研究AI技術(shù)在高校檔案管理中的創(chuàng)新性應(yīng)用

李薇?孫康燕

摘 要：研究AI技術(shù)在高校檔案管理的目的是，使檔案管理更加適應(yīng)當(dāng)今用戶的需求，采取信息化、云數(shù)據(jù)、大數(shù)據(jù)等措施運用與檔案管理工作，結(jié)果是能夠輔助工作人員優(yōu)化檔案管理方式，提升檔案管理工作的準(zhǔn)確性及創(chuàng)新性，采用自動化、無紙化、信息化的方式提高負(fù)責(zé)檔案管理工作人員的工作效率，并能迅速滿足用戶對檔案的調(diào)取，并能夠給用戶提供更多的相關(guān)檔案幫助用戶進行個性化的資源供給，AI技術(shù)在高校管理檔案中能夠起到，學(xué)生及教師隨時隨地?zé)o任何時間和空間限制的調(diào)取所需檔案，能夠降低檢索檔案及運輸檔案的時間成本，因此AI技術(shù)能夠很大程度的幫助高校管理好自己的檔案。

關(guān)鍵詞：AI技術(shù);高校;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.038

傳統(tǒng)的高校檔案管理以及無法適應(yīng)當(dāng)前高度信息化的社會，當(dāng)今社會信息化、大數(shù)據(jù)、云計算的出現(xiàn)使高校檔案管理在檔案精準(zhǔn)度，安全性上得到了更高的提升。

1 AI技術(shù)概述

AI技術(shù)，中文名叫人工智能，它的作用是模擬人類智力，拓展人類行為能力的技術(shù)手段，也是提供一種未來發(fā)展的可行性目標(biāo)，是一項新的科學(xué)技術(shù)。AI技術(shù)正是試圖通過模擬人類的智能來提高人類的工作效率，幫助人類更好的適應(yīng)新的環(huán)境，提高人類與工具的契合度。

AI技術(shù)需要經(jīng)歷三個階段，實現(xiàn)問題求解是第一次，代替人進行部分邏輯推理工作的完成，如機器定理證明和專家系統(tǒng)。智能系統(tǒng)能夠和環(huán)境交互是第二次，從運行的環(huán)境中對信息進行獲取，代替人進行包括不確定性在內(nèi)的部分思維工作的完成，通過自身的動作，對環(huán)境施加影響，并適應(yīng)環(huán)境的變化，如智能機器人。第三次是智能系統(tǒng)，具有類人的認(rèn)知和思維能力，能夠發(fā)現(xiàn)新的知識，去完成任務(wù)，如基于數(shù)據(jù)挖掘的系統(tǒng)。目前AI技術(shù)有一個突出的關(guān)注點，就是數(shù)據(jù)挖掘，數(shù)據(jù)挖掘就是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的實際應(yīng)用數(shù)據(jù)中提取隱含在其中的、人們事先不知道的、但是又潛在有用的信息和知識的過程。數(shù)據(jù)挖掘和知識發(fā)現(xiàn)的研究目前已經(jīng)形成了三根強大的技術(shù)支柱：數(shù)據(jù)庫、人工智能和數(shù)理統(tǒng)計[1]。其中數(shù)據(jù)庫就可以很好的幫助到高校檔案管理，通過AI技術(shù)整合所需要的數(shù)據(jù)輔助工作人員進行審核、統(tǒng)計和篩查，可以極大的提高效率，提高準(zhǔn)確率，降低時間成本。

2 高校檔案管理現(xiàn)狀

高校檔案管理，是整個高校系統(tǒng)對于學(xué)生等信息內(nèi)容的源頭，作為高校的信息源，檔案管理在高校一直是重要內(nèi)容，檔案管理是否清晰明了，是否精準(zhǔn)無誤等都對于高校的具體發(fā)展起到很大的作用。由于近幾年來，我國的高校一直在擴招，為了實現(xiàn)高等教育普及化，高校學(xué)生數(shù)量越來越多，導(dǎo)致高校的檔案信息量大量增加。不僅如此，在大數(shù)據(jù)時代，各種信息不僅僅以文字的形式呈現(xiàn)，視頻、音頻、數(shù)據(jù)和文本等都成為檔案的表現(xiàn)形式，這就使得高校的檔案信息數(shù)量和種類急劇增長。大數(shù)據(jù)時代的一個最突出的特點就是每時每刻數(shù)據(jù)的增長都極為快速，對于高校來說也是一樣，檔案管理的數(shù)據(jù)在不斷增多，因此，傳統(tǒng)的檔案管理手段和方法已經(jīng)難以滿足大數(shù)據(jù)時代的檔案管理需求。當(dāng)前時代，人們要從海量的信息中得到自己需要的信息難度有所增加，并且要確保信息的可靠性和真實性才能為自己所用。對于高校的教師和學(xué)生來說，檔案具有原始性和權(quán)威性，是師生都非常認(rèn)可的信息，具有非常高的利用價值，因此大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案價值大幅提升。隨著社會的不斷進步和高校的不斷發(fā)展，高校更加重視自身的發(fā)展歷程相關(guān)信息的保存，而對于學(xué)校的師生來說，他們對國家的政策法規(guī)以及學(xué)校的政策法規(guī)需求非常大，迫切想要了解最新的政策動態(tài)，這些都大大增加了高校檔案管理的工作量，高校檔案信息需求表現(xiàn)出多元化的趨勢和特點。當(dāng)前我國已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)、信息化、智能化時代，以及高校數(shù)據(jù)急速增長階段，傳統(tǒng)的檔案管理方法及管理模式已經(jīng)不能完全滿足當(dāng)前時代的數(shù)據(jù)管理要求，因此當(dāng)前時代對高校數(shù)據(jù)管理有了新的觀念。高校檔案管理觀念發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，在傳統(tǒng)的高校檔案管理中，檔案管理的主要內(nèi)容是收集檔案、整理檔案、保存檔案和利用檔案，檔案人員在正式開展管理工作之前，會先對檔案的實際價值進行預(yù)判，結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)來預(yù)判檔案的價值，事先確定好檔案保存的方式和時間，然后才會正式開始檔案管理工作，并且很多時候需要提出對應(yīng)的服務(wù)需求之后才會開展進行檔案管理。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會人們檔案的發(fā)展需求，各種計算機以及云技術(shù)等的發(fā)展，為檔案儲存提供了新的媒介，大數(shù)據(jù)時代人們的檔案管理理念也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，不僅注重檔案的收集、整理和儲存等，同時，也越來越注重檔案的利用功能和服務(wù)功能[2]。

