有關企業檔案價值和作用發揮路徑的思考

秦曉月

摘 要：企業檔案工作是企業管理的基礎性工作。企業檔案價值和作用發揮對于維護企業合法權益，提升企業整體管理水平，促進企業高質量穩健發展具有不可替代的重要作用。本文以企業檔案對企業自身價值和作用的分析，指出石油企業檔案價值和作用發揮面臨的挑戰，并有針對性地提出解決對策，在確保檔案準確、完整、系統、安全的前提下，進一步更好地發揮企業檔案的價值和作用。

關鍵詞：業檔案;價值和作用;發揮路徑

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.027

企業檔案是企業在生產建設、科學研究、經營管理等方面的各項工作實踐活動的原始記錄。近年來，隨著企業檔案信息建設的發展，企業檔案利用頻率在逐年增加，利用者的利用需求也更加多元化，因此企業檔案管理部門要不斷發現和挖掘檔案的潛在價值和作用，要通過有效的方式和方法拓展檔案價值和作用的發揮路徑，有效提高檔案利用率，使檔案的價值得到充分發揮，把企業檔案的信息資源轉化為服務企業、支撐企業的寶貴財富。

1 企業檔案的價值和作用

1）企業檔案的價值。檔案的價值一般是指在特定的檔案時間利用活動中，通過不斷積累來體現的，包括檔案自身價值和社會賦予價值。檔案的價值并不是一成不變的，檔案價值會隨著時間、空間及人們需求的變化而不斷變化。中國石油作為國有能源骨干企業，集團公司及其所屬企業檔案不僅包括文書檔案、會計檔案、工程建設檔案，還包括勘探開發檔案、科技檔案等大量的專業檔案，門類齊全、數量眾多，是石油企業發展的關鍵信息資源，同時也是企業核心競爭力的重要組成部分。2）企業檔案的作用。企業檔案的作用就是檔案的價值發揮，為企業發展、管理、創新提供決策依據，記載著企業的管理理念和發展歷史成果，積淀了企業的價值與文化，不斷提升企業的核心競爭力與文化軟實力。具體來說，石油企業檔案不僅記錄了企業發展的全過程，更是保存了企業發展的關鍵數據信息，為企業經營決策提供重要依據，服務于企業的各項中心工作，維護企業合法權益，維護員工切身利益。不僅如此，企業檔案還是企業文化、企業精神發展的親歷者和見證者。石油企業的歷史久遠，蘭州石化公司檔案就記錄了蘭州石化六十多年來從無到有、從小到大、從弱到強的厚重歷史和文化，并且從中提煉出蘭州石化特色的企業精神，幫助企業守住初心、留住記憶，助推企業傳承優良傳統、培育后續人才、發展企業文化。

2 企業檔案的價值和作用發揮面臨的挑戰

1）檔案價值變化的挑戰。在傳統的檔案管理中，檔案是由專兼職檔案人員收集、整理、歸檔形成的信息資源，而檔案價值的體現僅僅停留在檔案的本身層面，即單一的參考價值和憑證價值。但是隨著時代的發展，對于檔案價值有了更深層次的要求，“檔案價值要由靜態轉為動態、由隱性轉為顯性、由被動轉化為主動，才能從根本上符合經濟社會發展對檔案價值的需要。”因此，要深度挖掘檔案價值的潛在性、現代性和增值性：第一，檔案價值的潛在性是指檔案的價值在形成后，處于靜止的存儲狀態，要經過檔案管理人員的信息整合、提供利用，將檔案的隱性價值轉化為顯性價值，才有利于實現檔案價值的發揮。第二，檔案的現代性是指檔案作為歷史過程中的信息儲備而對現代社會的有用性，要通過各種現代化信息技術運用，將儲存信息進行釋放。第三，檔案增值性是指在檔案原有價值基礎上派生出新的價值，建立檔案之間的關聯性，不斷增加檔案利用范圍和檔案利用次數，使檔案價值擁有信息知識的無限擴充性。2）檔案現實價值體現的挑戰。企業檔案價值在現實運用中，具有以下兩個方面的挑戰：一是在實施檔案價值與作用發揮的過程中，檔案服務的基本要求就是檢索出目標性檔案。但是，隨著時代的進步，檔案利用者不再滿足于簡單的題目、文件編號等單一信息檢索，而是需求輸入關鍵字的全面檢索，只要是有一點聯系的檔案都希望通過檔案系統全盤檢索出來，從中挖掘更有價值的檔案信息。這不僅需要檔案系統更加網絡化、精準化、知識化和個性化，還需要檔案管理人員自身要具備較強的信息管理水平和檔案業務水平，在信息時代網絡聯通的模式下，檔案管理人員應該以互聯網思維重構檔案工作的制度和流程，拓展檔案價值和作用的深度與廣度。二是由于檔案的信息化和互聯網化，既要保證企業檔案的價值和作用最大化發揮和表現出來，又要做好檔案信息安全問題，這對于今后的檔案工作是一個極大的挑戰。首先，在虛擬的互聯網世界里，個人和各種社會組織隨時隨地都可以接收和發布檔案信息，因此檔案系統要擁有可靠的技術保密手段，防止檔案數據的泄密;其次，還要加強對原始檔案數據的管理工作，避免發生檔案信息丟失、失真、損壞等情況，保證檔案的原始性、證據性、安全性和合法性。因此，要構建形成更加完善的檔案信息安全管理體系，使體系內的各項責任制度落實到位，認真執行，避免一切可能出現的安全隱患。

