核電檔案智能利用系統研究

巫佳立 岳振興/中核龍安有限公司、三門核電有限公司

檔目前核電檔案已逐步實現管理信息化，隨著移動應用技術的不斷發展，尤其是近年來大數據、云計算、人工智能等理論和技術的成熟與發展，檔案信息服務不再受時間和空間限制，在線查詢、遠程服務、主動推送等利用檔案服務方式逐步實現。在核電檔案電子化、信息化管理的背景下，核電檔案利用者希望通過“一站式”服務，直接、快速、便捷地利用檔案。因此核電檔案管理部門必須結合信息技術發展趨勢，不斷創新檔案利用方式，滿足實際需求。

1 建設檔案智能利用系統的現實意義

以三門核電為例，現階段檔案利用還存在檔案管理部門不能根據企業發展要求主動提供服務、檔案目錄結構與利用習慣不匹配、檔案查全率與查準率都不盡如人意等問題。為此，核電檔案管理部門應樹立主動服務企業發展和以人為本的檔案管理理念，堅持以“利用”為核心，對文檔業務特別是檔案利用的流程和制度進行梳理與優化，為檔案利用服務的轉型升級提供保障。可主動應用信息技術建設“檔案智能利用系統”，將企業發展需求、工作人員利用需求，與檔案數據資源有效融合，提供有針對性的檔案服務。

核電企業建設檔案智能利用系統具有現實意義。從用戶需求層面來說，目前核電企業檔案管理系統的文檔檢索功能不全面、配置不豐富，工作人員查詢利用文檔效率不高、用戶體驗較差。建設檔案智能利用系統可以根據用戶需求有針對性地提供檔案信息，有效破解檔案“供給”和“利用”之間的矛盾，并提升用戶體驗。從技術應用層面來說，目前信息技術已經得到廣泛應用，以核電企業為例，三門核電、江蘇核電等企業為例，上述企業將信息技術應用于信函智能批分等工作中，推動工作提質增效。核電企業完全可以利用信息技術做好檔案利用服務。

2 檔案智能利用系統的功能分析

核電檔案智能利用系統能夠自動收集和分析用戶利用需求，轉化為以檔案元數據為內容的結構化系統配置規則，通過系統自動執行規則向工作人員配置檔案目錄結構、提供檔案利用服務。其主要功能可以概括為“隱性需求顯性化、顯性需求結構化、結構規則信息化、利用信息數據化、數據信息智能化”。

2.1 隱性需求顯性化

隱性需求顯性化指檔案人員通過有效方式收集、匯總和分析用戶檔案利用需求，在這其中收集是重中之重，因為需求收集是否完整、準確直接決定了檔案智能利用系統能否滿足用戶個性化、精細化、知識化的利用要求，決定了后續利用需求能否有效轉化為相關元數據。收集的主要內容包括檔案主題、類型、形成單位、形成時間、利用頻率、配置范圍等。

這一項工作可采用系統收集或人工收集的方式開展。如采用系統收集和分析數據，檔案人員需要進行提前確認，如業務人員檢索的關鍵字、檔案點擊率、檔案查閱時長等，確保系統收集的數據能全面反映用戶利用需求。如采用人工收集和分析數據，檔案人員需要基于檔案利用者的視角開展工作，形成較為完整的利用需求。主要的收集途徑如下。一是通過賬戶信息初始設置時收集，即在創建賬戶或者首次登錄時由業務人員填寫其責任范圍的系統、設備或子項等，及其關注的檔案范圍。系統可根據崗位職責預設相對應的配置規則作為輔助手段；二是通過定期訪談、問卷調查、檔案宣傳等方式收集利用需求；三是通過檔案借閱、查詢等數據分析收集檔案利用需求；四是根據項目進展情況，或利用主管部門進行專項檢查的契機收集利用需求；五是通過文檔服務信箱、微信公眾號等收集檔案利用需求。

2.2 顯性需求結構化

顯性需求結構化是將用戶的利用需求轉化為具體的檔案標題、文件編碼、文件類型、形成單位、接收日期等元數據及其組合，以上轉化是否成功將直接決定檔案配置規則能否滿足利用要求。這項工作是檔案智能利用系統的基礎性功能。

