基于PMIS 系統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目電子文件管理探析

張榮亮 王君正 張 牧/浙江浙能嘉華發(fā)電有限公司

PMIS系統(tǒng)是燃煤耦合污泥發(fā)電項(xiàng)目的基建管理信息系統(tǒng)，其建設(shè)目標(biāo)為實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目電子文件全過(guò)程歸檔管理。它在原有PMIS平臺(tái)基礎(chǔ)上擴(kuò)展開(kāi)發(fā)施工管理功能，預(yù)留與檔案管理系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)PMIS系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸與交互，同時(shí)實(shí)現(xiàn)PMIS系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)銜接。筆者所在的嘉興發(fā)電廠燃煤耦合污泥發(fā)電擴(kuò)建項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)PMIS系統(tǒng)已與項(xiàng)目同步建設(shè)，能夠?qū)?xiàng)目電子文件產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)實(shí)施有效控制，實(shí)現(xiàn)電子文件管理及歸檔。

1 建設(shè)項(xiàng)目電子文件管理存在的問(wèn)題

一是建設(shè)項(xiàng)目電子文件具有傳統(tǒng)文件所不具備的系統(tǒng)依賴性、信息易變性等技術(shù)特點(diǎn)，電子文件活動(dòng)過(guò)程時(shí)間拉長(zhǎng)，電子文件管理面臨真實(shí)性、完整性和長(zhǎng)期可讀性的問(wèn)題；此外電子文件管理方式會(huì)隨信息技術(shù)變化而發(fā)生變化，電子文件安全性難以得到保障。二是項(xiàng)目電子文件種類繁多，涉及立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工記錄、驗(yàn)收記錄、竣工圖等，整個(gè)工程無(wú)法保證所有類型的電子文件都是原生態(tài)的電子文件，特別是很多外部文件將無(wú)法納入PMIS系統(tǒng)的流程，只能進(jìn)行數(shù)字化處理后以附件形式掛接到PMIS系統(tǒng)，電子文件有效性得不到保障。三是參建單位多，包含建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位等，業(yè)務(wù)能力參差不齊，對(duì)電子文件的理解存在偏差，如果沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度，電子文件歸檔難以開(kāi)展。

2 基于PMIS系統(tǒng)的電子文件管理實(shí)現(xiàn)方式

第一，完善配套管理制度，規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案管理。一方面，從項(xiàng)目管理上，實(shí)施前端控制、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，切實(shí)加強(qiáng)檔案工作與基建工程同步管理力度，保證建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的原始性。制定《嘉興發(fā)電廠250t/d燃煤耦合污泥發(fā)電項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等管理制度，檔案管理人員從電子文件的形成、積累、整理到歸檔，按時(shí)間、范圍等逐細(xì)節(jié)監(jiān)督、指導(dǎo)，實(shí)施科學(xué)的前端控制。另一方面，在電子檔案管理制度上，在工程開(kāi)始就提出電子文件歸檔要求，竣工資料驗(yàn)收時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行檢查，只有保證電子文件驗(yàn)收工作的質(zhì)量，才能保證整套電子文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，保證電子文件的順利歸檔、整理及利用。

第二，優(yōu)化PMIS系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，完善原生態(tài)電子文件。由于PMIS系統(tǒng)平臺(tái)在電子文件形成當(dāng)中的功能比較單一，根據(jù)實(shí)際情況，實(shí)施燃煤耦合污泥發(fā)電項(xiàng)目PMIS系統(tǒng)差異化開(kāi)發(fā)，對(duì)38個(gè)功能模塊優(yōu)化，開(kāi)發(fā)了施工管理模塊，PMIS系統(tǒng)電子簽章和電子簽名，制定數(shù)字簽名流程和認(rèn)證方式，開(kāi)展PMIS系統(tǒng)電子文件的電子簽章流程，完善PMIS系統(tǒng)原生態(tài)電子文件。同時(shí)根據(jù)電子文件歸檔范圍，在PMIS系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定分類號(hào)和保管期限，實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)分類和鑒定。

第三，開(kāi)發(fā)PMIS系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)接口。檔案系統(tǒng)向PMIS系統(tǒng)提供Webservice接口，PMIS系統(tǒng)將需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)按檔案系統(tǒng)提供的規(guī)范封裝成XML，調(diào)用歸檔接口歸檔數(shù)據(jù)目錄，電子文件上傳到sftp服務(wù)器，檔案系統(tǒng)根據(jù)歸檔XML中信息找到對(duì)應(yīng)路徑將電子文件歸檔。歸檔時(shí)以一個(gè)標(biāo)段作為一卷檔案歸檔，案卷中采用一文一件的形式歸檔，即一個(gè)文件目錄下放一個(gè)原件。若一條業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有多個(gè)附件，則進(jìn)行多次傳送，一條業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)攜帶一個(gè)附件，直至附件全部傳送至檔案系統(tǒng)。

第四，優(yōu)化PMIS系統(tǒng)的電子文件歸檔系統(tǒng)。一是搭建電子文件歸檔功能模塊，對(duì)原有的檔案管理系統(tǒng)流程和功能再造，升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)電子文件歸檔系統(tǒng)與PMIS系統(tǒng)對(duì)預(yù)歸檔功能模塊進(jìn)行對(duì)接，增加日志管理、審計(jì)跟蹤、檢測(cè)、元數(shù)據(jù)采集功能。在PMIS系統(tǒng)中新增“電子文件歸檔”功能，此功能主頁(yè)面包含歸檔范圍中所確定的所有功能，采取一鍵歸檔模式完成歸檔。將PMIS系統(tǒng)平臺(tái)上辦結(jié)的電子文件歸檔移交到檔案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔模塊，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理可控、可溯、可靠。

二是分析歸檔元數(shù)據(jù)。根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)和PMIS系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)元數(shù)據(jù)分析，歸檔電子文件元數(shù)據(jù)主要包括項(xiàng)目名稱、文件題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件類型、軟件環(huán)境等20多個(gè)元數(shù)據(jù)，同時(shí)從案卷層和文件層兩方面，基本滿足系統(tǒng)發(fā)生變化時(shí)電子文件的恢復(fù)、數(shù)據(jù)遷移，保證建設(shè)項(xiàng)目電子檔案真實(shí)、完整。

三是進(jìn)行四性檢測(cè)。在PMIS系統(tǒng)電子文件歸檔形成電子檔案的過(guò)程中利用各種手段、措施、技術(shù)、制度來(lái)確保真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。在依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)際需要，在PMIS系統(tǒng)電子文件歸檔形成電子檔案的過(guò)程中對(duì)系統(tǒng)形成的歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行四性檢測(cè)。檢測(cè)工具設(shè)置四性檢測(cè)的檢測(cè)項(xiàng)，按照檔案歸檔階段、檔案移交階段和檔案長(zhǎng)期保存階段給出推薦檢測(cè)項(xiàng)。在流程中加入電子簽名環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化操作手續(xù)、保障電子檔案真實(shí)性角度進(jìn)行技術(shù)方案的設(shè)計(jì)。