3 企業檔案價值和作用發揮路徑

1）以開放為理念，增強企業檔案價值發揮意識。實際工作中不應該一直是“重整理、輕使用”的傳統思維，檔案人員不僅要做好檔案的收集、整理、保管等基礎業務，還要堅持一切以基礎業務為中心的建設工作，提升利用檔案價值和作用的水平。利用微信、QQ等新時代信息傳播工具，主動把允許開放的檔案數據信息推送和發送到檔案開發和利用者手中，促使檔案管理理念向“開放”轉變，在開放的同時，也要注重保密，既要做好檔案工作人員的保密知識與保密意識，更要重視和加強檔案信息保密環節，尤其是涉密檔案的檔案管理，要做好一系列嚴密的制度措施。 當然，涉及企業秘密的檔案，在利用前要進行嚴格的審核。除了涉密檔案及不便公開的檔案之外所有在公開范圍內可以公開利用的檔案，必須本著“服務企業、服務員工”的原則，保證普通檔案用戶在檔案利用方面不設置制度上的障礙，這樣才能真正使館藏檔案在主體利用過程中實現價值提升，使檔案工作真正發揮現實價值。2）以主動為方式，提升企業檔案價值發揮空間。結合現有的檔案管理系統，為檔案利用者盡可能地簡化環節，盡可能地使每一位檔案利用者得到滿意的答復，最大限度地實現主動服務、對接服務、跟蹤服務，例如，推出檔案微信公眾號、檔案APP等服務方式，以用戶需求為導向，有效整合檔案資源，深度挖掘、分析檔案價值和作用，使更加真實、全面和客觀的檔案信息服務于檔案利用者。檔案部門要準確地把握生產經營管理、深化改革、高質量發展對檔案的利用需求，隨時做好企業在重大決策、資產評估、資產劃撥、巡視審計、生產建設等檔案資源提供利用服務工作，不斷創新和探索高效方便的服務方式，主動開發檔案信息資源服務企業生產經營管理和改革發展。檔案管理人員還應主動與檔案利用人員進行溝通和交流，力求精準理解檔案利用者的查閱需求，提高檔案信息檢索能力，從側面提升檔案的價值和作用。3）以技術為保障，發揮企業檔案價值凝聚效益。隨著企業檔案信息化水平的不斷提高，不僅要做好檔案服務工作，更要做好企業檔案宣傳工作，在檔案部門和企業其他生產部門建立橋梁和紐帶，使一線員工真正了解檔案知識和檔案庫藏資源，提高檔案工作者的檔案意識和檔案利用者的查檔意識，進一步提高檔案利用率。企業檔案管理人員還應利用科學技術手段，對檔案利用效果及時跟進了解，及時對有價值的信息進行反饋、總結，為企業的經營發展提供檔案利用的最大化。近年來，隨著互聯網、大數據、云計算和人工智能等數字時代產物的出現，對檔案工作的環境、理念、模式等產生了深刻的影響，也促使檔案工作進行變革。利用現代信息技術，切實解決電子文件數量大、數據類型繁多、數據結構性強等問題，通過對檔案資源開發利用，以及對檔案信息資源共享，實現企業檔案信息資源的二次加工利用，最大限度地發揮了企業檔案價值的凝聚效益。

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