民政局檔案管理的重要性及有效措施

成柏珍

摘 要：在民政局各部門的運(yùn)作中，檔案管理是重要組成部分之一，會(huì)對(duì)有序開展民政工作產(chǎn)生重要影響，需要檔案工作者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，通過完善檔案管理制度、引入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、更新檔案利用方法的措施有效落實(shí)民政局檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：民政局;民政檔案;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.033

在現(xiàn)代化社會(huì)的建設(shè)與發(fā)展中，各企事業(yè)單位之間的競(jìng)爭(zhēng)逐漸傾向于人才競(jìng)爭(zhēng)，專業(yè)能力越強(qiáng)、綜合素質(zhì)越高的人的生存與發(fā)展空間越好。對(duì)民政局而言，其檔案管理不僅涉及人們的本職能力、婚姻狀況、工作作風(fēng)、思想品德、所獲業(yè)績等，還和人的隱私信息有關(guān)，由專業(yè)化檔案人才管理民政檔案是非常有必要的，只有如此才能發(fā)揮檔案管理的重要價(jià)值，進(jìn)而為民政局發(fā)揮自身職能作用提供保障。

1 民政局檔案管理的重要性

民政檔案指的是民政局在開展民政業(yè)務(wù)的過程中形成的具備保存價(jià)值的文字和圖表、影像等記錄，在國家檔案體系中占據(jù)重要地

位[1]。民政局承擔(dān)著婚姻登記、收養(yǎng)管理、救災(zāi)救濟(jì)等重要工作職責(zé)，這決定了民政檔案管理和民生工作息息相關(guān)，除了財(cái)務(wù)、人事、文書、基建等部門的共有檔案，還包含自身獨(dú)有的婚姻登記檔案、收養(yǎng)登記檔案、低保檔案、殯葬檔案、勘界檔案、地名檔案等，和其他領(lǐng)域的檔案相比擁有門類多、數(shù)量大等特征，只有切實(shí)做好民政檔案管理工作，加快其標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化、信息化建設(shè)，才能在民政局的運(yùn)作和發(fā)展中起到應(yīng)有作用。換言之，民政檔案是對(duì)民政局發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，從內(nèi)部看有助于民政局理清現(xiàn)狀，找準(zhǔn)未來發(fā)展方向;從外部看有助于讓人們有機(jī)會(huì)對(duì)民政局工作形成更客觀的、更全面的了解，使相關(guān)部門更公平、公正地評(píng)判民政局的工作。由此可見，民政局檔案管理至關(guān)重要。

2 民政局檔案管理的有效措施

2.1 完善檔案管理制度，做好檔案基礎(chǔ)工作

制度是順利開展民政局檔案管理工作的基本保障，是提高民政局檔案管理效率的現(xiàn)實(shí)需求，檔案工作者要結(jié)合實(shí)際情況，根據(jù)國家檔案局和民政部的相關(guān)規(guī)定制定民政檔案管理工作實(shí)施細(xì)則。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案的收集、歸檔、鑒定、復(fù)核、借閱、利用等制度，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行，提高檔案管理專業(yè)素養(yǎng)[2]。例如定期組織檔案工作者學(xué)習(xí)檔案法規(guī)、檔案管理業(yè)務(wù)性文件，對(duì)民政檔案管理中存在的問題加以分析，去先進(jìn)單位或者相關(guān)展覽會(huì)進(jìn)行參觀和學(xué)習(xí)，交流檔案管理情況，從中汲取經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步明確民政局各門類檔案的歸檔范圍、保管期限等。

民政局更要將檔案管理納入人員業(yè)務(wù)考核范疇，進(jìn)行同部署和同落實(shí)、同獎(jiǎng)懲，將檔案工作開展情況和檔案工作者的待遇、晉升等掛鉤，使其調(diào)動(dòng)主動(dòng)性與積極性。因?yàn)槊裾值墓ぷ髑ь^萬緒，例如低保、救災(zāi)救濟(jì)等工作均要先入戶調(diào)查，在分鄉(xiāng)鎮(zhèn)、入農(nóng)戶等走訪中形成最初的資料，這些資料十分重要，必須實(shí)事求是記錄好。而且民政局有大部分業(yè)務(wù)都要面向社會(huì)，接受公眾監(jiān)督，在記錄好最初的資料以后還涉及監(jiān)督通報(bào)之后的調(diào)整整改材料，這些手工檔案都屬于寶貴的第一手資料，要及時(shí)收集、整理和分類，根據(jù)檔案管理制度補(bǔ)充好必要的卷宗號(hào)以及年度、目錄號(hào)等，保證基礎(chǔ)工作萬無一失，體現(xiàn)民政檔案的完整性。

