事業單位檔案管理現代化實現路徑探究

段驚龍

摘 要：伴隨經濟社會的飛速發展，在現代化的管理中事業單位的檔案管理也逐漸受到關注，對以前的檔案管理模式進行改變，更好地滿足單位檔案管理的相關需求，然而在現實的管理過程中依舊存在各種各樣的問題，基于此，本文首先探討了現如今事業單位檔案管理工作存在的相關問題，然后提出了有效的應對措施，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現代化路徑

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.046

假如檔案管理欠缺優良的方法以及制度，就會使得檔案管理不清晰，嚴重影響了事業單位的可持續發展，乃至會給單位進一步帶來經濟損失[1]。借助于現代化的檔案管理手段，利用計算機實施整理以及匯編，把有關文件進行掃描，然后錄入電腦，有效開展分類整理以及總結，不但節約了人力成本、空間以及時間，而且實現了單位的現代化管理。

1 現如今事業單位檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理制度欠缺一定的完整性

如今事業單位在開展檔案管理工作的過程中，因為檔案管理的相關制度不完整，產生組卷不統一、案卷標題欠缺以及檔案序號欠缺等問題，對檔案工作的實施產生了極大影響，阻礙了檔案作用的充分發揮。假如檔案管理制度欠缺一定的完整性，就不能有效約束檔案管理者，使得檔案管理者工作不主動、缺乏責任意識，讓檔案管理工作進一步流于形式。

1.2 事業單位的檔案檢索率不高

以前的檔案資料檢索需要人工進行處理，按照檔案種類準確找到其編碼，然后利用編碼進一步找到檔案資料，這類檢索方式需要很長的時間。現如今，計算機的檔案管理檢索很便利，可因一些單位欠缺一定的信息化水平，使得一些檔案很難經過計算機進行有效檢索，對檔案管理的綜合成效產生了嚴重影響[2]。此外，單位檔案管理平臺的檢索功能需要有效讀取計算機的硬盤，部分單位的計算機硬件相對比較滯后，使得其檢索時間非常長，硬盤的讀取速度十分緩慢，這也是對單位檔案管理的檢索率產生影響的主要原因之一。

1.3 事業單位的檔案資源利用率不高

檔案是事業單位的核心資源，對單位的可持續發展擁有重要作用，可在現實工作中，部分單位沒有了解到檔案管理的核心意義，其工作只是有效保存檔案資料，不能將其利用價值充分發揮出來[3]。此外，借助于檔案管理平臺可以整合以及探究各個類型的檔案資源，然而部分管理者欠缺良好的工作能力，使得其不能借助于檔案平臺來有效整理檔案，很難實現充分利用檔案數據與材料的目標，從而不能提取出檔案里面的重要信息，很難滿足事業單位未來的發展需求。

2 事業單位檔案管理的現代化實現路徑

2.1 實現檔案管理思想的創新

一個單位在持續發展的過程中如果不具有創新精神，就好像失去了希望以及活力，關于檔案管理工作也是這樣。事業單位創新檔案管理也是更好地順應市場經濟機制的需求，是推動單位可持續發展的重要動力之一[4]。于是檔案管理者一定要保持創新思維，對檔案管理的若干種職能進行開拓，主動探尋檔案管理的新渠道，創建檔案管理工作的全新思想以及機制。受以前管理思想的不斷影響，檔案管理工作并未獲得領導以及管理者的關注。所以在未來的管理工作中，持續創新檔案管理的思想，讓基層領導以及檔案管理者充分注重檔案管理工作，這是檔案管理實現現代化的關鍵性工作。領導應該從自身做起，以更好地帶動其他檔案人員，為檔案管理的信息化發展進一步奠定良好的基礎。

2.2 實現檔案管理制度的優化

伴隨事業單位的飛速發展，傳統的制度已經不能滿足如今單位的現實需求。對于這個問題，應不斷創新單位的檔案管理制度，按照單位的具體情況，將檔案信息情況充分結合起來，創建愈發完整、有效的檔案管理制度，進而保障單位檔案管理工作的綜合成效。此外，還應強化單位檔案制度的執行力，使檔案管理制度可以對管理者的工作進行有效約束[5]。單位能夠把管理制度以及激勵機制充分整合起來，不斷細化檔案管理制度，并且導入崗位責任制，對每個工作崗位的具體職責進行深入劃分，每個年度以及季度對檔案管理者有效實施考核工作，對于優秀的檔案管理者，能夠提供一定的精神獎勵以及物質獎勵;相反，對于表現不佳的人員，單位應重點探究此員工工作效率不高的具體原因，并且通過開展一對一的教育活動，使這名員工的工作能力獲得提升，以保證單位檔案管理的工作品質。

2.3 實現檔案管理人才的培養

事業單位的改革成功，與檔案管理者的專業能力以及整體素質息息相關。現如今，事業單位唯有充分提升檔案管理的實用性、可靠性以及安全性，才可以在激烈的競爭中站穩腳跟。在現代化的背景下，唯有專業素質扎實以及專業能力超強的全面型人才，才可以更好地適應如今的檔案管理工作[6]。所以在未來的發展中，要主動引入檔案管理方面的專業人才，并且鼓勵員工強化學習，持續汲取全新的知識以及技能，跟上時代發展的步伐。還要對檔案管理者開展定期培訓，使檔案管理者的整體素質以及專業能力獲得提升，培養一批高素質的專業人才，同時對檔案管理對應的硬件配備進行有效完善，充分確保軟硬件的齊全，以此更好地順應如今檔案管理工作的相關需求。

2.4 實現信息化平臺的創建

以前的事業單位檔案大部分是紙質媒介，紙質檔案在管理過程中存在大量漏洞，其檔案共享、檢索、利用以及保存等工作很繁瑣，于是，單位應該創建檔案管理的信息化平臺，借助于這個平臺對電子檔案進行深入、有效管理。電子檔案擁有一系列優勢，如檢索速度快以及存儲便利，特別是檔案的傳輸以及共享功能進一步提高了單位檔案管理工作的綜合效率，確保單位檔案信息管理綜合水平的不斷提升。在現實工作中，單位需要充分了解檔案管理的具體情況，并且按照單位的相關需求進一步創建對應的檔案管理信息化平臺。單位應該深入開發檔案管理的系統平臺，對信息化管理系統的相關功能模塊進行優化。現如今，檔案信息管理平臺涵蓋三個部分，即數據庫、后臺以及前端，其中，數據庫作為保存檔案信息的基本單元，需選取穩定性較高的數據庫，按照事業單位的檔案數量進一步選擇對應的容量;后臺作為檔案管理信息化平臺的數據處理部分，在建設的時候需充分完善后臺的邏輯運算，進而很好地提高平臺的響應速度，使檔案管理者的工作效率獲得提升;前端是管理者的操作界面，此界面應該與單位的網站設計思想保持相同，把各種檔案分類設置在平臺的前端。

3 結語

總而言之，事業單位檔案的核心作用是記錄單位的重大改革與日常活動、有效記載單位的發展軌跡。對此，檔案管理者需要充分了解到檔案管理工作的核心意義，創建現代化的管理思想，適應現代化的辦公環境，加強檔案的預測作用，將檔案管理工作的重要價值充分呈現出來。

參考文獻

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