檔案信息化建設存在的問題及對策分析

摘 要：隨著信息技術的發展，利用互聯網平臺實現檔案信息化管理已經成為檔案部門未來的發展方向。在推進檔案信息化建設的過程中，仍還存在不少的問題和困難。本文便針對檔案信息化建設過程中存在的問題進行分析探討，尋求解決對策以改變當前檔案信息化建設發展面臨的困境。

關鍵詞：檔案管理;信息化;問題;解決對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.105

當今社會是一個信息化高度發展的社會，檔案信息是社會發展必不可少的信息資源之一。檔案信息化也關乎國家信息技術的發展。加快檔案信息化的發展建設，掃除檔案信息化建設過程中的障礙，推進檔案部門向現代化方向發展，是適應當前經濟社會發展的必然要求。但在目前檔案信息化的發展過程中，尚還存在不少的問題，比如基礎設施配備不完善、檔案信息傳送入庫面臨困難、檔案信息建設存在安全隱患、檔案信息化專業人才相對不足等問題都制約了檔案信息化建設的發展進程。因此，分析檔案信息化建設發展過程中存在的問題，尋求應對方案是亟待我們去解決的問題。

1 檔案信息化建設中存在的問題

1）基礎設施配備不完善。在檔案信息化的建設過程中，必要的基礎設備必不可少。在檔案信息的資源管理、信息共享以及維護系統安全時，往往需要計算機軟硬件設備等相關的基礎設備的支持來維持檔案信息系統的運作。但由于檔案信息部門屬于國家事業單位，日常運作的資金支持還主要來源于國家的財政，這些相關的基礎設備又相對來說較為昂貴，財政預算往往難以滿足其信息化的發展需求。因此，檔案信息化建設會因為發展資金不足，基礎設施配備不完善而導致發展建設速度緩慢甚至停滯。

2）檔案信息傳送整理入庫難度大。做好檔案信息化建設，首先就是要改變傳統的檔案歸納儲存的方式，同時也要把傳統的紙質檔案歸納整理，納入信息庫管理。在這個過程中就會遇到一些主客觀因素導致的問題。比如檔案信息存留年份過久，圖片或者錄音材料難以讀取錄入到系統中，從而給檔案信息整理入庫帶來困難。同時，在信息共享與傳送方面，可能會因為網站權限等問題造成檔案信息的傳送困難或者資源共享難以實現的情況。在改變傳統的檔案信息管理模式，推進檔案信息化的過程中我們也必須要克服這些問題。

3）檔案信息存在安全問題。在檔案信息化的建設過程中，必須要考慮檔案信息的安全問題。不同于傳統的檔案信息管理方式，這種新型的信息管理方式必須要借助互聯網平臺。但是，在當今社會發展進程中，信息技術迅猛發展，給人們的生產生活帶來極大便利的同時，互聯網病毒和黑客的存在也一直在威脅著互聯網的安全健康發展，這也給檔案信息化的發展造成了一定程度的威脅。在檔案信息管理方面，由于管理人員的安全保密意識不足或者重視不夠，在檔案信息傳輸的過程中也會留下信息安全隱患。另外，檔案信息自身的安全系統也很重要，有些信息系統安全系數不高，傳送文件受系統限制也會造成檔案信息出現安全問題。

4）專業的檔案信息管理人才匱乏。在當前的經濟社會發展條件下，企事業用人單位多出現老齡化趨向。在檔案信息管理部門也存在此種現象，專職檔案信息管理人員的年齡偏大，對互聯網信息技術了解不夠，操作不熟，無法熟練的借助互聯網平臺進行檔案信息的操作管理，從而影響檔案信息化建設的發展步伐。同時，國家對檔案信息工作未建立起專業的資格審查標準，也沒有嚴格意義上的行業規范來約束檔案信息管理的從業人員，因此，檔案信息管理人員往往在專業素質上有所欠缺，導致檔案信息部門專業人才相對不足。

5）檔案信息化整體發展不平衡。在檔案信息化的發展建設過程中，由于受資金、技術、管理經驗等因素的影響，檔案信息化建設整體呈不平衡的發展態勢。資金配備不足導致基礎設施配備不完善，檔案信息管理人員信息管理觀念陳舊落后，管理手段跟不上信息發展的要求，因而導致檔案信息化建設進程緩慢，整體發展不平衡乃至趨于停滯狀態。

2 信息化建設問題對策

1）爭取政策支持，提高資源利用率。在檔案信息化建設的發展過程中，要爭取國家財政部門的資金支持，為信息化建設的發展打好物質基礎。在財政支持無法完全滿足檔案信息建設發展的需求時，也要積極發揮主觀能動性，尋求專項發展資金支持或爭取地方重點發展扶持項目，增加檔案信息化建設的發展經費，拓展資金來源。同時，也要做好資金的合理配置，完善基礎設施的配備，滿足檔案信息化建設的發展。

2）推進檔案信息資源管理。借助互聯網發展平臺，運用信息技術建立數字化的檔案信息庫，對檔案信息進行數字化的歸納整合，在信息資源讀取錄入的過程中，采用高端設備進行掃描讀取，保證文件頁面，音頻音效不會失真，完成文本檔案資源的數字化轉換，促進檔案信息化建設的發展。同時，建立檔案信息化管理機制，提高計算機和互聯網技術在檔案信息管理中的應用，推進檔案管理的信息化、專業化水準。

3）完善檔案信息的安全管理。檔案信息資源的安全問題，是檔案信息化建設發展中要解決的一個重要問題。首先要保證檔案的儲存安全，在存儲的過程中，要確保檔案信息系統的安全性能，避免服務器損毀檔案文件信息。同時，要確保系統在存儲的過程中自動備份，避免因為信息文件損毀造成損失。其次要保證存儲過程以及其他運作過程中的信息安全，提高計算機的防火墻性能，減少因外界的侵入和人為破壞造成的檔案信息的損失或泄露。三是要確保信息終端安全，在檔案信息傳送共享的過程中，注意身份的識別認證，避免終端的檔案信息泄露，減少檔案信息的安全隱患。

4）加強檔案信息化專業的人才培養。在檔案信息化的建設過程中，要建立適應現代化信息發展的人才培養機制，培養專業的檔案信息建設發展人才;完善檔案部門的行業規范，讓檔案信息化建設過程中更加規范的管理運營檔案信息;改善原有的部門人才結構，引進新型檔案信息管理人才，更新陳舊的信息管理觀念，鼓勵人才發展適應信息技術的發展，提高從業人員的整體素質。建立行業資格的審查標準，提高行業的準入門檻，使檔案信息管理成為一個專業化的發展方向。同時，還要鼓勵檔案部門從業人員發揚創新精神，進一步完善檔案信息系統的管理，提高檔案信息化水平，促進我國檔案事業向現代化方向發展。

3 結束語

促進檔案信息化建設的發展，是我國檔案事業發展的必然趨勢。我們要善于認識和發現檔案事業發展過程中的問題，分析探尋問題產生的根源，積極尋求解決對策，盡可能減少這些問題對檔案信息化建設的影響。同時，我們也要從當前的這些問題當中，推測檔案信息化建設在未來的發展方向，避免出現類似的發展問題。讓檔案信息化建設發展向更加專業化、現代化的方向發展，提高其信息化水平，推動檔案部門更加建立健全發展，為國家的檔案信息發展提供借鑒。

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作者簡介

楊華（1983-），女，河北圍場人，大學本科，助理館員，研究方向：檔案管理。