人事檔案信息化管理與服務工作之探析

江云連

摘 要：隨著信息時代的到來，信息流通速度加快，對21世紀的人們也提出了新的要求。信息時代要求人們從生活中挖掘各種各樣的信息。因此，有必要做好人事檔案信息管理。人事檔案的管理是一門專業的，發費時間的工作。人事檔案信息管理和服務是人事檔案管理的重要內容之一。本文宗旨在強調我國人事檔案信息化管理的重要性、現狀、存在的問題以及怎樣加強服務，為各類人事檔案管理部門（單位）和各級人才提供參考。

關鍵詞：人事檔案;信息化管理;服務工作

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.097

1 人事檔案信息化管理與服務工作的重要性

1）信息服務是人事檔案管理服務的重要手段和發展方向。人事檔案信息有利于提高檔案管理服務的效率，實現快速查詢、信息管理標準化、證書發放標準化、數據統計準確等目標。有利于推進檔案數字化，為跨區域檔案信息共享和管理服務水平的提高奠定基礎。2）干部人事管理的需要。干部人事記錄是考察優秀干部的重要標準之一，可以有效加強干部建設，促進對職工工作的監督，對黨政管理發揮重要作用。3）流動人員人事管理的需要。建立流動人員人事檔案的信息管理，對應對頻繁的人事流動具有重要意義。人力資源的流動日益頻繁，檔案管理的人才的流動已成為首要任務，流動人員檔案管理是社會主義市場經濟不斷發展進程中的新成果，因此，必須要構建一個合理有效的人事檔案管理體制，以適應目前人員流動頻繁的社會現狀，同時，此舉也能促進人才的合理配置和使用，還能在一定程度上提高人才隊伍素質。4）人事檔案信息利用率逐步提高。傳統的人事檔案管理模式不僅使檢索工作繁瑣，而且檢索的信息有時不準確，在很大程度上降低了工作效率，增加了工作失誤的風險。另外，還有信息更新遲緩的問題。也有因特殊原因暫時離開工作崗位或需要離開工作崗位的情況，但沒有記載這種情況的信息。加強人事檔案信息化建設過程中，引進信息技術，接收相關人員信息的數據，為其他有需要的人提供查詢個人信息檔案渠道。這種新的檔案管理模式提高了檔案管理的效率，降低了檔案管理的成本。為了科學技術的發展和進步，不斷發展人事檔案信息處理，不斷提高人事檔案信息利用率。

2 我國人事檔案信息化管理與服務的現況

1）人事檔案管理的模式過于單一。對人事檔案管理的關心不足是非常簡單的事情。檔案管理是專業的，是政治和保密工作。人事記錄資料有必要由管理者單獨保管。事業所管理時，檔案管理的相關設備也比較久遠，硬件設備目前的環境不能滿足的需求，具備扎實的技能的近代檔案管理人才。因此，在開展檔案管理工作的過程中，相關管理人員只是簡單地收集整理單位內部的檔案管理資料，大部分工作都是由人工完成。這種管理模式受到各方面的限制和制約，檔案管理工作效率較低，人事檔案管理的質量也不能提高。2）干部和職員對人事檔案了解不夠。填履歷書、年度評估書等表格時，有些人根本不填或干脆不填就草草了事。有些材料，個人保管起來更安全，使用起來更方便。我不想讓負責檔案的管理人員管理檔案?，F在的檔案和人員管理模式比較簡單。各部門需要管理記錄物，因此急需專門的人力。如果各專門部門所要求的記錄物管理不統一，沒有固定的管理方式，那么人事管理工作將會面臨很大的困難。由于職員階層的多樣性，信息管理只注重內部合作，疏忽了管理業務的多樣性。

3 我國人事檔案信息化管理與服務中存在的問題

1）工作人員綜合素質不高。從我國各級人事記錄管理部門的檔案管理工作實際來看，部分單位存在著招聘檔案管理工作人員隨意、專業化程度低、管理混亂等現象，這影響了檔案管理整體水平的提高及人事檔案價值作用的有效發揮。2）管理體系不健全，服務意識不強?，F在許多部門（機構）別是一些企業對人事檔案管理不夠重視、管理體制不健全，檔案管理設施、場地等不符合規定，服務意識不夠，服務水平低，人事檔案管理是服務工作的重要組成部分，檔案管理服務水平低下的現狀，已不能適應今天的社會快節奏的人事和國家發展的新要求，影響著檔案管理人與記載人整體工作進展與個人的事業發展。3）信息化管理與服務水平低，檔案價值功能弱化。人事檔案管理與服務的信息化需要一套完整的工作制度、設施設備、信息技術等與之相匹配，而許多單位這些都不健全，導致了材料收集歸檔不全、不能及時更新、信息可靠性降低、管理與服務水平不高等現象的發生。服務模式在很大程度上還停留在過去的那種紙質信息記錄，現代信息技術利用水平低，即使部分利用了也只是滯留在低水平運轉，缺乏先進的信息技術管理系統，不能充分發揮人事檔案的應有功能。4）存在檔案造假現象。現階段，干部檔案管理工作中出現了檔案造假欺詐行為，在現有人員檔案管理模式下，“造假欺詐”現象時有發生。例如，大學入學考試、人員調動、就業、公務員登記、大學院入學考試。個人甚至可以通過修改人事檔案中的姓名以模仿來達到學習，工作和參軍的目的。一些人偽造干部簡歷、黨員資料、學歷證明，爭取更高級別的領導職位。也有單位的個別負責人使用檔案進行報復，對員工造成極大傷害。不同形式的虛假檔案的反復出現挑戰了重復檔案系統的嚴密性、準確性和獨特性。5）檔案專業人員待遇需要進一步提升，隊伍建設工作有待加強。相關檔案專業人員工資待遇較低，這使得這一群體無法對于檔案處理工作產生足夠的重視，無法認真履行自身的工作。目前的檔案管理只是側重于檔案管理，沒有把重心放在服務人上面。其實這種問題出現的真正原因在于整個事業單位檔案管理缺乏專業專門的管理人才。由于缺乏人才所以導致工作效率不高，水平較低。

4 以人文本，加強人事檔案信息化管理與服務的幾點思考

1）大力優化工作人員綜合素質，廣泛宣傳人事檔案工作重要性的社會知曉度。首先是提高員工的檔案意識。各級人事檔案，不僅需要加強認識，領導和人事檔案管理工作的重要性，而且強調發展和提高工作人員的政治素養和業務素質，使工作人員充分認識到人事檔案在工作中的重要作用。二是要建立嚴格的工作人員錄 （聘） 用制度，選拔具有一定專業素質的人員從事檔案管理工作，以提高檔案管理工作水平。三是要通過采取多種舉措廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性，營造社會認知檔案工作的濃厚氛圍。2）充分利用現代信息技術，整體提高人事檔案信息化管理與服務水平。為實現人事檔案管理工作的整體推進，要定期開展專職人員的技能培訓，不僅是檔案專業知識方面的，還要包括計算機及互聯網等應用技能，以滿足新時期檔案信息化管理與服務工作的需要。

5 結束語

簡單地說，人事檔案管理工作的不斷完善，將為人事檔案帶來新的活力和生命力，使我國信息化水平躍上新臺階，為社會主義建設提供有力保證。信息管理技術的應用，這是迅速和準確的咨詢信息，可以保證，另外，可以減少檔案的損失，在人力方面，減少工作的步驟，有助于提高工作的效率，促進人事檔案管理工作的改革，提高其服務水平。

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