為確保轉化效果，檔案人員應當提供統一、規范的檔案元數據，可以重點從以下三個方面著手。首先建立檔案元數據著錄程序，明確元數據的著錄內容、標準；其次對元數據著錄、檢查人員開展專項培訓，減少人因失誤；最后設置系統級數據著錄校驗規則和環節，確保著錄信息有效性。

在具體轉化時，必須要確保轉化元數據的數值準確、內容完整；要確保轉化元數據之間邏輯關系嚴密、精準、簡單并且規則唯一；還要確保轉化的元數據易于被計算機識別，因此要以數字、字母組成的編碼為主，避免使用文字。如，“反應堆冷卻劑系統（系統代碼為RCS）近一年的設計變更（文件類型代碼為GEF）”，采用文字的方式為，選取文件標題包含“反應對冷卻劑系統”“設計變更”且接收時間為“前一年內”的轉化規則；而采用編碼的方式為，選取為文件編碼包含“RCS”“GEF”且接收時間為“前一年內”的元數據組合。采用編碼的方式更易于計算機識別，用戶利用效果更好。

2.3 結構規則信息化

結構規則信息化是將轉化的元數據規則在系統后臺配置成系統可執行的流程，最終形成用戶個性化的目錄結構、檔案更新的推送信息等，結構規則信息化將直接決定檔案智能利用系統能否滿足人員使用需要，這是檔案智能利用系統實施的重點。

在后臺規則配置過程中，檔案管理人員需配合完成的主要工作為：提供準確完整的、邏輯嚴密的結構化元數據規則；提供檔案智能利用系統啟停的條件；提供檔案成果推送信息的主要內容、原則、對象、頻次。在系統前臺展示方面，檔案管理人員需要重點關注定制化、個性化、多維度的檔案目錄結構；信息動態推動方式及信息內容；檔案成果的匯總報表及相關更新數據。

2.4 利用信息數據化

利用信息數據化是將用戶檢索內容、查閱頻次、查閱時長等行為信息轉化為具體的數據，系統對上述數據按照既定規則進行統計、分析，從而了解和掌握用戶檔案利用情況，發現檔案利用的變化趨勢，進而更新和優化檔案智能利用的配置規則，持續完善檔案智能利用系統。這是發現用戶潛在利用需求、持續提升檔案服務質量的重要途徑，并且有助于提高檔案查全率和查準率。利用信息數據化是檔案智能利用系統的關鍵功能。

目前用戶行為收集技術在軟件層面已經比較成熟，技術類型也較多，目前主流的有直接Web日志的抓取、JavaScprit標記等。在Web應用的訪問過程中，每個請求都代表著一個用戶行為，Web日志的抓取可以獲取如停留時間、訪問對象等一系列信息。同時每個網頁都會在瀏覽器中以源碼的形式保存，腳本標記通過抓取頁面信息獲取用戶的當前動作及對象。

針對檔案智能利用系統，利用信息數據化可以通過日志抓取和腳本標記相結合的形式進行，針對內容的檢索記錄、檔案利用等都通過日志抓取來保證數據的準確性，同時進行系統應用日志收集，進一步完善基礎需求數據。

2.5 利用數據智能化

利用數據智能化指核電檔案智能利用系統通過配置的算法自動分析統計檔案利用數據，更新配置的規則、范圍、目錄結構、檢索結果、推送信息等，最終實現自動化、智能化推送，這是檔案智能利用系統的核心價值。

當前大數據分析主要應用已有較多成熟技術，供應商也可根據用戶需求提供專門的解決方案。實現利用數據智能化的重點在于總結提煉檔案利用數據的算法，利用人員檢索檔案的范圍、關鍵詞出現頻率、文件被檢索次數、文件閱讀停留時長等都能直接反應用戶利用需求，為此根據利用人員查詢或者直接利用某類檔案的次數匹配算法進行檔案智能利用規則配置，最為簡單和高效。