淺談涉密文件的管理現(xiàn)狀及完善措施

郭加忞

摘 要：隨著信息化程度的不斷加深，涉密文件的管理遇到了新的困難和挑戰(zhàn)，做好涉密文件管理至關(guān)重要。本文對涉密文件管理的現(xiàn)狀以及存在的漏洞進行了簡要的分析，并從涉密文件的管理觀念、制度、工作和程序四方面著手，對如何提升涉密工作水平提出了可行的策略，以期做出一定的貢獻。

關(guān)鍵詞：涉密文件;漏洞;完善

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.090

涉密檔案作為一種秘密的文件，是檔案管理員的重點保護對象，一些敏感重要的涉密信息，一旦泄露，將危機許多重要行業(yè)和人員，甚至是國家的安定。如今，信息網(wǎng)絡(luò)安全事件時有發(fā)生，轟動全球的“維基解密”、斯諾登事件將大眾視野再次聚焦到涉密文件的管理上，如何兼顧涉密檔案保密的基本原則和價值的利用創(chuàng)造，如何做到管理有度、保護有力、利用有方是每一個檔案管理者必須面對的重要課題。

1 涉密文件的分類等級

1）概念。企業(yè)涉密文件是用于記載商業(yè)、國家秘密的內(nèi)容資料，主要有文字、圖表、音像等多種檔案記錄方式，如檔案、公文、報表、光盤、幻燈片、錄像帶等。

2）分類等級。涉密檔案的保密等級一般有三類：絕密、機密、秘密：（1）絕密級，其查閱人僅限于公司總經(jīng)理，高層管理人員及事件相關(guān)負責人;（2）機密級，其查閱人僅限于公司總經(jīng)理，高層管理人員，部門經(jīng)理、副經(jīng)理及事件相關(guān)負責人;（3）秘密級，其查閱人為公司內(nèi)部所有員工。

文件密級標注在文件首頁右側(cè)上方空白處，字體為宋體三號，加粗，例“保密級別：機密級”。

2 國內(nèi)企業(yè)涉密文件的管理現(xiàn)狀及難點

1）國內(nèi)企業(yè)涉密文件管理現(xiàn)狀。辦公室的保密人員每天都要接受各種各樣的涉密文件，數(shù)量繁多時，更是應(yīng)接不暇。涉密文件既包含了國家相關(guān)部門發(fā)放的機密文件，又包括了單位內(nèi)部的重要保密資料。我國在對企業(yè)涉密文件的管理中取得了一定的成就，制定了一系列涉密文件保密管理制度，并提供了相應(yīng)的法律保障，對相關(guān)人員做些什么工作、如何開展工作都有一定的提示和指導(dǎo)，同時也明確相關(guān)人員不得做些什么，以及違背了會受到什么樣的懲罰，具有指導(dǎo)和約束作用。但在許多單位，盡管都已經(jīng)設(shè)立了涉密文件單獨保管章制度，并要求保密人員建立涉密文件臺賬記錄，但在實際操作過程中，保密人員由于工作疏忽或者是在工作繁忙的情況下，沒有及時的做好涉密文件目錄刪除工作。保密人員的工作謹慎度還不高，責任心和細心度還不強，單位對保密員工作專業(yè)度的約束力度有限。

2）國內(nèi)企業(yè)涉密文件管理的難點。涉密文件的管理是每個單位不可忽視的重要工作，涉密文件的管理不應(yīng)該流于表面，成為形式管理，讓文件的保密性和有效性大打折扣。現(xiàn)階段，涉密文件的管理還有以下重點和難點需要攻克：（1）文件登記不科學(xué)，手續(xù)不規(guī)范。涉密文件的領(lǐng)取和發(fā)放登記不及時，經(jīng)常出現(xiàn)事后補登情況;涉密文件登記不規(guī)范，重要信息缺漏等情況時有發(fā)生;分類不精準，未做到分類的精細化，分類范圍過于籠統(tǒng)。（2）涉密文件管理混亂，利用不方便。涉密文件與非涉密文件未做到分類保管，經(jīng)常出現(xiàn)混亂保管，查找耗時長，利用難度大的情況。（3）文件發(fā)放范圍廣，隨意性大。有些保密人員貪圖工作的便利，將保密原則置之腦后，隨意擴大文件發(fā)放的范圍。將重要的涉密文件僅根據(jù)業(yè)務(wù)工作的需要，隨意發(fā)放甚至是復(fù)印給相關(guān)無權(quán)利閱讀涉密文件的人員，發(fā)放后也存在未及時收回的情況，涉密文件丟失后知后覺。（4）未能用好辦公自動化的便利條件，造成文件失控。信息技術(shù)的發(fā)展為辦公自動化提供了可能，極大的提高了工作人員的工作效率。但與此同時，也讓文件的保密性受到了威脅，加劇了涉密文件傳播的不安全性。復(fù)印機、傳真機成為涉密文件泄露的有力幫兇，涉密微機軟盤未定期維護和更新加密，導(dǎo)致涉密信息外流。

