破產企業檔案的處置方法探析

摘 要：破產企業檔案作為國家檔案資源體系的構成成分之一，做好其保管工作是不可或缺的，而由于企業性質及實際檔案工作的復雜性，使得破產企業檔案的處置極為困難和混亂。首先按所有制結構將破產企業分為破產國企和破產非國企，在全面考察全國各地已有的處置案例及相關法規制度的基礎上，探析兩類破產企業的檔案處置具體可行的方法，以期為優化破產企業檔案的處置工作提供理論支持。

關鍵詞：破產國有企業;破產非國有企業;檔案處置方法;職工檔案

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.006

1 概述

1.1 企業及破產企業定義

企業，指以盈利為目的，應用土地、勞動力、資本、技術和企業人員才能等各種生產要素，向市場提供有形或無形商品，實行自主經營、自負盈虧、獨立核算的法人或其他社會經濟組織。按所有制結構，企業可分國有企業和非國有企業，前者指國務院和地方人民政府分別代表國家履行出資人職責的國有獨資企業、國有獨資公司及國有資本控股公司，包括中央和地方國有資產監督管理機構和其他部門所監管的企業本級及其逐級投資形成的企業;后者則與前者相對，它主要包括民營企業和外資企業[1]。

據《企業破產法》的定義，破產指企業法人不能清償到期債務，且資產不足以償還全部債務或明顯缺乏清償能力的，為達到清理債務的目的，而使法人資格消滅的過程。

1.2 破產企業檔案定義及作用

破產企業檔案既包括企業破產之前，形成積累的科技、會計、文書、人事檔案及音像、照片、實物檔案等各類文獻載體形式的記錄，也包括企業在破產清算過程中形成的各類文件。企業檔案由企業在各項社會實踐活動中形成的各種形式的有保存價值的文件轉化而來，它是企業不可缺少的信息和證據基礎，也是企業歷史延續的載體，是寶貴的歷史文化遺產[2]。企業破產關閉后，其檔案多成為維護國家、原企業人員及相關工作單位等各方利益的可靠憑證，也為考察企業各項工作、共享項目成果提供了參考依據，對社會穩定、經濟發展具有重要保障及促進作用。

根據企業所有制結構的不同，各類企業檔案的所有者也有所差異，因而破產企業檔案的處置方法也應視情況而定，采取不同的方法，這樣才能做到每份檔案都有其合適的歸屬。

2 破產國有企業檔案的處置方法

國有企業檔案是國企全部活動的真實記錄和寶貴財富，是企業資產的權威依憑，屬國家所有[3]。破產國企檔案切實記錄了該企業成立、運營和發展全過程，亦為國家資產清理、登記、評估工作的關鍵依據[3]，頗具憑證依據價值和參考研究價值。因而，應根據“統一領導，分級管理”的原則，將破產國企檔案移交給當地國家綜合檔案館保管。

2.1 實踐依據

2017年5月4日至5日，國家檔案局在江蘇省常州市召開的破產、關閉國有企業檔案處置工作專題座談會，主要內容為“研究國有企業資產與產權變動檔案工作”[4]。會后，國家檔案局經科司據國家檔案局《關于開展國有企業資產與產權變動檔案處置情況調查的通知》相關要求，對全國37個省、自治區、直轄市和計劃單列市及145家中央企業進行了摸底調查[5]。調查結果如下。

1）各省市區檔案局已處置檔案的歸屬流向主要有5種：（1）由原企業保管;（2）由改制后重組的企業保管;（3）由集團或上級企業代管;（4）移交所在地區檔案館代管;（5）移交所在地區檔案局分管企業的部門代管。[4]

其中，對于破產企業檔案的處置可行的有第三種，該流向舉例將在下文說明，不作贅述;第四種，如2017年山東省棗莊市檔案局派遣專人對市破產企業皮鞋廠檔案工作進行了實地檢查指導，后由市檔案館人員按檔案接收標準和工作程序，將市皮革廠整理規范的財務檔案996盒接收至市檔案館安全保管;第五種，如著名的“蘇州模式”。蘇州市檔案行政管理部門依托蘇州市工業投資發展有限公司的力量，建立蘇州市工投檔案管理中心，集中統一管理該公司所屬單位的改制（含破產）企業檔案資源，這一管理模式被稱為“工投模式”，在此基礎上，為實現全市改制企業檔案資源的集中保管，市檔案局又建立蘇州市工商檔案管理中心，由此形成改制企業檔案管理的“蘇州模式”[5]。

2）各中央企業檔案管理部門已處置檔案的歸屬流向主要有5種：（1）由原企業進行保管;（2）按企業新隸屬關系移交相關的檔案部門保管;（3）移交集團（公司）保管;（4）因保管場地等因素限制的由清算組暫時保管;（5）由物業公司或第三方檔案機構代管[4]。

