淺談鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理

韓嫵媚

摘 要：檔案信息化管理是鋼鐵企業(yè)智能轉(zhuǎn)型過(guò)程中必經(jīng)環(huán)節(jié)。將信息化建設(shè)與檔案管理相融合，不僅可以?xún)?yōu)化企業(yè)檔案管理架構(gòu)，而且能夠提升檔案的綜合利用價(jià)值，助推鋼鐵企業(yè)良性發(fā)展。本文以鋼鐵企業(yè)檔案管理角度，對(duì)檔案信息化建設(shè)中遇到的問(wèn)題提出相應(yīng)的策略，旨在為相關(guān)研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：鋼鐵企業(yè);檔案管理;信息化;管理策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.120

鋼鐵企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)各個(gè)部門(mén)的相互協(xié)調(diào)與配合。在企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中會(huì)形成大量不同載體的數(shù)據(jù)信息，它包含著企業(yè)多年以來(lái)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、領(lǐng)導(dǎo)決策以及財(cái)會(huì)、人事管理等方面的活動(dòng)記錄。合理利用數(shù)據(jù)信息不僅對(duì)追蹤鋼鐵企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)和戰(zhàn)略規(guī)劃有著重要的作用，而且為鋼鐵企業(yè)管理、決策、共享提供了重要依據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件、圖紙、實(shí)物等載體模式已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化鋼鐵企業(yè)發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是提升企業(yè)改革成效的關(guān)鍵舉措。

1 鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理的必要性

目前，鋼鐵行業(yè)正處于智能化轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵時(shí)期，為了響應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)要求，鋼鐵企業(yè)積極推進(jìn)各個(gè)環(huán)節(jié)的信息化建設(shè)進(jìn)程，從而使企業(yè)信息資源得到有效配置。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，鋼鐵企業(yè)在人力資源開(kāi)發(fā)系統(tǒng)（SAP）、財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)（財(cái)智云）以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）等方面的現(xiàn)代化管理進(jìn)程中初見(jiàn)成效。鋼鐵企業(yè)檔案資料是企業(yè)保留的具有珍藏價(jià)值的文字、圖片、實(shí)物等資源。檔案信息化管理是為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理與其他各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)工作高度融合、統(tǒng)一，以期達(dá)到企業(yè)內(nèi)部信息資源共享的目的。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是適應(yīng)企業(yè)智能化升級(jí)轉(zhuǎn)型的核心手段，也是鋼鐵企業(yè)信息化進(jìn)程中的必經(jīng)階段。

2 實(shí)現(xiàn)鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理策略

2.1 完善企業(yè)檔案信息化管理制度

無(wú)規(guī)矩不成方圓，要想實(shí)現(xiàn)鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理，就要讓檔案管理工作有法可依、有章可循、有據(jù)可查。信息化管理制度是企業(yè)檔案管理的標(biāo)桿，也是企業(yè)檔案信息化管理的“掌舵人”。自2002年國(guó)家檔案局頒布《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》以來(lái)，鋼鐵企業(yè)檔案部門(mén)出臺(tái)了《電子文件暫行管理辦法》，并對(duì)《檔案歸檔管理辦法》做出了相應(yīng)的調(diào)整，將文書(shū)檔案和產(chǎn)品、科研檔案歸檔要求中的第二條由“移交紙質(zhì)版文件”改為“同時(shí)移交紙質(zhì)版文件和與紙質(zhì)版內(nèi)容一致的同步電子版文件”，并對(duì)歸檔電子版的格式及分辨率等方面提出了具體要求。

企業(yè)檔案信息化的程度決定了檔案的最終利用價(jià)值。檔案信息化管理不僅僅是檔案文字資料的數(shù)字化，更是對(duì)檔案管理全過(guò)程進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、共享化。因此，在數(shù)字化檔案流轉(zhuǎn)、檢索、利用等過(guò)程中同樣需要出臺(tái)明確的管理制度，根據(jù)檔案的涉密程度、公開(kāi)范圍，結(jié)合管理者職責(zé)權(quán)限分層次、分等級(jí)限制檔案資料可供利用的人員范圍。力爭(zhēng)在鋼鐵企業(yè)檔案的收集歸檔、分類(lèi)編目、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檢索利用等檔案管理工作上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，有效提升檔案管理的整體水平，為檔案信息資源整合和數(shù)據(jù)共享奠定基礎(chǔ)。

