做好村級換屆選舉檔案管理的若干要務

駱嘉莉 彭期蘭/東陽市檔案館

根據省委、省政府的統一部署，今年全省全面啟動新一輪村級組織換屆選舉工作。此輪換屆，正值村級組織任期調整的分界期、“一肩挑”的全面實踐期、行政村規模調整的融合期，艱巨性和復雜性前所未有。村級組織換屆工作中形成的具有保存價值的資料，經歸檔即是村級組織換屆檔案。村級組織換屆檔案真實反映了村級組織換屆工作的方方面面，能夠保障換屆后各項工作有序開展，還能保障村民合法權益。當前，做好村級組織換屆檔案管理是貫徹習近平總書記關于基層組織建設重要指示精神、堅持檔案工作“三個走向”根本遵循的重要舉措，是貫徹落實浙江檔案工作“一強化四提升”的實際舉措，也是推動檔案工作向基層延伸、向縱深發展的具體舉措。

1 換屆檔案管理存在的問題

一是缺乏做好換屆檔案管理的意識，有一些村的村干部缺乏要將換屆材料及時歸檔的意識，在換屆選舉時沒有按要求及時收集保管相關重要文件材料，也沒有按照要求第一時間歸檔，時間一久許多重要材料就散失了。還有個別村干部出于各種原因，在換屆選舉后不愿向新的班子移交自己保管的資料，造成檔案缺失。二是換屆檔案管理制度不健全，如沒有規定要有專人負責檔案管理，現實中往往由村會計、文書兼職管理檔案，且他們崗位變動頻繁，因此難以做好檔案管理。再如沒有檔案移交方面的規定，檔案的移交易被忽略；沒有要求檔案要集中統一保管，工作中往往是誰形成誰保管，如遇工作人員崗位變動，形成的資料也沒有及時移交。三是檔案保管條件跟不上，庫房設施不符合“九防”要求。大部分村都未設置專門的檔案室，少數有檔案室的村也未配齊除濕機、查檔電腦、滅火器等硬件設施。

2 加強換屆檔案管理的若干對策

2.1 加強領導，搭建三級聯動網絡

縣市層面上，在市委辦的統籌推動下，我市檔案部門積極對接組織、紀監、宣傳等部門，形成工作合力。檔案部門負責業務指導和工作推進，組織部門牽頭各鎮鄉黨委落實檔案工作組織架構，紀監部門配合工作推進情況的紀律督查，宣傳部門加強宣傳造勢。

鄉鎮層面上，根據新修訂檔案法“鄉鎮人民政府應當指定人員負責管理本機關的檔案，并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監督和指導”的規定，要求各鄉鎮（街道）落實一名分管領導和一名管理人員，分管領導負責落實專門用于存放轄區內的換屆檔案的庫房，管理人員負責對接各聯村干部，做好轄區內換屆檔案的接收和保管工作。

村級層面上，指定各行政村（社區）由支部書記、網格員、村務監督委員會主任負責換屆檔案工作。支部書記為換屆檔案工作的第一責任人，網格員為直接責任人，村務監督委員會主任負責檔案移交時的見證監督；同時明確各聯村干部的職責，即配合檔案管理人員做好選舉檔案的指導、收集和移交。

2.2 狠抓試點，發揮示范引領作用

一是壓實主體責任，“軟硬皆施”強化基層基礎。主動參與東陽首個換屆選舉試點鄉鎮南馬鎮召開的全鎮村級組織換屆工作動員大會，服務換屆期間各項資料的發放、整理、收集、歸檔等工作。按照“一村一柜”標準，設置符合“九防”要求的檔案庫房，配備檔案專柜等設備，確保硬件設施準備到位。明確對專班專職人員的職責要求，把換屆選舉材料的形成、歸集、移交納入選舉工作計劃和工作程序，列入有關人員職責范圍，與換屆選舉工作同時布置、同步推進。

二是細化業務指導，完成“三個一”工作部署。首先進行一次專題培訓，專門針對鄉鎮檔案人員開展南馬鎮村社組織換屆工作培訓會，明確換屆檔案工作要求與流程，并解決人員配備和庫房設置等方面存在的問題。其次建立一套管理制度，根據南馬鎮實際情況，及時建立檔案管理人員崗位職責、文件材料收集歸檔、借閱查詢、保密管理、鑒定銷毀等方面制度。再次開展一次專項指導，與聯村干部到各行政村進行指導、統籌、培訓。

三是注重工作實效，保證換屆選舉過程中檔案的齊全完整。在換屆選舉前，明確將村委會換屆選舉中文件材料的收集移交工作作為換屆選舉的重要組成部分。各村按照村級檔案歸檔范圍和保管期限表，做好財務賬目、債權債務、集體資產清單、合同協議等重要文件資料的交接。在換屆選舉中，做好各個階段文件資料的收集工作，在新一屆村級組織產生后10日內完成檔案交接，在換屆工作結束后1個月內完成“村檔鎮管”工作小結。

2.3 強化監督，細化落實法律責任

要求新一屆村級組織產生后，原村級組織須在10日內將檔案全部移交并填報《檔案交接文據》，鄉鎮（街道）應及時統計所轄村的換屆檔案管理情況，填報《村級組織檔案移交情況統計表》，并在1個月內將轄區內村級組織檔案移交情況報市委組織部和市檔案局。對于在換屆選舉過程中涂改、損毀、丟失檔案的或拖延、拒絕移交檔案的，將進行嚴肅處理，并追究有關人員責任。