2.2 引入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，規(guī)范檔案微機(jī)管理

如上所述，民政局工作的特征決定著民政系統(tǒng)之中有大量檔案資料都是有關(guān)入戶調(diào)查和走訪的第一手資料，應(yīng)組織專業(yè)檔案工作者將其及時(shí)錄入微機(jī)進(jìn)行信息化管理，這是非常關(guān)鍵的。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代，民政系統(tǒng)檔案程序可以很好地滿足民政檔案管理要求，在形成電子文件的同時(shí)發(fā)揮檔案管理功能，做到文檔一體化管理。為保證民政檔案的準(zhǔn)確快速錄入，減少重復(fù)勞動(dòng)，避免數(shù)據(jù)信息在轉(zhuǎn)換過程中出錯(cuò)，民政局專門配備了檔案管理軟件，在日常使用中要注意管理和維護(hù)，提高民政檔案檢索效率，確保可以快速查到所需檔案信息。在這一過程中還要促進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)的完善，以實(shí)現(xiàn)民政局檔案信息管理為主要目標(biāo)，保證用戶進(jìn)入系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案的申請(qǐng)、進(jìn)出庫、管理等功能，形成一套操作簡(jiǎn)便、實(shí)用性強(qiáng)、功能強(qiáng)大的民政局檔案管理系統(tǒng)，涵蓋基礎(chǔ)信息管理、系統(tǒng)管理等功能模塊，通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行嚴(yán)密的、可靠的處理。

另外，要注意調(diào)整民政局檔案工作者的工作強(qiáng)度，根據(jù)民政局各項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理需求提供功能較好的擴(kuò)充接口。例如推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在民政檔案的收集、歸檔和保管等環(huán)節(jié)的應(yīng)用，打通各級(jí)檔案管理的信息溝通渠道，構(gòu)建民政檔案數(shù)據(jù)庫，要求民政局各部門及時(shí)向數(shù)據(jù)庫上傳收集、整理之后的檔案信息，形成信息共享機(jī)制;定期更新檔案數(shù)據(jù)庫的信息，建設(shè)完善的民政檔案信息公開和查詢平臺(tái)，尤其是要堅(jiān)持雙軌制的落實(shí)，通過特殊紙質(zhì)文檔和電子文檔雙保存機(jī)制提升民政局檔案的安全性。

2.3 更新工作思路方法，加強(qiáng)檔案開發(fā)利用

管理檔案的終極目的是利用，民政局也不例外。為了更及時(shí)有效地提供民政檔案利用服務(wù)，民政局檔案工作者要更新檔案工作思路和方法，加大檔案編研力度，編制文書、設(shè)備、會(huì)計(jì)、榮譽(yù)等門類的檔案案卷目錄和文號(hào)檔號(hào)對(duì)照表、全引目錄、目錄卡片等，提供檔案利用便利;結(jié)合民政局工作需求編制《大事記匯編》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《全宗介紹》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》、《民政檔案利用效果實(shí)例匯編》等參考材料。如今微機(jī)輔助民政局檔案管理已經(jīng)是重要的現(xiàn)代化發(fā)展內(nèi)容，民政局在很早之前就開始用微機(jī)存儲(chǔ)檔案，通過文檔一體化管理建立大民政信息平臺(tái)[3]。例如民政局組建由辦公室主任負(fù)責(zé)、由檔案工作者組成的民政檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為順利開發(fā)利用民政檔案提供組織保障。

同時(shí)采取使用、培養(yǎng)結(jié)合的方法持續(xù)提升檔案工作者的服務(wù)意識(shí)，開展檔案管理月實(shí)踐活動(dòng)，在每一個(gè)工作環(huán)節(jié)深化檔案管理，按照民政局的文化與環(huán)境等特征編研特色檔案。即檔案工作者要從利民的角度著手，從改善民生出發(fā)，根據(jù)人民群眾最關(guān)心的問題編研民政檔案，包括婚姻登記、城鄉(xiāng)居民低保工作等原始檔案，通過科學(xué)有效的開發(fā)和編研提高大眾對(duì)這類民政檔案的利用。例如按照社會(huì)現(xiàn)實(shí)需求，開設(shè)地名檔案對(duì)外咨詢業(yè)務(wù)和查詢業(yè)務(wù)，編輯對(duì)應(yīng)的地名工具書和檢索資料等。對(duì)于婚姻登記檔案則根據(jù)婚姻登記制度為相關(guān)人員提供利用服務(wù)，分析其借閱利用的登記情況、實(shí)際效果等，向社會(huì)公開婚姻登記的條件和程序、收費(fèi)依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)承諾、咨詢電話以及監(jiān)督電話等，接受大眾監(jiān)督。也可以加強(qiáng)社區(qū)建設(shè)檔案工作的落實(shí)，建立完善的社區(qū)檔案開發(fā)利用機(jī)制，促使社區(qū)順利開展各項(xiàng)社會(huì)事務(wù)，全面提升民政檔案服務(wù)水平，夯實(shí)構(gòu)建和諧社會(huì)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

在21世紀(jì)，民政局是完善建立社會(huì)保障體系的重要部分，關(guān)系著國計(jì)民生，和千千萬萬人民群眾的切身利益有密切聯(lián)系，民政檔案作為民政局開展各項(xiàng)工作的重要?dú)v史記錄，是反映人民群眾衣食住行等情況的第一手資料，檔案工作者在實(shí)際工作中要結(jié)合民政局現(xiàn)實(shí)情況做好檔案管理基礎(chǔ)工作，在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的支撐下加快檔案管理的改革和創(chuàng)新，使檔案信息發(fā)揮更大的價(jià)值，不斷提升民政檔案管理質(zhì)量，為民政局開展工作貢獻(xiàn)更大的力量。

參考文獻(xiàn)

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