2.2 積極推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化進(jìn)程

檔案數(shù)字化建設(shè)是鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理最基礎(chǔ)的工作，通過(guò)將傳統(tǒng)載體的檔案資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)形式共享，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。檔案數(shù)字化是信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合的產(chǎn)物，二者相互依存。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要在思想上認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案是企業(yè)無(wú)形的財(cái)富，是企業(yè)戰(zhàn)略決策和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的見(jiàn)證者，要從根本上重視檔案數(shù)字化發(fā)展。作為檔案工作者要提高主人翁意識(shí)，樹(shù)立科學(xué)的檔案數(shù)字化理念，從歸檔源頭著手，充分考慮文件數(shù)據(jù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)檔案材料提出更精確的數(shù)字化要求。在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，數(shù)字化檔案形式可以通過(guò)局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、檔案信息平臺(tái)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀、利用，為企業(yè)職工提供全面高效的服務(wù)。從檔案保管角度看，檔案數(shù)字化是對(duì)檔案實(shí)物行之有效的保護(hù)措施，不僅能夠延長(zhǎng)檔案實(shí)物的保管年限，而且可以避免檔案被惡意破壞或篡改的行為，確保檔案的完整性、真實(shí)性。

2.3 保障企業(yè)檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全和信息化是相輔相成的。如今，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息傳播速度令人瞠目，網(wǎng)絡(luò)帶給大家便捷的同時(shí)也充斥著形形色色的虛假信息。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代是一把“雙刃劍”，既要開(kāi)放共享資源，更要注重網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)防控。鋼鐵企業(yè)檔案是企業(yè)珍貴的財(cái)富，企業(yè)檔案涉及公司秘密、絕密文件資料，一旦檔案涉密信息丟失或泄露，會(huì)影響到企業(yè)的技術(shù)核心、品種研發(fā)技術(shù)、設(shè)備設(shè)施安全等問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)安全是動(dòng)態(tài)的、綜合性的防護(hù)理念。安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是檔案信息化管理的保障。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立高效地網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告機(jī)制、研判處置機(jī)制、情報(bào)共享機(jī)制，準(zhǔn)確把握網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的規(guī)律、動(dòng)向、趨勢(shì)。另外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)為檔案系統(tǒng)設(shè)立專(zhuān)用服務(wù)器，以支撐檔案信息化龐大的數(shù)據(jù)資源庫(kù)。企業(yè)檔案信息化管理設(shè)備應(yīng)當(dāng)設(shè)置防火墻和檔案管理人員訪問(wèn)權(quán)限，定期檢查網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)漏洞并及時(shí)補(bǔ)救，以防不法分子入侵。同時(shí)，還應(yīng)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警系統(tǒng)，當(dāng)檔案信息化管理系統(tǒng)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，立即向管理員發(fā)出預(yù)警信息。

2.4 提高檔案管理者業(yè)務(wù)水平

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于人才隊(duì)伍的培養(yǎng)。首先，樹(shù)立牢固的保密意識(shí)且能夠嚴(yán)格遵守保密規(guī)定是管檔的前提條件;其次，檔案管理者應(yīng)具備系統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)并能將其靈活運(yùn)用于實(shí)踐工作中，這是檔案管理者的基本業(yè)務(wù)素養(yǎng)。面對(duì)信息化時(shí)代檔案管理的要求，檔案管理者除具備以上專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及管檔經(jīng)驗(yàn)外，在檔案數(shù)字化處理、信息資源規(guī)范化建設(shè)、檔案信息化管理系統(tǒng)操作等環(huán)節(jié)上都需要掌握基本的技能。企業(yè)可通過(guò)開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)使現(xiàn)有檔案管理者樹(shù)立起全新的管檔理念，提高其業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，確保其能夠熟練應(yīng)用相關(guān)管理系統(tǒng)軟件。對(duì)于專(zhuān)業(yè)難度較高的網(wǎng)絡(luò)與硬件維護(hù)、軟件開(kāi)發(fā)方面應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，與檔案工作密切配合，提高信息化管理在檔案工作中的比重。

3 結(jié)束語(yǔ)

沒(méi)有信息化就沒(méi)有現(xiàn)代化。鋼鐵企業(yè)正處于轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵時(shí)期，檔案管理工作作為企業(yè)根本支撐，逐步轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式是順應(yīng)時(shí)代潮流趨勢(shì)。落實(shí)企業(yè)檔案信息化建設(shè)是推動(dòng)企業(yè)各方面數(shù)據(jù)資源整合和開(kāi)放共享的保障。繼續(xù)做好鋼鐵企業(yè)信息化和工業(yè)化的深度融合，加速鋼鐵企業(yè)向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展。深度開(kāi)發(fā)鋼鐵企業(yè)檔案利用價(jià)值，以期效力企業(yè)未來(lái)發(fā)展。

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