博物館數字化時代檔案管理的創新與優化模式思考探究

張懷琴

摘 要：本文針對博物館數字化時代檔案管理的創新和優化模式進行分析，介紹博物館數字化檔案管理的分類和建設意義，對比博物館傳統檔案管理和數字化管理的不同，并提出加強博物館數字化檔案管理的有效對策，希望能夠為相關工作人員起到一些參考和借鑒。

關鍵詞：博物館;檔案建設;數字化管理;創新;優化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.091

博物館屬于非營利性場所，在具體經營過程當中，需要相關工作人員能夠有效開展數字化檔案管理工作。尤其在信息化時代下，對我國博物館的數字化檔案管理工作開展也提出了全新的要求。為了能夠進一步提升檔案數字管理水平，博物館的檔案建設需要充分應用先進的信息技術，并合理的采取有效對策，進一步促進數字化信息技術的應用，使檔案管理工作質量和效率得到有效的提高，從而更好的滿足博物館檔案管理工作的實際要求[1]。

1 博物館數字化檔案管理工作概述

1.1 博物館數字化檔案分類

實際上，博物館檔案按照具體的屬性和類別，可以具體分為藏品檔案和文書檔案兩種類型。其中文書檔案主要是指以紙質材料來作為載體進行記載的相關文字記錄檔案，主要是指博物館在開展行政管理活動時所形成的具體人事行政檔案、財務檔案、管理制度以及設備檔案等。而藏品檔案則主要是以物品實體來作為載體進行記錄的一種檔案形式，能夠對藏品的實際情況進行科學、準確的反映，其具體包括藏品檔案冊和相關編目卡片等，詳細記錄了產品的具體名稱、尺寸、質地、來源、現狀以及重量等，同時還包括相關的入館原始單據、原始記錄、修復記錄以及相關的注銷憑證等。

1.2 博物館數字化檔案建設的意義

博物館開展數字化檔案管理具有十分重要的作用。

首先，可以更好的對檔案資料進行儲存，通過應用數字化技術，可以使以往檔案載體的限制得到有效打破。目前，相關工作人員可以通過網絡數據來有效的儲存信息，從而提升管理水平。

其次，加強博物館數字檔案建設，可以對一些重要資源進行有效的保護。博物館當中有著十分重要的文物資料，因此需要有效的建設數據庫為人們提供服務。

2 博物館檔案傳統管理與數字化管理的對比

博物館傳統檔案管理模式在具體工作開展過程當中，相關工作人員主要憑借自身的經驗來對實物檔案進行選擇、判斷和整理，其對象往往為檔案實體本身。而博物館數字化檔案管理模式則主要通過相關專業人員利用設備、儀器等來對檔案信息數據進行分類、儲存，因此具有多維、立體等相關特點。和傳統檔案管理模式相比，數字化檔案管理模式在具體收集、保護、儲存以及傳播檔案時都具有十分明顯的優勢，具體包括以下幾個方面。

首先，傳統檔案管理模式需要通過具體的收集、收購、發掘以及人手整理等相關過程來獲取具體的信息，數字化檔案則可以通過對信息化技術的應用，采用信息交換或模擬信息轉換等相關途徑進行有效的獲取。傳統檔案在進行儲存時，往往需要使用到庫房或文物柜架等，因此會占用博物館較大的空間。數字化檔案管理模式則可以以磁盤、硬盤、光盤等相關介質來有效的進行儲存，其占用的空間面積相對較小。

其次，從檔案保護管理的角度進行分析，傳統檔案在具體保護過程當中會受到一些自然環境的影響，如溫度、濕度、光照等，往往具有較大的修復難度，數字化檔案管理模式則可以通過編碼和信息技術來對檔案進行有效保護。

再次，從檔案傳播角度進行分析，傳統檔案管理模式在傳播時主要采用巡展方式，其速度和影響力都受到了一定的限制，數字化檔案管理模式則可以利用新媒體技術創新傳播方式有效地進行傳播，可以進一步提升傳播效率和傳播影響力。

最后，從檔案展示角度進行分析，傳統檔案管理模式往往只能通過展柜向人們進行展覽和陳列，這種方式比較單調。而數字化檔案管理模式則可以采用VR技術、多媒體技術以及三維技術等，使展覽方式更為多元化，也可以達到更加生動形象的目的[3]。

3 博物館檔案數字化管理創新和優化對策

博物館是我國用來珍藏自然和文化遺產的重要場所，而其中相關檔案資料具有十分重要的收藏價值，可以用來進行歷史性和藝術性的研究工作，從而為人們提供相應的檔案服務。隨著信息化技術的快速發展，我國逐漸進入到了數字化時代，博物館的檔案工作也產生了一系列的轉變，在開展檔案工作時，不再僅依靠相關的人工方式來進行操作，數字化管理方式正逐漸得到有效的應用。而在新時代背景下，如何有效的開展博物館數字檔案管理工作，成為相關工作人員不斷思考的一項問題，這需要博物館能夠對數字化檔案建設的重要意義產生明確的認識，并結合自身的實際情況有效的運用先進管理技術，從而建立起信息化、數字化和智能化的檔案庫，使博物館檔案數字化管理水平得到有效的提高[4]。