當(dāng)前傳統(tǒng)高校檔案管理已經(jīng)無法完全適應(yīng)當(dāng)前激增的高校檔案，因此AI技術(shù)的出現(xiàn)就可以極大解決傳統(tǒng)高校檔案管理中所遇到的普遍問題，幫助檔案管理人員從以前的人工檢驗、分類核對、裝訂、編寫編號等轉(zhuǎn)變成利用AI技術(shù)分析數(shù)據(jù)、搜集信息、分類檔案、數(shù)據(jù)存儲，檢查檔案等，提高了檔案管理人員的工作效率，增強了檔案工作人員的工作興趣。

3 AI技術(shù)如何創(chuàng)新性應(yīng)用于高校檔案管理

3.1 AI技術(shù)優(yōu)化用戶體驗

在AI技術(shù)的輔助下，高校檔案管理能夠使得用戶在豐富的檔案資源中迅速找到所需要的檔案信息，能夠幫助高校師生高效率的學(xué)習(xí)和工作，由于AI技術(shù)不限制空間時間，因此能夠滿足高校隨時調(diào)取和存檔相關(guān)檔案的需求，并做到對于管理者而言完全不受任何空間及時間的限制。同時由于AI技術(shù)能夠電子化管理高校檔案，充分運用大數(shù)據(jù)來統(tǒng)計高校檔案，對高校檔案進行分析和綜合性的管理。AI技術(shù)可以使用各種語言文字識別功能，來對高校檔案管理進行智能的分類和檢索，這樣就極大的幫助了高校用戶，利用最少的時間精準(zhǔn)找到所需的檔案，極大的節(jié)省了高校用戶的時間，提高了高校用戶的效率。

3.2 AI技術(shù)智能搜集高校數(shù)據(jù)

高校檔案管理。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了大量的電子檔案，這是一種“通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合”，它的爆炸式增長、廣泛式分布為高校檔案管理帶來了極大的壓力。電子檔案的收集并不是簡單的網(wǎng)絡(luò)信息抓取，還要對收集來的文檔進行“四性”處理，檢查其真實性、完整性、可靠性和可用性。有些電子檔案還是以圖像、音頻形式存在，則需要應(yīng)用語音識別技術(shù)，將音像檔案轉(zhuǎn)換為文本，識別語言種類涵蓋中英文語種和多種方言，便于之后檔案分類和內(nèi)容分析。有些檔案因光線不足或逆光、霧霾天氣、分辨率不足等因素導(dǎo)致模糊，可利用基于信號處理和深度學(xué)習(xí)的圖像處理技術(shù)，為其提供圖像低光照增強、去霧、超分辨率重建等能力，重建出高清圖像[3]。

3.3 AI技術(shù)提高高校檔案管理的安全性

在當(dāng)前的時代，高校檔案管理的安全性是非常重要的，是高校關(guān)注的重點，因此在高校檔案管理工作中，需要得到各種技術(shù)手段的支持以確保每個檔案的安全不能被影響和破壞，利用AI技術(shù)可以增強好高校檔案管理對登陸人員身份的核實和認(rèn)證，提高高校檔案管理系統(tǒng)對登陸人員權(quán)限的監(jiān)督和對相關(guān)登陸人員密碼的審核和管理，及時發(fā)現(xiàn)異常登陸和非法下載等，及時保護高校師生的檔案安全。

4 結(jié)語

高校檔案管理作為高校的信息的本源，所以要重視高校檔案信息的安全性以及檔案信息的準(zhǔn)確性，通過AI技術(shù)幫助高校檔案建立好安全的管理模式，通過大數(shù)據(jù)盡可能提升高校檔案資源數(shù)量及質(zhì)量，高校檔案管理能夠在AI技術(shù)的幫助下提高工作效率，提高準(zhǔn)確率，緊跟時代的步伐。

參考文獻

[1]葉強，羅西海.人工智能AI的研究熱點及其應(yīng)用[J].集成電路應(yīng)用，2018，35（02）：95-96.

[2]安麗君.高校檔案如何在大數(shù)據(jù)時代進行管理創(chuàng)新[J].蘭臺內(nèi)外，2020（26）：7-9.

[3]周凡.人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J/OL].卷宗，2019（12）：7-7.