試論事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題以及策略

王敏

摘 要：檔案管理的質(zhì)量直接關(guān)系到事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展，但是檔案管理工作本身比較復(fù)雜，需要檔案管理部門以及工作人員引起高度重視，并細(xì)致開(kāi)展管理工作。從我國(guó)事業(yè)單位現(xiàn)階段檔案管理工作的質(zhì)量來(lái)看，還有一定的提升空間。基于此，本文將針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題以及策略進(jìn)行分析，以期望能夠提升檔案管理工作的整體水平，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.039

檔案信息是非常重要的原始憑證之一，隨著事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展，檔案信息量會(huì)隨之增大，因此對(duì)于檔案管理工作提出了較高的要求。做好檔案管理，可以為事業(yè)單位決策者提供真實(shí)、客觀的信息質(zhì)量，特別是信息化時(shí)代背景下，檔案管理的重要性更加突出。基于此，研究事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題以及策略具有一定的理論意義以及實(shí)踐意義。

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 重視程度有待提升

從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，重視程度還有待提升，體現(xiàn)在：第一，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層不重視檔案管理。部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的思想比較突出，以至于相關(guān)配套設(shè)施以及工作安排無(wú)法有序執(zhí)行，進(jìn)而影響到檔案管理的質(zhì)量。第二，工作人員不夠重視。事業(yè)單位部分工作人員檔案信息意識(shí)不足，基于自身方便未按照相關(guān)規(guī)定梳理、保存檔案信息，以至于檔案信息不完整、損

壞等[1]。

1.2 信息化程度有待提升

從事業(yè)單位檔案管理信息化程度來(lái)講，還無(wú)法滿足事業(yè)單位各項(xiàng)工作開(kāi)展的實(shí)際需求。部分硬件設(shè)施以及軟件系統(tǒng)比較差，影響到檔案信息的檢索與使用。同時(shí)，收集歸檔工作效率降低，導(dǎo)致檔案信息不及時(shí)、不完整以及不準(zhǔn)確，基于這些原因?qū)⒈厝粫?huì)影響到后續(xù)的使用效果。

1.3 檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提升

檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)將直接關(guān)系到檔案管理工作的效率與質(zhì)量。信息化時(shí)代背景下以及事業(yè)單位各項(xiàng)工作開(kāi)展的需求量增大，對(duì)于檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)提出更高的要求。但是從實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理人員的工作態(tài)度存在懶散、不負(fù)責(zé)任、缺乏耐心的情況;同時(shí)，專業(yè)知識(shí)與專業(yè)能力的不足，導(dǎo)致檔案管理工作效率無(wú)法得到有效提升[2]。

1.4 檔案管理監(jiān)管力度有待提升

事業(yè)單位未高度重視檔案管理工作，以至于檔案管理的外部監(jiān)督先天性缺失。我國(guó)關(guān)于檔案管理，制定以及出臺(tái)了相關(guān)的規(guī)則規(guī)定，例如“檔案管理?xiàng)l例”、“檔案管理細(xì)則”等，但是在實(shí)際管理過(guò)程中依然存在著未全面落實(shí)的問(wèn)題。以標(biāo)準(zhǔn)程序?yàn)槔壳拔覈?guó)事業(yè)單位檔案管理并沒(méi)有形成一套具有實(shí)際操作意義的檔案管理運(yùn)行系統(tǒng)，部分單位雖然積累了一定的工作經(jīng)驗(yàn)，但是因?yàn)樾畔⒒A(chǔ)設(shè)施以及工作人員職業(yè)素養(yǎng)的不足，從而影響到檔案管理工作的有效性。同時(shí)，檔案管理制度不夠完善，以至于監(jiān)督方面還存在著漏洞，例如，人多分類較亂、管理不規(guī)范等問(wèn)題，其中一些本應(yīng)該及時(shí)歸檔、歸類，或者是銷毀的檔案材料，未按照規(guī)定有效開(kāi)展，僅做了一些簡(jiǎn)單化的處理，從而影響到后續(xù)的使用。之所以出現(xiàn)這類問(wèn)題，其根本原因是外部監(jiān)管力度不足，因此，有必要提升監(jiān)管力度。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的策略

