基于業(yè)務(wù)協(xié)同的科研項目經(jīng)費內(nèi)部控制系統(tǒng)的構(gòu)建

張德楊

摘 要：科研項目經(jīng)費是科研活動順利開展的經(jīng)濟(jì)保障，科研項目經(jīng)費內(nèi)部控制系統(tǒng)的構(gòu)建與運行有效性直接決定科研項目經(jīng)費的安全順暢使用。本文根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范要求，從總體要求、建設(shè)內(nèi)容和功能設(shè)計等方面探討構(gòu)建基于業(yè)務(wù)協(xié)同的科研項目經(jīng)費內(nèi)部控制系統(tǒng)，將科研項目經(jīng)費內(nèi)部控制嵌入系統(tǒng)之中，規(guī)范科研項目經(jīng)費收支行為，保障科研事業(yè)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)協(xié)同;科研項目經(jīng)費;內(nèi)部控制

中圖分類號：TP315文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-5168（2020）28-0028-03

Building an Internal Control System of Scientific Research Project Funds

Based on Business Collaboration

ZHANG Deyang

（Henan Provincial Institute of Scientific & Technical Information，Zhengzhou Henan 450003）

Abstract： Scientific research project funds are the economic guarantee for the smooth development of scientific research activities. The construction and operation effectiveness of an internal control system of scientific research project funds directly determine the safe and smooth use of scientific research project funds. According to the requirements of internal control standards， this paper discussed the construction of the internal control system of scientific research project funds based on business collaboration from the aspects of overall requirements， construction content and function design. It embedded the internal control of scientific research project funds into the system， standardized the income and expenditure behavior of scientific research projects， and ensured the healthy development of scientific research.

Keywords： business collaboration;scientific research project funds;internal control

為了進(jìn)一步提高單位內(nèi)部的管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，加強(qiáng)廉政風(fēng)險防控機(jī)制建設(shè)[1]，財政部于2012年頒布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財會〔2012〕21號），2015年頒布了《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》（財會〔2015〕24號），為行政事業(yè)單位包括科研院所和高校等加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)指明了方向。

黨的十八大以來，我國實施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略，科技經(jīng)費投入穩(wěn)定增長，2019年全國科技經(jīng)費投入已超過2萬億元。隨著科研項目經(jīng)費額度不斷增加，經(jīng)費來源日趨多元化，多數(shù)科研單位對科研項目經(jīng)費內(nèi)部控制工作進(jìn)行了建章立制，但由于缺乏有效的信息化工具和手段作為支撐，內(nèi)控機(jī)制和制度無法得到全面貫徹和嚴(yán)格執(zhí)行。

構(gòu)建基于業(yè)務(wù)協(xié)同的科研項目經(jīng)費內(nèi)部控制系統(tǒng)，將科研活動和經(jīng)費內(nèi)部控制嵌入計算機(jī)信息管理系統(tǒng)中，以信息化技術(shù)實現(xiàn)內(nèi)部控制智能化、程序化和常態(tài)化，將減少或消除人為操作因素，推動內(nèi)控制度有效實施，全面防控科研項目經(jīng)費管理安全風(fēng)險。

1 總體要求

構(gòu)建基于業(yè)務(wù)協(xié)同的科研項目經(jīng)費內(nèi)部控制系統(tǒng)，并在全單位范圍內(nèi)應(yīng)用，實現(xiàn)科研項目經(jīng)費內(nèi)控制度有效執(zhí)行，全面防控科研項目經(jīng)費使用和管理各項風(fēng)險，為科研活動順利開展提供保障。

1.1 領(lǐng)導(dǎo)帶頭，全員參與

科研項目經(jīng)費內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要從頂層設(shè)計和應(yīng)用機(jī)制兩方面推動制度落實，實現(xiàn)全員控制。在系統(tǒng)建設(shè)中，領(lǐng)導(dǎo)重視和帶頭示范作用尤為重要。領(lǐng)導(dǎo)需要大力支持系統(tǒng)建設(shè)工作，以身作則，帶頭堅持系統(tǒng)化辦公無例外原則，以上率下，逐級傳導(dǎo)壓力，層層壓實責(zé)任，有效形成上下聯(lián)動、業(yè)務(wù)協(xié)同的良好局面。同時，單位可將系統(tǒng)建設(shè)與績效考核相結(jié)合，根據(jù)要求設(shè)定績效目標(biāo)，完善系統(tǒng)功能，推動系統(tǒng)應(yīng)用，提高全體人員支持系統(tǒng)建設(shè)的積極性。

1.2 整體謀劃，協(xié)同配合

科研項目經(jīng)費內(nèi)部控制不僅是財務(wù)部門的工作，其所有涉及科研活動和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的部門都要在內(nèi)控中發(fā)揮作用，因此系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)將單位所有部門作為一個有機(jī)整體進(jìn)行謀劃，各部門之間、管理層之間需要上下聯(lián)動、協(xié)同配合、全員參與，在加強(qiáng)內(nèi)部控制的同時，不斷提高管理水平，增強(qiáng)服務(wù)能力。科研項目經(jīng)費內(nèi)部控制建設(shè)需要與科研業(yè)務(wù)管理融為一體，將科研項目經(jīng)費內(nèi)部控制嵌入各個業(yè)務(wù)流程始終，通過系統(tǒng)將各個部門聯(lián)系起來，建立各部門之間的溝通機(jī)制、協(xié)調(diào)機(jī)制、制約機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，實現(xiàn)科研項目經(jīng)費的內(nèi)控目標(biāo)。