以上幾種流向中，針對破產企業檔案具有實踐意義的有第三種、第四種，如中國船舶重工集團有限公司下屬的重慶五洲公司破產后，其所屬檔案移交給了本司技術檔案館保管[6];第五種，如2019年12月30日，南京市破產管理人協會與江蘇潤銀檔案管理咨詢有限公司合作簽約，成立了“南京破產企業檔案管理中心”，市檔案館張建寧副館長在會上對該中心的運行提出希望和要求，即將其打造為市破產企業檔案保管利用的中心基地。

經過分析，筆者認為，破產企業檔案由集團或上級企業代管雖有利于該部分檔案在一段時間內的妥善保管，但由于集團及上級企業本身的不穩定性使其依然冒著極大的變動風險，此外，出于對商業機密等的保護，保存在集團內的檔案也不便于非集團人員的利用;但地區檔案局分管企業的部門多以行業類別分別保管本業內檔案，容易造成破產企業檔案全宗的分散和流失;而由清算組、檔案寄存中心、物業公司或第三方檔案機構代管，都只是暫時性、過渡性的處置方法，且這些組織或機構多為商業性質，常存在人員不專業、保管條件不達標等現象，十分不利于破產企業檔案的長久保管和開放利用，它們不可能成為這些檔案的最終藏所。因而，只有我國永久保存檔案的文化事業機構——各級綜合性檔案館，才是破產國有企業檔案的合理流向與歸宿[7]。

2.2 法規制度依據

1998年國家檔案局、經濟體制改革委員會、經濟貿易委員會、國有資產管理局聯合出臺的《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，確定了國有企業資產與產權變動檔案“分類移交”的處置原則。除基建、設備、會計等專門檔案有特定的移交和保管要求外，企業的產品、科研、生產技術管理、經營管理等檔案都是在協商的基礎上“移交企業主管部門或寄存所在地國家檔案館?！庇纱?，各地檔案館成為企業破產檔案的法定接收單位。2012年底，國家檔案局發布第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，明確規定，國企從設立到破產過程中產生的檔案，按價值等級劃分保管期限并移交當地國家綜合檔案館歸檔保存。2020年6月20日新修訂并頒布的《中華人民共和國檔案法》也進一步明確了各地國家檔案館接收企業破產檔案的職責[8][9]。

2.3 必要性及意義

國企檔案是國家檔案資源體系的重要成分，包含大量機要敏感信息，不僅具有重要的信息價值，而且蘊含極高證據價值，關乎黨和國家核心利益，涉及企業核心競爭力、企業職工的切身利益[10]。由各級綜合檔案館保存破產國企檔案，是檔案工作為國企改革服務、確保國企改革順利進行的要求;是防止國企檔案資源損毀和流失、確保其完整與安全的要求;也是維護社會經濟發展歷史原始面貌的要求。這既可體現國企檔案國家所有這一原則，有益于豐富館藏、吸引用戶，更便于全面、深入挖掘破產企業檔案的現實價值和潛在價值[7]。

3 破產非國有企業檔案的處置方法

非國有企業作為國民經濟重要構成之一，其檔案是非國企在生產、經管、營銷等各項活動中直接形成的有保存價值的原始記錄，它反映了非國企興起與發展的歷程，屬企業所有，是其緊要信息資源和資產，受國家法律保護[11]。企業破產后，做好破產企業檔案工作也是必不可少的，它對維護原企業職工合法權益、為相關企業提供經驗借鑒、研究非公企業發展歷史等都有不可替代的作用。

3.1 法規體系中關于破產非國有企業檔案處置的表述

目前，有關破產非國有企業檔案的全國范圍內通行法規制度主要如下：

1）《檔案法》規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當按照國家有關規定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕

接收?！?/p>

2）1994年外經貿部、國家經貿委聯合檔案局發布《外商投資企業檔案管理暫行規定》，規定外資企業檔案工作的內容，如歸檔范圍、保管期限等，其中確切指出“外商投資企業終止、解散后，中外合資經營企業、中外合作經營企業的檔案交由原中方合資、合作者妥為保存，或向當地國家檔案館移交。”

3）2002年國家檔案局、國家經貿委及國家計委聯合印發《企業檔案管理規定》，明確了企業從產生至破產關閉等產權變動情況下，企業檔案工作內容。

4）2005年國家檔案局會同國家發展改革委、全國工商聯聯合下發《關于促進民營企業檔案工作發展的意見》，提出12條加強民營企業檔案工作意見。

但查閱完國家檔案局官網的“法規標準庫”（含檔案政策法規庫、檔案標準庫兩部分）后，雖然許多法規標準都強調了非國企檔案工作的重要性，但并未找出對于破產非國有企業檔案具體處置辦法或流向歸屬的規定。這側面說明了我國破產非國企檔案的處置自主性較大，現狀也相對不容樂觀。

