高校人事檔案管理問題分析與改革路徑的探討

◎錢秀麗

隨著教育事業(yè)的不斷改革，相關(guān)的管理工作也越來(lái)越嚴(yán)格。特別是人事檔案管理工作，在高校人事檔案管理工作的過(guò)程中，需要對(duì)高校職工個(gè)人信息進(jìn)行有效歸納和整理。人事信息涉及的方面較多，如個(gè)人信息和教學(xué)內(nèi)容以及各種各樣的資源。高校人事檔案管理工作過(guò)程中，由于檔案資料非常重要，檔案里面會(huì)涉及到職工個(gè)人資料，所以保密性較強(qiáng)，在日常管理中信息內(nèi)容隨著時(shí)間的變化，也需要不斷地進(jìn)行完善，讓信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性得以快速提升。目前，部分高校人事檔案管理工作在開展的過(guò)程中，出現(xiàn)很多的問題，導(dǎo)致人事檔案管理工作不能進(jìn)行開展。

一、高校人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案調(diào)動(dòng)速度非常緩慢

人事檔案管理過(guò)程中，通常會(huì)有一部分職工因?yàn)楣ぷ髟颍l(fā)生調(diào)崗的情況，這時(shí)，高校相對(duì)應(yīng)的人事檔案管理信息不能及時(shí)地和職工一起調(diào)整。這樣就導(dǎo)致了高校人事檔案管理工作不能順利地進(jìn)行開展，并影響相關(guān)的工作。目前，隨著我國(guó)教育事業(yè)快速地進(jìn)行改革，高校的職工也隨著逐年遞增，高校職工人員流動(dòng)性非常大，因此，職工不能把檔案信息及時(shí)帶走。

（二）管理方式陳舊落后

在新紀(jì)元的背景下，高校為了符合時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了很高的要求，在檔案管理工作開展的過(guò)程中，部分管理制度缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，導(dǎo)致檔案管理工作存在的問題不能及時(shí)地進(jìn)行解決。隨著高校不斷地發(fā)展，現(xiàn)階段，由于管理方式陳舊落后，導(dǎo)致人事檔案管理工作水平不能得以提升，對(duì)于存在的價(jià)值也不能全部發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)，不能及時(shí)地和高校相結(jié)合，讓很多的問題得不到解決。高校在人才招聘過(guò)程中，對(duì)于相關(guān)的信息沒有進(jìn)行完善，在人事檔案管理工作開展過(guò)程中，所有的問題都會(huì)凸顯出來(lái)，直接影響工作的開展，讓人事檔案管理工作受到很大的影響，同時(shí)信息內(nèi)容不能準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)出來(lái)，進(jìn)而也不能有效地進(jìn)行應(yīng)用。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)不合理

高校人事檔案管理過(guò)程中，相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)不合理現(xiàn)象，工作人員都是通過(guò)自身的工作經(jīng)歷來(lái)進(jìn)行管理的，沒有完善的管理制度。在管理過(guò)程中，管理人員根據(jù)自身的習(xí)慣去進(jìn)行管理，對(duì)于檔案管理的相關(guān)內(nèi)容查找和運(yùn)用方面存在著不足，導(dǎo)致管理工作十分混亂。進(jìn)而讓人事檔案管理工作水平不能得以快速提升，大大降低信息內(nèi)容的使用情況。高校人事檔案管理工作過(guò)程中，管理標(biāo)準(zhǔn)不合理就會(huì)直接影響檔案管理工作的開展。

二、高校人事檔案管理工作改革策略

（一）檔案信息合理進(jìn)行分類

目前，在新時(shí)代的背景下，要想人事檔案管理工作順利進(jìn)行開展，就需要替代傳統(tǒng)的管理模式，以標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式進(jìn)行合理分類，促進(jìn)檔案管理工作的開展。高校檔案管理工作順利開展，不僅可以對(duì)職工個(gè)人信息進(jìn)行管理，還能夠?qū)Σ煌N類的文件合理的劃分，在此過(guò)程中，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的信息進(jìn)行合理分類。這樣既能有效地提高人事檔案管理水平，也能讓管理工作順利進(jìn)行開展。檔案信息在分類的過(guò)程中，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)分類，如管理層和后勤工作員工以及職工人員等等。由于職工崗位不同，檔案信息在進(jìn)行管理中，出現(xiàn)的意義也是不同，存在著較大的差異性。高校對(duì)人事檔案進(jìn)行分類，主要就是為了檔案信息可以及時(shí)搜集起來(lái)，方便在之后的工作進(jìn)行應(yīng)用，同時(shí)在檔案信息內(nèi)容保存過(guò)程中，防止出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象和丟失現(xiàn)象以及遺漏相關(guān)問題。

