基于信息化背景的文書檔案管理工作創新研究

王敏

摘 要：文書檔案是現代企事業單位在日常管理工作中的重要內容，所以提升信息化檔案管理的水平，有利于為事業單位的發展提供準確資料查詢。在現代信息技術快速發展的背景下，通過將信息技術與文書檔案管理進行整合，有利于提升文書檔案管理的實效性，為事業單位開發和利用檔案資料創造良好的條件。本文通過對信息背景下的文書檔案管理工作創新策略進行論述，旨在為進一步提升文書檔案管理水平提供借鑒。

關鍵詞：信息時代;文書檔案管理;問題;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.129

在企事業單位日常運行過程中，文書檔案是非常重要的無形資產，對事業單位穩定健康發展起著非常重要的作用。尤其是在現代市場經濟水平不斷提高的背景下，事業單位的檔案種類變得越來越多，增加了檔案資料管理的難度性。因此，需要將信息化技術合理的應用到事業單位的文書檔案管理過程中，創新文書檔案管理方式，優化文書檔案管理過程，最大限度提升文書檔案管理的實效性。

1 信息化手段運用于文書檔案管理工作的必要性

1.1 簡化了管理文書檔案的基本操作流程

文書檔案管理一般來講涉及比較豐富的文書檔案內容以及繁雜的文書檔案種類，目前在引入現代化文書管理手段的前提下，對于管理各類文書檔案的總體難度可以達到明顯減小的效果，并且避免了繁雜的檔案整理以及檔案收集操作[1]。傳統的文書檔案管理模式，收集、分類、歸檔、查詢、分析時，涉及諸多部門和人員，流程復雜，管理節點眾多，檔案流轉不暢，導致歸檔困難，查閱困難、管理困難。運用信息化管理手段，能顯著壓縮管理節點，提高流轉速度，簡化基本操作流程。具體在查詢、整理與分析文書檔案時，引入信息化方式便于實現全方位的文書檔案匯總，并且客觀上體現了節省檔案管理時間的效果[2]。

1.2 體現最大化的文書檔案利用價值

文書檔案必須能夠被有效利用，如此才能突顯文書檔案本身的價值與意義。文書檔案內容復雜，種類繁多，在浩如煙海的檔案中尋找有價值的信息，依靠傳統的人工檢索及分析方法，明顯跟不上時代的要求。充分利用計算機網絡實現信息化管理，能夠實現靈活多樣的方式處理文書檔案數據，共享文書檔案的信息，開發文書檔案的價值。

1.3 對于管理文書檔案的總體成本予以有效節約

利用信息化手段管理文書檔案，把龐大的紙質、聲像資料轉化為數字信息，保存在網絡上，能顯著減少檔案的占地空間，減少場館建設。計算機具有人工無可比擬的信息處理速度優勢，可以滿足不同方式的查閱需求。信息化還可以突破時空的限制，實現遠程信息共享的需要，最大限度滿足需求人的查閱需求。

2 信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題分析

信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題主要涉及以下幾個方面：首先是缺乏監督機制。在當前信息化背景下，文書檔案管理工作中缺乏監督機制便是最為重要的一項問題，同時該問題對于文書檔案管理工作具有較大影響。在實際工作期間，雖然有部分企事業單位已經開展了文書檔案信息化管理工作，但是在該項工作中卻并未給予一定的重視，并且在該項工作中缺乏必要的監督手段，這種情況的出現便導致企事業單位文書檔案管理工作受到影響，若是工作人員在工作期間出現問題，會由于監督不當而導致問題持續存在，從而致使文書檔案管理工作的質量受到影響，降低企事業單位中文書檔案管理工作實效性。其次是文書檔案管理工作保密程度較低。企事業單位文書檔案管理工作保密程度較低也是其中一項重要的問題，在該項工作中，為了實現文書檔案管理工作信息化，便需要將紙質檔案轉變為電子檔案，但是在檔案轉變的過程中便有可能會出現相關信息被篡改的問題，同時電子數據存在的形式也比較容易發生變化。

3 信息化背景下文書檔案管理工作的有效策略

3.1 完善管理制度

信息化背景下文書檔案管理工作的有效策略之一是完善管理制度。在實踐中，要綜合文書檔案管理的主要內容和要求，完善管理制度，強化管理，及時處理文書檔案工作中存在的問題。通過信息資料分類管理、借閱管理等方式提升管理質量。對檔案信息進行分類管理，重視借閱等級分析，根據規范有效開展文書檔案管理工作。同時，提升保密意識，對于一些有著保密要求的檔案信息資料，要根據規范要求合理開展。對于具有保密性的檔案信息進行嚴格管理，設置權限，在根本上提升工作質量。在檔案室中要根據規范要求安裝監控設備，通過智能化、信息化等方式進行監督，預防安全隱患，進而為文書檔案工作開展提供保障。

3.2 努力提高文書與檔案工作之間的銜接效率

信息化背景下文書檔案管理工作的有效策略之二是努力提高文書與檔案工作之間的銜接效率。在文書檔案管理工作中，將接觸到的文件資料進行整理匯總后便形成了檔案，所以檔案也可以看作為是被整理后的文件。由此可知，收集到的文件資料質量決定了后續檔案整理的質量。通常優質的檔案是由文書工作人員對收集到的文件進行規范處理后形成的，所以文書工作和檔案管理工作彼此相互獨立，卻又密切聯系。因此，為了提升檔案管理的質量，應當對負責文書的工作人員實施內部培訓，提升其在文件處理時的檔案意識，明確文書工作的職責和使命，端正工作態度，對每一分文件資料都要細致認真的審查。

3.3 加大管理人員專業技能培訓

信息化背景下文書檔案管理工作的有效策略之三是加大管理人員專業技能培訓。現階段我國科學技術的發展日益加快，國民生活的水平也在不斷地提升，而對于文書檔案管理的要求也越來越多。在現代化高速發展的背景下，一方面需要管理人員具有專業的技能知識，另一方面，也需要管理人員掌握現代化的信息技術，并且在文書檔案管理中可以合理科學的應用，繼而使當前我國的文書檔案管理得到進一步的發展。所以相關部門需要加大對于管理人員專業知識的培養。

4 結語

在現今信息化的時代背景下，檔案管理由傳統方式轉變為信息化管理方式，已經是必然出現的結果，也是檔案管理人員轉型的需求。檔案管理工作是一項長期累積的過程，只有全面的重視文書檔案管理信息化建設，才能在社會競爭中屹立不倒。檔案管理的信息化建設當中，不僅要落實好基礎設施的建設，要制定統一的標準來進行規范化管理，還要機構領導發揮帶頭作用，積極提升基層管理人員的綜合素質，才能更好地開展文書檔案管理的信息化建設工作。

參考文獻

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