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度

建議事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)改變“重事業(yè)，輕檔案”的思想，讓單位上上下下都能夠高度重視檔案管理工作，有利于為檔案管理工作的有效開(kāi)展?fàn)I造良好的氛圍。第一，建議為檔案管理設(shè)置第一責(zé)任人，由專人負(fù)責(zé)事業(yè)單位的檔案管理，并賦予檔案管理部門一定的權(quán)力，體現(xiàn)檔案管理工作在事業(yè)單位中的地位，有利于改善單位上下對(duì)檔案管理的認(rèn)知;同時(shí)，建議負(fù)責(zé)人堅(jiān)持做到率先垂范、親臨現(xiàn)場(chǎng)、上前指揮，只有這樣才能進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。第二，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層引起高度重視，并做好頂層規(guī)劃。結(jié)合單位的實(shí)際需求，對(duì)檔案工作開(kāi)展進(jìn)行規(guī)劃，明確檔案信息收集、整理、歸類、歸檔等各項(xiàng)工作的規(guī)定，并要求各個(gè)部門嚴(yán)格按照規(guī)定全面落實(shí)。第三，定期開(kāi)展巡視、檢查以及督導(dǎo)工作，結(jié)合檔案管理的特點(diǎn)構(gòu)建一套具有實(shí)際操作意義的考評(píng)體系，將有利于進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位檔案管理。

2.2 推進(jìn)信息化進(jìn)程，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量與效率

事業(yè)單位檔案管理信息化的目標(biāo)是對(duì)檔案資源進(jìn)行高效利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)效率的有效提升，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展以及檔案資料的使用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。第一，根據(jù)事業(yè)單位各個(gè)部門的特點(diǎn)以及部門之間的聯(lián)系，構(gòu)建信息化管理模式，保障各個(gè)部門之間的信息能夠全面共享，且可以及時(shí)、準(zhǔn)確更新檔案文件信息，這樣才能保障檔案信息的有效性。第二，做好電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化。事業(yè)單位部分檔案信息需要做好電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，基于實(shí)際需求，采用先進(jìn)的轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)工具，例如，攝像工具、高拍儀、掃描儀等，對(duì)特殊的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子轉(zhuǎn)化，以圖片、文件等統(tǒng)一格式形式進(jìn)行存儲(chǔ);同時(shí)，還要做好加密工作，保障檔案信息文件傳輸過(guò)程的安全性，為后續(xù)有效使用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

第一，建議事業(yè)單位結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，引進(jìn)具有檔案管理專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能、經(jīng)驗(yàn)豐富的人才，又或者是有針對(duì)性進(jìn)行培養(yǎng)，并最大限度維護(hù)檔案管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性。第二，基于事業(yè)單位工作的特點(diǎn)，檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)，并熟練掌握檔案管理服務(wù)能力，基于此，建議完善事業(yè)單位檔案管理人員的培養(yǎng)機(jī)制，結(jié)合信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等時(shí)代需求，制定培養(yǎng)計(jì)劃，可邀請(qǐng)專家到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，也可以開(kāi)展有關(guān)檔案管理的交流研討會(huì)，讓檔案管理人員能夠及時(shí)掌握相關(guān)先進(jìn)技術(shù)。第三，適當(dāng)提高檔案管理人員的薪酬待遇，并為其提供有助于發(fā)展的平臺(tái)，將有利于調(diào)動(dòng)事業(yè)單位檔案管理人員的工作積極性，使其能夠樹(shù)立正確的工作意識(shí)，并將自身責(zé)任全面落實(shí)到工作之中。

2.4 構(gòu)建完善的檔案管理監(jiān)督規(guī)范化制度

倘若要實(shí)現(xiàn)監(jiān)管規(guī)范化，建議從這些方面入手：第一，結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況與檔案管理的特點(diǎn)，構(gòu)建科學(xué)的檔案監(jiān)督管理制度，其中要特別明確責(zé)任追究制度，最大限度做到權(quán)責(zé)分明，有利于制度的有效執(zhí)行以及追責(zé);第二，進(jìn)一步完善檔案管理操作規(guī)范程序流程，構(gòu)建符合需求的配套關(guān)聯(lián)制度，以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化流程推進(jìn)檔案管理工作開(kāi)展。操作流程制定要遵循言簡(jiǎn)意賅、簡(jiǎn)單實(shí)用、便于操作的基本原則，為事業(yè)單位檔案管理工作指明方向;第三，制度之下，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人以及工作人員必須“一視同仁”，無(wú)論對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)，還是對(duì)于工作人員來(lái)講，必須發(fā)揮有效的監(jiān)督效果[4]。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量將直接關(guān)系到事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展;與此同時(shí)，隨著事業(yè)單位工作的開(kāi)展，檔案信息資料與日俱增，必須要引起高度重視，通過(guò)信息化建設(shè)、檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升以及構(gòu)建完善的檔案管理監(jiān)督規(guī)范化制度等手段，將有利于提升事業(yè)單位檔案管理的整體水平，從而促進(jìn)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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[2]趙愛(ài)華.事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（12）：111+121.

[3]馮曄.事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].城建檔案，2020（06）：67-68.

[4]趙雅婷.行政事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].勞動(dòng)保障世界，2020（15）：74.