檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值功能

邵波

摘 要：本文對檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值功能進行研究。通過研究揭示價值困境，提出合理建議，為檔案信息化建設在醫院檔案管理中發揮重要價值功能帶來積極的作用。

關鍵詞：檔案信息化建設;醫院檔案;管理價值

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.130

信息化建設在醫院檔案管理中的應用已經成為一種普遍現象。信息化建設作為一把雙刃劍，它為醫院檔案管理帶來便利的同時，也存在著一定程度的安全隱患，對檔案管理人員的能力也提出了更高的要求。

1 醫院檔案管理建設發展歷程

從醫院檔案管理發展的歷史發展來看，每一次的改革都帶有明顯的社會特征。當前以智能化交互式特征為主的技術革命對社會各個領域產生了深刻的變革，同時也為醫院檔案管理發展賦予新的內涵。信息化建設作為技術革命驅動下的社會生產力，已經引起了人們的關注。在特殊的背景下，國內一些醫院針對這種新問題、新趨勢已經采取了一些應對措施，也取得了一些成績。醫院檔案管理從傳統的紙質檔案發展為電子檔案，未來有向智能化、交互化發展的趨勢。這既是信息化建設更新帶來的機遇，也是醫院管理的內在要求。

2 醫院檔案信息化建設的價值體現

第一，實現檔案管理數字化模式。基于信息化建設應用背景下，許多國內醫院在檔案管理過程中不斷創新模式，例如將傳統紙質化檔案主動改為電子信息化檔案。電子信息化檔案利用了信息化建設和計算掃描設備，對紙質檔案進行了數字化處理，將傳統的醫院檔案管理模式進一步升級。一般而言，醫院檔案信息數據庫主要由大量的電子文檔構成，分為人事檔案等。這些文檔在信息化建設的支持下共同促成了醫院檔案管理模式的轉變。

第二，節約存儲空間并保護檔案。醫院檔案信息資料特別豐富，同時，醫院檔案管理是一項復雜性與系統性工作，管理中涉及的信息資料是海量的，有醫院人事、財務、病歷、藥物、科研等。傳統檔案管理模式下，醫院檔案的處理主要采用紙質檔案方式，然而由于工作量日益龐大，對檔案整理、查詢以及保管的要求日益增大，管理者不但需要較大的空間，還需要加強防潮、防水等工作。可是基于信息化建設時代下，通過實現對紙質檔案數字化處理，讓檔案信息的承載形式變為電子檔案，然后利用硬盤以及光盤等完成對紙質檔案的數字化處理，這樣就可以方便后期查詢與存儲，既有效節約檔案資源的存儲空間，而且保障了檔案資源安全性與可靠性，降低了管理人員工作負擔，最大程度提高檔案管理工作質量與效率。

第三，保障檔案安全性和使用效率。信息化建設的應用可以提升檔案的安全性能，從而提升使用效率。通過信息化建設，完成醫院紙質檔案的數字化處理后，可以進一步處理好檔案備份，這樣就能夠加強安全化留存，不用擔心檔案信息資料丟失的現象。另外，在實現對紙質檔案的數字化處理之后，可以通過信息化建設完成目錄的設置，調用者只需要輸入相應的編號與關鍵詞，就能夠查詢權限范圍內的檔案信息資料，有效提升檔案使用與查閱的便捷性，進一步提高醫院檔案使用效率。

2 醫院檔案信息化建設的價值困境

第一，服務風險意識較差。良好的服務風險意識可以加強醫院檔案管理的質量和效率，同時也反映了內部管理的質量。當前許多醫院管理層對服務風險意識缺乏警惕性，意識不夠重視，心存僥幸心理，認為不會有什么大的風險，在內部審計、監督、風險評估中缺乏足夠的風險認知，對檔案管理中潛在的危險性沒有警惕性。