（二）積極培養(yǎng)高校人事檔案管理人員

目前，在檔案管理的過(guò)程中，部分管理人員專業(yè)技能較差，進(jìn)而直接影響檔案管理工作的開展。通過(guò)這個(gè)問題，需要從多個(gè)方面進(jìn)行考慮，讓高校管理人員工作效率得以快速提升，高校組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，這樣不僅可以讓自身的專業(yè)技能得以提升，還能為高校人事檔案工作提供保障。檔案管理工作開展的過(guò)程中，需要工作人高度重視此項(xiàng)工作，也是檔案信息管理的基本原則。高校需要定期給工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)工作人員不僅可以提升自身的管理意識(shí)，還可以保證檔案信息管理工作可以順利進(jìn)行開展，對(duì)相關(guān)工作提供保障。檔案管理工作在開展過(guò)程中，高校對(duì)相關(guān)管理人員也提出了越來(lái)越高的要求，特別是信息化建設(shè)，高校檔案管理工作在開展的過(guò)程中，需要以與時(shí)俱進(jìn)為基礎(chǔ)，同時(shí)加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，只有這樣才能符合時(shí)代的發(fā)展需求。因此，高校在招聘的過(guò)程中，需要定期對(duì)相關(guān)人員就進(jìn)行培訓(xùn)，這樣就可以讓工作人員專業(yè)水平得以快速提升，為之后檔案管理工作發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（三）建立完善檔案管理制度

要想保證高校人事檔案管理工作能順利地進(jìn)行開展，需要從各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合的考慮，建立完善檔案管理制度，同時(shí)還要對(duì)這項(xiàng)制度進(jìn)行建設(shè)，為檔案管理工作提供保障。目前，很多高校檔案管理工作依然應(yīng)用傳統(tǒng)模式進(jìn)行檔案管理，在實(shí)踐的過(guò)程中，沒有完善規(guī)章制度，進(jìn)而導(dǎo)致在檔案管理開展過(guò)程中出現(xiàn)很多的問題。如工作人員缺少責(zé)任意識(shí)，管理人員對(duì)自身的工作不重視。目前的檔案管理工作偏于形式化，這樣就造成了檔案管理工作出現(xiàn)固步自封情況，通過(guò)這個(gè)問題，人事檔案管理工作到最后落實(shí)的過(guò)程中，為了可以保證工作人員檔案管理方面的質(zhì)量能得到更好提升，需要及時(shí)結(jié)合現(xiàn)有的情況，保證檔案管理工作符合高校的要求。同時(shí)，還要建立完善的檔案管理制度，讓此制度在高校中得以充分地發(fā)揮。讓人事檔案管理工作可以順利地進(jìn)行開展，對(duì)人事檔案工作準(zhǔn)確性提供保障。高校檔案管理制度的完善有效地保證了人事檔案管理質(zhì)量得以提升。

（四）信息資源的整合和利用

高校檔案管理工作并不是直接就能進(jìn)行管理，需要充分地和高校現(xiàn)有實(shí)際情況相結(jié)合，同時(shí)以統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，進(jìn)而保證人事檔案管理工作有序開展。由于檔案管理工作是一項(xiàng)巨大的工程，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)相關(guān)的管理也提出了高要求。管理人員可以有效地把檔案管理工作和信息技術(shù)融合在一起，符合社會(huì)的需求。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，并得到了廣泛的應(yīng)用，在檔案管理工作過(guò)程中，及時(shí)地引入信息技術(shù)，這樣就能有效地提升檔案管理工作的效率，并建立完善的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。既能對(duì)檔案信息進(jìn)行合理的整理和收納以及查詢，還能夠?qū)崿F(xiàn)永久的保存，進(jìn)而提高使用效率。通過(guò)信息技術(shù)的加入，為檔案信息的保存工作提供了保障，防止出現(xiàn)檔案信息的丟失問題。

三、結(jié)語(yǔ)

以上所述，高校人事檔案管理工作開展的過(guò)程中，已經(jīng)逐漸地過(guò)渡到信息化建設(shè)方面，這樣不僅是符合社會(huì)的發(fā)展需求，還能為人事檔案管理工作提供 保障。因此建立完善的管理體系，對(duì)管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)而讓工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都可以落實(shí)到位，為高校人事檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。