3 完善涉密文件管理的意見

涉密文件的管理必須做到講原則不講面子、講規(guī)矩不講私情、講紀律不講關(guān)系。為此，保密人員需要提高思想占位，突出“責”的作用，單位必須從嚴管理，強化“制”的約束，讓涉密文件在保障安全的情況下，發(fā)揮“用”的價值。

1）更新涉密文件管理觀念。推行涉密文件管理制度，是強化保密作用，全面提高涉密文件利用價值的重要方略。在實際工作中，許多單位“一把手”、主要領(lǐng)導(dǎo)、涉密人員的保密意識都不足，對涉密文件制度的建立與落實關(guān)注度不夠，甚至有些干部認為“涉密文件管理工作可有可無”，“涉密文件保管只是小事，只要不出大亂子都沒有問題”，沒有將對涉密文件的保管上升至將其視為保護國家和集體的利益，有意無意地導(dǎo)致了涉密文件的泄露，造成了信息安全問題。補全涉密文件管理的漏洞，必須要從源頭治理，提高領(lǐng)導(dǎo)干部和保密工作人員對涉密管理工作的認識，真正從思想上切斷麻痹大意的

毒根。

2）完善涉密文件管理制度。制度能夠?qū)θ说男袨檫M行制約，從而使整體往好的方向發(fā)展，因此在對涉密文件進行管理的時候，要以制度建設(shè)為根本，從源頭上抓好涉密文件管理工作。涉密文件管理需要建立三個制度：（1）建立涉密文件利用保護制度。要嚴格按照相關(guān)標準，依據(jù)流程向外提供涉密文件，同時文件的使用人員必須按照保密規(guī)定對文件進行存放。在對文件進行閱讀的時候，必須控制好閱讀的時間，及時將外界涉密文件回收歸檔，不能夠超過期限。（2）建立檔案提供保密制度。對于需要向外部進行借閱的涉密文件必須將完善審批手續(xù)，以嚴格標準為前提進行審批，同時向外借閱文件時不能夠提供原件，一律提供復(fù)印件。（3）建立信息保密制度，建立涉密文件復(fù)印件保密制度。一是要嚴格設(shè)定訪問權(quán)限，避免無關(guān)人員查閱涉密信息。二是做好斷網(wǎng)處理，在儲存涉密檔案的電腦中需要做好斷網(wǎng)處理，斷絕互聯(lián)網(wǎng)。對于涉密文件的復(fù)印必須通過審批，并且按照批準的份數(shù)進行復(fù)制，必須做好登記，明確領(lǐng)取附涉密文件復(fù)印件的單位、人員，注明日期、份數(shù)、批準人等。

3）強化涉密文件管理工作。制度產(chǎn)生效果需要人進行落實，因此在對涉密檔案管理制度進行不斷完善的同時，必須加大涉密檔案的管理工作力度。保密工作需要適應(yīng)新形勢的要求，涉密文件管理工作不僅僅是對涉密文件進行管理。從過去主要靠紀律和自覺約束轉(zhuǎn)變?yōu)榧葟娬{(diào)紀律又強調(diào)以行政、法律等手段進行管理。總的來說，涉密文件工作核心是管理，缺乏良好的管理，落實涉密工作就會一盤散沙，涉密文件就會被大量竊取。

4）規(guī)范涉密文件管理程序。為了規(guī)范涉密文件的使用、借閱、保存等流程，將文件價值最大化，必須不斷的規(guī)范涉密文件的管理程序。一般來說，涉密文件從上級或同級單位部門傳來后，必須由辦公室進行登記，而后呈給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行批閱。批閱完畢后，辦公室按照領(lǐng)導(dǎo)意見進行檔案的處理和保存。同時，在工作當中單位其他人員需要進行檔案的借閱，必須通過辦公室的同意并進行簽字登記，借閱完畢后及時交回辦公室進行妥善保存。

4 結(jié)語

檔案的管理對于任何公司和單位都非常重要。隨著信息技術(shù)的不斷推進，檔案信息化程度不斷加深，這給涉密文件的管理帶來了許多挑戰(zhàn)。在新形勢下，涉密文件存在許多問題，通過從涉密文件的管理觀念、管理制度、管理工作和管理程序四方面著手，能夠不斷提高涉密文件的管理水平，促進文件價值的最大化。

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