第二，數據等無形資產的控制觀念不足。醫務數據屬于無形資產，大多醫院檔案管理都通過信息化建設創新應用來增加無形資產的醫療服務價值，數據已經成為醫院檔案管理的核心的無形資產，無形資產相比有形資產更加具有醫療服務效果，無形資產不僅是最重要的服務對象，也是醫院檔案管理內部審計檢查的重點對象。當前一些醫院檔案管理在數據等無形資產管理中缺乏控制觀念，控制環境不夠理想，忽視了無形資產的潛在醫療價值，這種問題是比較突出的。

第三，風險監督執行力度不夠。 通過提升服務意識可以對數據等無形資產進行有效監管，將風險降到最低。傳統檔案管理中，在風險監控中往往利用管理者權限進行直接監控，但是在信息化建設參與下的醫院檔案管理模式中，這種執行方式是行不通的。

第四，醫院檔案管理方式不明晰。傳統醫院檔案管理方式是由醫院黨委、醫務處、醫藥處、科研院等部門領導組成的醫院檔案管理小組，這種組織結構的優勢是可以集中力量開展醫院檔案管理方式活動，但是，在面對信息化建設參與下的檔案管理形勢中，傳統的醫院檔案管理方式已經不能勝任復雜多變的信息化環境，呈現出管理責任劃分不清晰、責任“模糊地帶”始終存在等問題。

第五，信息化醫院檔案管理方式應用水平較低。醫院除了要給檔案管理人員提供良好的硬件環境，還要提供良好的應用氛圍，應用意識、應用能力事關醫院檔案管理成敗，當前我國醫院信息化醫院檔案管理方式的創新能力不夠，已經嚴重影響了檔案利用效率和質量。在當前信息化時代下，必須要發揮信息化建設優勢，加強信息化實踐創新。

3 醫院檔案信息化建設的價值構建途徑

第一，培養管理者新媒介綜合素養。醫院要定期召開與新媒介素養相關的研討會，建立醫院工作者媒介素養的內容體系，提高醫院管理者的新媒介意識和認知能力。舉辦檔案管理論壇、講座、設立科研課題，促進管理者媒介素養深入的系統化研究。另外，大力推進各醫院新媒介價值應用隊伍建設力度，培養一支具有良好的新媒介素養的精干隊伍，將檔案信息化建設等新媒介作為醫院信息化建設工作的新介質，引導管理者正確使用信息化技術，規范他們的信息化工作行為。

第二，通過信息技術優勢豐富管理方式。信息化技術本身是一把雙刃劍，應該積極利用好信息化技術，拓展信息化檔案管理方式。醫院可以主動要求醫患參與管理，通過短信互動法方式在信息化檔案管理上表達自己的看法。總之，醫院檔案管理工作者應該利用檔案信息化建設發展的契機，把握檔案信息化建設媒體的新特征，為醫院信息化建設打開新的局面，這樣有利于信息化建設質量的提升。

第三，加快誠信機制建設。首先要細化檔案管理誠信規范，積極探索分層規范制度，對于不同類型的檔案信息等級進行分層規范，對檔案管理不端、檔案管理不誠信采取零容忍態度。其次要將醫風醫德與績效聯動化，將違反醫風醫德的管理者的“誠信分”與績效考核掛鉤，計算在內。通過制定《醫院檔案管理道德規范管理條例》，對管理者檔案管理作弊、管理不嚴格、倒賣醫患資料謀取盈利等行為的懲罰規定、程序進行嚴格規定。

第四，培養醫患檔案管理誠信意識。管理者檔案管理誠信意識也不可忽略，檔案管理誠信意識不是一朝一夕可以培養出來的，除了要加強制度建設外，還要推動日常化的誠信，管理者要簽訂《誠信協議》，在簽訂中要讓管理者充分了解《誠信協議》的意義和作用，培養誠信觀念，自覺維護誠信行為，共同營造良好的檔案管理氛圍。

參考文獻

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