1.3 風(fēng)險評估，優(yōu)化設(shè)計

系統(tǒng)建設(shè)時需要建立全面的風(fēng)險評估機(jī)制。通過梳理業(yè)務(wù)流程，識別各種風(fēng)險隱患，采用定量和定性相結(jié)合的方法，對風(fēng)險發(fā)生的可能性與影響程度進(jìn)行客觀的分析和評估，制定風(fēng)險應(yīng)對方案[2]。針對存在的突出問題、管理漏洞和薄弱環(huán)節(jié)等，從單位層面和業(yè)務(wù)層面各個環(huán)節(jié)入手，完善內(nèi)控制度，設(shè)計控制措施，優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)計，將風(fēng)險降到最低水平，以最充分的準(zhǔn)備應(yīng)對可能發(fā)生的風(fēng)險。

1.4 監(jiān)督檢查，持續(xù)改進(jìn)

系統(tǒng)建設(shè)需要建立內(nèi)控監(jiān)督檢查機(jī)制，并與內(nèi)控建設(shè)和實施保持相對獨立，保證監(jiān)督檢查客觀公正。通過對科研項目經(jīng)費內(nèi)控各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，評價內(nèi)控的有效性，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)運行中的缺陷和風(fēng)險，進(jìn)一步研究整改措施并探究原因，持續(xù)完善系統(tǒng)功能。另外，系統(tǒng)需要根據(jù)內(nèi)控要求和單位實際情況的變化，及時優(yōu)化內(nèi)控制度，調(diào)整內(nèi)控流程，升級內(nèi)控系統(tǒng)，確保內(nèi)控有效性，提高內(nèi)控執(zhí)行力，規(guī)范科研項目經(jīng)費管理。

2 建設(shè)內(nèi)容

建設(shè)基于業(yè)務(wù)協(xié)同的科研項目經(jīng)費內(nèi)部控制系統(tǒng)，實現(xiàn)預(yù)算管控一體化、業(yè)務(wù)財務(wù)一體化、內(nèi)控管理全程化、財務(wù)監(jiān)督全面化、決策分析智能化的管理目標(biāo)[3]，在確保資金使用安全的同時，暢通合理使用資金的渠道，提高工作效率，保障科研活動正常進(jìn)行和科研項目資金使用安全。

2.1 制度管人

在內(nèi)控制度建設(shè)時，根據(jù)單位現(xiàn)狀和科研項目經(jīng)費管理的實際需要，全面梳理各項崗位職責(zé)，按照權(quán)責(zé)對等的原則明確各項工作的責(zé)任主體，建立各個業(yè)務(wù)事項審核審批的分級授權(quán)機(jī)制，通過系統(tǒng)將權(quán)力分解到部門，細(xì)化到崗位，建立集體決策與三權(quán)制衡機(jī)制，實現(xiàn)對權(quán)力的約束和制衡，形成領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力合理化、部門職責(zé)明晰化、崗位責(zé)任明確化、內(nèi)部工作協(xié)同化的組織體系[2]，為內(nèi)控建設(shè)奠定基礎(chǔ)，為內(nèi)控落地提供保障。

根據(jù)單位內(nèi)控制度設(shè)計，系統(tǒng)通過崗位職責(zé)將用戶的對象權(quán)限與功能權(quán)限進(jìn)行匹配，從而賦予單位每個人員系統(tǒng)權(quán)限，實現(xiàn)不相容崗位相互分離、相互制約和相互監(jiān)督，設(shè)定用戶崗位時間，實施定期輪崗制度。所有人員通過系統(tǒng)按規(guī)章制度辦理所有業(yè)務(wù)，從計算機(jī)技術(shù)上對每個人員的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行制約和控制，將內(nèi)部控制落實到辦事流程的每個環(huán)節(jié)。

2.2 流程管事

內(nèi)控系統(tǒng)建設(shè)是內(nèi)控制度系統(tǒng)梳理和流程再造的過程，通過整合業(yè)務(wù)流程、信息流程、控制流程，明確每個流程的表單、步驟、工作內(nèi)容和方法等，將內(nèi)控業(yè)務(wù)、制度要求、控制方法設(shè)置在流程中，實現(xiàn)內(nèi)控管理程序化和常態(tài)化，使內(nèi)部控制在單位得到全面的貫徹和嚴(yán)格的執(zhí)行。