3.1 加強檔案管理軟硬件建設

博物館檔案處理手段和其他行業有著一定的區別，其主要在于相關檔案資料具有多樣性的特點。例如，博物館的主題為革命事跡，那么從其材質來進行區分，其典藏可以包括數十個大門類的檔案資源。對此，如果要將上述檔案進行有效的數字化儲存，則需要相關的軟硬件設備。由此能夠看出，博物館在開展檔案數字化管理時，相關軟硬件的建設是其重要基礎，也是確保管理工作能夠有效開展的重要條件。這需要博物館相關負責人對軟硬件建設工作加大重視，并在資金方面加大投入。具體來說，在硬件建設過程當中，一方面需要對庫房建設加大重視，同時還應為其配備相應的數字化管理信息系統，具體需要包括數字影像系統、網絡系統、文件掃描系統等。而在軟件建設過程當中，相關管理人員需要不斷總結經驗，并嘗試開發出與博物館自身數字化管理需求相符合的軟件，可以加強和一些軟件開發商之間的交流和合作，從而對自身管理工作開展所需要的軟件進行有效的研究和開發，確保能夠為博物館檔案的提取、出入庫等操作提供重要的軟件支持。

3.2 完善檔案數字化管理制度

博物館在開展數字化檔案管理工作時，需要制定出完善的管理制度。具體來說，博物館需要結合檔案的數字化處理過程，制定出相應的管理機制，對其格式、標準、規范等進行統一。相關工作人員需要結合檔案管理中所涉及的信息資料、工作項目等來對其流程和定義進行統一和規范。通過規范檔案信息資料，可以提升信息數據的準確性和完整性。博物館需要結合檔案所關系到的相關信息資料，具體包括數量、類別、名稱等統一標準來進行完善和整理，使其內容、分類、格式等能夠達到統一。與此同時，博物館的相關工作人員還需要嚴格按照數字化管理制度有效的落實相關信息化措施，對檔案信息進行數字化處理，具體過程應該包括錄入相關的文字資料、掃描處理文物圖片，并處理相關數碼圖片等[5]。

3.3 建立博物館檔案管理數據庫

博物館通過建立檔案管理數據庫，可以在獲取檔案信息資料時更為方便和快捷。檔案數據庫一方面能夠對相關原始檔案資料進行鞏固和涵蓋，同時還能夠對信息進行補充，使檔案資料的記錄從最初的誕生階段到之后的所有信息資料都能夠得到有效的記錄。例如，博物館某藏品檔案的具體尺寸、名稱、歷史、來源等相關原始信息可以記錄在信息庫當中，并能夠結合該藏品的實際情況和后續信息及時進行更新和記錄，如藏品參與哪些展覽、所具有的效果以及相關的學術論文等。除此之外，博物館在建立檔案數據庫后還需要設置相應的權限，針對不同群體來合理的設置其所具有的權限。這樣一來，人們能夠通過博物館的檔案信息管理系統對其所需要的檔案信息資料進行檢索，合理的利用人力、物力和財力。同時，博物館還需在自身網站的主頁當中對其他內容進行合理的設置，發布關于藏品的相關展覽資料和檔案介紹，并設置具體的交流平臺，可以使相關人員在其中進行有效的溝通和交流，使廣大群眾能夠更好地獲取展覽信息和產品信息，使數據庫得到有效的利用。

3.4 加大檔案管理隊伍培訓教育力度

在博物館檔案管理工作當中，人才隊伍是十分重要的一項因素。特別是現如今信息化技術得到全面發展的重要階段，對博物館工作人員的管理水平也提出了更高的要求。在此時代背景下，相關博物館的檔案管理人員一方面需要具有扎實的專業知識水平，而另一方面還應掌握專業的信息化技術。具體來說，博物館相關檔案管理部門需要有效的開展培訓教育活動，并通過建立起多層次和多門類的知識培訓體系，使相關檔案管理工作人員自身的知識體系得到有效的完善。除此之外，博物館相關檔案管理部門還需要組織具體的專題學術和業務交流會議活動，邀請專家來舉辦相關講座，從而為博物館檔案管理人員講解檔案管理的先進理念、方法和未來發展趨勢等，使博物館檔案管理水平得到有效地提升，提高相關管理人員自身的工作能力和專業

水平。

3.5 規范標準化操作

為了確保博物館能夠有效的開展檔案數字化管理工作，需要保證信息的標準化操作流程，這也是博物館在開展檔案管理工作時的一項標準要求。從客觀角度進行分析，我國博物館在發展上具有十分明顯的優勢，我國歷史源遠流長，自然文化遺產豐富，具有許多的文書和藏品，因此為了對這些珍稀資源進行有效的收藏、保護和利用，需要建設檔案。在信息化時代背景下，數字化檔案建設工作具有十分重要的作用，為了進一步提升數字化檔案管理水平，需要加強數據信息的標準化建設。以藏品檔案為例，在進行數字化建設和管理時，相關管理人員需要制定出完善的數字化管理系統，并要充分確保藏品信息編目和收錄的真實性和準確性，相關工作人員需要按照具體的要求進行銷毀和錄入，從而規范博物館的數字化檔案管理工作開展[6]。

4 結束語

綜上所述，檔案作為博物館信息化建設當中的一項重要內容，需要加強檔案數字化管理。對此，相關博物館負責人需要加大對檔案數字化管理工作的重視程度，并從檔案管理軟硬件建設、完善管理制度、建立數據庫等相關措施進行入手，使博物館檔案管理工作的質量和效率得到有效提升，從而進一步促進博物館的信息化建設。

參考文獻

[1]王悅.信息時代對博物館檔案數字化管理工作的思考[J].赤子，2019，（22）：195.

[2]張婷婷.信息時代對博物館檔案數字化管理工作的思考[J].參花，2019，（13）：120.

[3]王丹1.信息時代對博物館檔案數字化管理工作的思考[J].報刊薈萃：下，2018，000 （008）：P.82-82.

[4]韓玉.淺談如何提高博物館藏品的數字化管理工作[J].中國管理信息化，2019，22（15）：150-152.

[5]郭曉丹.博物館檔案的數字化管理[J].卷宗，2018，（15）：93.

[6]張揚.信息時代對博物館檔案數字化管理工作的思考[J].城建檔案，2017，（2）：21-22.