方式來進行的，這就導致了高校人事檔案資料不能在高校內(nèi)進行存放，再加上檔案存放地點與工作單位的距離相差甚遠，這就導致了很多檔案工作人員，無法對員工的檔案進行及時地更新和利用。所以，高校的人事檔案管理人員應當為員工建立內(nèi)容的人事檔案，從而將員工的日常表現(xiàn)進行有效的記錄，更加便于人事對其的調(diào)動。同時，人事檔案的管理人員還要定期將內(nèi)部的人事檔案與員工的原有檔案進行及時地整合，加強與檔案存放點的聯(lián)系，及時地更新員工檔案內(nèi)容。而思想是行動的主要驅動力，只有人事檔案管理人員的思想和意識得到了一定的提升，才能夠有效地提高人事檔案管理工作的重要性。在高職院校當中，人事檔案不僅能夠有效確保晉升和加薪的公平性，還能夠為高校營造良好的工作氛圍，促進高校文化的宣傳。

（二）充分利用人事檔案的價值

在人力資源的管理當中，可以將人事檔案運用到不同的管理模塊當中，通過對人事檔案的有效利用，從而實現(xiàn)企業(yè)對員工管理的全面性。比如當高職院校針對員工進行選拔的過程當中，就可以結合員工的人事檔案對員工的表現(xiàn)進行整體的評價和分析，結合員工的道德品質(zhì)、個人素質(zhì)、業(yè)務能力等各方面，對員工進行考核和評定，從而確保選拔的公平性。人事檔案對人力資源的管理具有重要的參考作用，通過這種途徑的利用，能夠使人事檔案管理工作更加具有實踐性，體現(xiàn)其管理的作用，而不只是停留在形式上。同時，人力資源管理人員要做到對員工信息的有效更新，通過對人事檔案信息的搜集，不斷完善檔案信息內(nèi)容。

（三）提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著社會的發(fā)展，對于人才的素質(zhì)要求也來越來越高，復合型人才已經(jīng)成為了社會市場中的主要需求對象，特別是高技術型人才和科技型人才，在工作當中更加受到重視，人事檔案管理工作作為人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，同樣需要具有高素質(zhì)、高技能、高學歷的人才。同時，人事檔案管理的領導者，要提升檔案管理工作人員的學習意識，增強人員的專業(yè)技能和業(yè)務水平，積極引進先進的信息技術，加強對管理工作人員的培訓，提高工作人員對高科技設備掌握的熟練度，為人事檔案管理工作的發(fā)展提供堅實的基礎。

四、結語

根據(jù)上述文章可得，高職院校的人事檔案管理具有較強的復雜性和綜合性，加強檔案管理人員現(xiàn)代化技術的應用，確保檔案管理工作的有效發(fā)展。因此，高職院校要對人事檔案管理人員的各項技能和綜合素質(zhì)進行有效地提升，提高人事檔案管理的質(zhì)量，使人事檔案管理能夠在人力資源的管理當中發(fā)揮相應的作用。