系統(tǒng)通過管控流程將科研業(yè)務(wù)涉及的所有部門和人員協(xié)同聯(lián)動，對決策、執(zhí)行、監(jiān)督的全過程實現(xiàn)內(nèi)部控制，掃除相關(guān)領(lǐng)域的盲區(qū)、死角、空白點;對科研業(yè)務(wù)和財務(wù)信息進(jìn)行實時、動態(tài)、全過程監(jiān)控，實現(xiàn)信息互聯(lián)與共享，使決策與審核審批過程公開透明，從而提升工作效率，降低潛在風(fēng)險。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)做事

系統(tǒng)建設(shè)將科研業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)活動流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化，實現(xiàn)這些事項的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，各個部門和人員按照標(biāo)準(zhǔn)去操作執(zhí)行，避免出現(xiàn)缺位、越位、錯位等風(fēng)險。系統(tǒng)內(nèi)置大量標(biāo)準(zhǔn)信息，減少重復(fù)性工作和信息傳遞誤差;各類業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)表單信息根據(jù)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)流程自動流轉(zhuǎn)，可以提高工作效率與質(zhì)量。

系統(tǒng)將業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)表單、人崗責(zé)及流程控制要素按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行固化，“把權(quán)力關(guān)進(jìn)籠子”，在“統(tǒng)一管控、流程落地、兼顧差異”的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)從“人控”向“機(jī)控”、從“立規(guī)矩”向“見實效”的轉(zhuǎn)變，讓權(quán)力在流程和標(biāo)準(zhǔn)的“軌道”上運行，確保內(nèi)控管理依法合規(guī)，業(yè)務(wù)經(jīng)費使用安全。

3 功能設(shè)計

根據(jù)建設(shè)要求和內(nèi)容，構(gòu)建基于業(yè)務(wù)協(xié)同的科研項目經(jīng)費內(nèi)部控制系統(tǒng)，實現(xiàn)制度標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算編報、經(jīng)費支出、結(jié)題驗收、統(tǒng)計分析等功能。

3.1 制度標(biāo)準(zhǔn)

搜集整理科研業(yè)務(wù)涉及的制度標(biāo)準(zhǔn)，在系統(tǒng)中建立并管理政策法規(guī)庫、規(guī)則條例庫、基礎(chǔ)信息庫、流程庫、指標(biāo)庫、知識庫、報告庫、資源庫等。這些制度標(biāo)準(zhǔn)庫的運用有利于降低管理的人工成本，減少人為錯誤，提高工作效率。

系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要添加、修改、刪除有關(guān)內(nèi)容，并更改相應(yīng)系統(tǒng)設(shè)置。單位人員可以根據(jù)權(quán)限隨時查閱相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，了解業(yè)務(wù)執(zhí)行要求，落實各項制度標(biāo)準(zhǔn)，在確保各項業(yè)務(wù)運行合法合規(guī)的同時提高業(yè)務(wù)工作水平。

3.2 預(yù)算編報

預(yù)算編報包括預(yù)算編制和預(yù)算審批，是科研項目經(jīng)費內(nèi)部控制的主線和開端。預(yù)算編報的內(nèi)容包括項目信息、預(yù)算信息、預(yù)算明細(xì)等，其中預(yù)算明細(xì)按照規(guī)定的經(jīng)費科目標(biāo)準(zhǔn)編制，形成預(yù)算明細(xì)子表。系統(tǒng)預(yù)設(shè)有預(yù)算編制規(guī)則，對于不符合要求的內(nèi)容，系統(tǒng)將自動提示不能提交，以保證預(yù)算編報符合內(nèi)控要求。

項目負(fù)責(zé)人根據(jù)科研項目的實際需求進(jìn)行預(yù)算的初步編制，科研管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)職能部門要協(xié)同配合科研人員修改和完善項目預(yù)算，確保所編制的預(yù)算符合目標(biāo)相關(guān)性、政策相符性、經(jīng)濟(jì)合理性等原則[4]。項目負(fù)責(zé)人填報完成后逐級提交至部門負(fù)責(zé)人、部門分管領(lǐng)導(dǎo)、單位負(fù)責(zé)人、科研管理部門、財務(wù)部門審核審批。單位收到科研項目經(jīng)費時，財務(wù)部門將科研項目經(jīng)費正式入庫管理，單列課題，單獨核算，確保科研項目經(jīng)費專款專用。項目負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員可以根據(jù)權(quán)限查看所屬項目申報的預(yù)算和財務(wù)部門最終批復(fù)的預(yù)算。

3.3 預(yù)算執(zhí)行

科研人員在科研項目實施過程中，以最終批復(fù)的預(yù)算書為藍(lán)本，通過系統(tǒng)科學(xué)合理地支出科研項目經(jīng)費。每筆支出需要明確經(jīng)辦人、項目、支出金額和支出明細(xì)等，其中支出明細(xì)中支出科目與預(yù)算科目對應(yīng)，并進(jìn)行計算比對，最終每個項目形成支出信息表和支出明細(xì)表。項目負(fù)責(zé)人可以根據(jù)項目實施情況，有針對性地提出調(diào)整經(jīng)費支出申請，但需要確保科研項目經(jīng)費預(yù)算調(diào)劑符合規(guī)定的范圍、流程、審批等要求，杜絕結(jié)題前大量不合理的調(diào)賬現(xiàn)象。