3.2 對破產非國有企業檔案處置的建議

筆者認為，破產非國有企業檔案應在檔案行政管理部門的指導、監督和檢查下，根據專業人員鑒定后做出的現實價值和保存價值等大小進行處置：

1）對國家和社會具有重大價值的或需劃控保密的，應移交給當地國家檔案館。如《重慶市民營企業檔案管理辦法》規定“民營企業破產、關閉時，應將對國家和社會具有保存價值的檔案向當地國家綜合檔案館移交”;“經協商同意，國家綜合檔案館可以有計劃地將具有代表性的民營企業的檔案列入接收進館范圍”。

2）對國家和社會價值較小但對企業價值大的（一般是商業機密檔案、資產核算檔案等），可由負責人個人收藏保管;對國家、社會、企業都無利用價值的，則應按法定程序銷毀。前者體現了非國企檔案的私有性質，且這類檔案一般不會過多，由企業負責人保管是切實可行的;而后者既遵循了相關法律規范，又避免了人財物的浪費，也是可行的。

檔案寄存中心在保管破產企業、非國有企業、社會團體和個人檔案方面發揮了顯著作用，特別是當個別綜合性檔案館由于經費、人員等的緣由無力全部接收破產企業檔案時，不啻為一種緩和壓力的對策[12]。如深圳市檔案寄存中心接管了大批破產非國企檔案。因而，清算組清點完企業最后資產后，如有余力，可劃撥一筆費用給檔案中心等商業性檔案企業代管，沒有能力的則寄存在國家檔案部門。

此外，還可借鑒國外企業檔案管理模式，企業檔案協會屬公益性的中介機構， 為所涉及的企業解決了一大難題，也極大減輕了國家負擔，可作為永久保管檔案的社會性機構，并有利于破產企業檔案的集中利用[13]。

4 破產企業職工檔案的處置

企業的職工檔案比較特殊，也是企業破產過程最應被關注的檔案資源，因為職工檔案記錄的不只是企業職工工作有關信息，還與職工相關待遇認定及其他合法權益休戚相關[14]。企業破產后，其處置過程必須加以重視，由于各類企業所有者不同，導致企業職工檔案的所有者也不同，進而使得不同所有制結構的破產企業職工檔案處置方法亦應有所區分。但不論采用何種處置方式，職工檔案的處置都不應該帶有隨意性，致使檔案的遺失和“無頭檔案”的增多。

4.1 破產國有企業的人事檔案處置

我國現有檔案法規對人事檔案形成單位依然明定為黨、政、軍、群系統及國有企業、事業單位，而人事檔案的所有權是歸屬國家的，也即破產國有企業的職工檔案是歸國家所有的，為了與破產非國企職工檔案作區別，筆者稱之為人事檔案。按目前規定，這些人事檔案最終都會由各個單位移交到國家的各級綜合檔案館保存[15]。但在移交之前，也可選擇一些暫時性的處置方法。如上海為有序分流保管本市國有破產企業的職工檔案，采取了4種方式：1）按照改制后企業資產和產權關系，將破產企業職工檔案移交新的企業或上級控股公司管理;2）由控股（集團）公司或子公司授權，將破產企業職工檔案管理權限委托系統資產管理中心承擔;3）根據改制企業檔案保管容量大的需求，在各系統、各行業按照區域或行業板塊，建立破產企業職工檔案集約化管理平臺;4）與上海市綜合檔案館和上海市勞動保障局協商共管破產企業職工檔案[14]。

4.2破產非國有企業的職工檔案處置

現今經濟條件下，非國有企業人事記錄是否建立由各企業自主決定，其所建立的人事記錄歸各個建立人事記錄的單位所有[15]。該情況下，筆者以為，企業破產后，所屬人事記錄則可參照破產國有企業人事檔案處置方法。例如，2009年哈爾濱市南崗區檔案局和勞動與社會保障局合力籌建并成立了首家破產企業檔案管理中心，截止2014年底，該中心已為全區共8300余名下崗職工、非公有制企業職工、其他務工人員建立人事檔案，并為全區各類企業免費提供職工檔案的建檔與業務指導工作。如果未建立系統的人事記錄，則企業職工檔案所有者應該為職工個人，企業破產后，職工檔案應隨員工個人流動，轉移到新的工作單位，也可交給當地國家勞動保障局或人事管理部門

代存。

參考文獻

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作者簡介

朱小慧（1999-），女，漢族，福建師范大學社會歷史學院2017級檔案學本科生。