數字檔案館生態系統組織治理能力研究

周林興/上海大學圖書情報檔案系

隨著現代技術的發展與應用，數字檔案館生態系統由個體到種群、由單一到多元、由弱小到壯大，呈現出蓬勃發展的態勢，但同時存在個體發育不成熟、種群發育不平衡、群落發展不完整、與社會整體發展不協調等現實問題[1]。在技術變革和社會變革雙重作用下，數字檔案館的組織需求、組織形態、社會公眾的期望等環境要素均處于動態變化之中，互聯網的發展、新組織形態的涌現、組織依賴性的提升、公眾需求的日益增多等，對數字檔案館生態組織提出了更高要求，開展組織治理的必要性和緊迫性日益突出。

目前國內外學者已經認識到數字檔案館生態系統亦是一種組織生態系統，經歷著開拓期、成長期、成熟期和衰退期四個發展階段[2][3][4]，卻未能及時轉變單一、線性管理思維，未能充分認識到治理在數字檔案館生態系統組織生長、更新以及進化過程中所起的積極作用。因此，在明確數字檔案館生態系統組織治理內涵基礎上，構建數字檔案館生態系統組織治理能力模型，分析數字檔案館生態系統組織治理能力制約因素，探索數字檔案館生態系統組織治理能力提升策略。

1 數字檔案館生態系統組織治理

數字檔案館既是一種基于信息技術環境易變的信息管理系統，也是一種新興的集中保管數字檔案信息資源的組織，具有內在的組織結構，包括主體、數字檔案資源、生存環境等各種生態因子，各種生態因子之間相互協調、相互關聯，形成一個有機的生態系統。因此，數字檔案館作為一個生態物種，既可被視為信息物種，也可被視為組織物種，具有組織生態和信息生態雙重屬性。而數字檔案館生態系統作為“一定區域內各類數字檔案館與環境共同組成的數字檔案館復合體”[5]，決定其同樣具備組織生態屬性，這就為組織治理的嵌入與活化預留了機會與可能，它能夠確保組織的有效性、可持續性和高績效性，提高組織在價值鏈中的可靠度和信任度，促進數字檔案館生態系統可持續發展。

總體來看，“組織治理”反映的是一種市場主體自我組織的治理機制，其本質是借助治理結構平衡組織內外公平、控制、效率、激勵之間的關系。引入組織生態學和社會治理等理論方法，結合數字檔案館生態系統相關概念，可將“數字檔案館生態系統組織治理”定義為“數字檔案館生態系統在社會生態系統中為了媾和相關主體利益、達成組織目標，所采取的契約、協調、激勵等方法措施制度化的過程與成果體現”。

2 數字檔案館生態系統組織治理能力模型

數字檔案館生態系統組織是指由諸多生態因子按照一定方式有機聯系起來的數字檔案資源管理系統，包括數字檔案館個體、種群、群落和整體系統等。而組織作為一個社會實體，須具備明確的目標導向、精心設計的結構和有意識協調的活動系統，同時與外部環境保持密切聯系[6]。因此，數字檔案館生態系統組織治理能力建設，首先應當圍繞組織所含基本要素，搭建數字檔案館生態系統組織治理能力模型。

2.1 組織導向治理能力

組織導向治理能力，即數字檔案館生態系統組織在統一的政策法規、發展規劃、建設目標和服務宗旨的指導下對自身行為活動的規范和改進能力，決定著組織治理能力的上限。該治理能力的增強，將持續增強數字檔案館生態系統組織的合法性，改善數字檔案館生態系統生存環境，促進數字檔案館之間的物質、能量、信息和價值流動，加快數字檔案館個體、種群和群落的“更新換代”，保障數字檔案館生態系統的可持續發展，推動數字檔案館進化為智慧檔案館等更高級存在形態。

2.2 組織結構治理能力

組織結構治理能力，即數字檔案館生態系統組織對自身管理制度和運行結構的前期設計和后期優化能力，決定著組織治理能力的下限。該治理能力的增強，將徹底解決數字檔案館個體、種群等組織低水平重復建設問題，使數字檔案館生態系統組織從一開始就擁有較為清晰、明確的建設思路，節省建設和培育時間、資金成本，提升數字檔案信息資源的聯通性和利用率，增強數字檔案館生態系統組織的集聚效應，加速促成數字檔案館生態系統真正成為一個規模成型、層次分明、互聯互動的整體。

2.3 組織關系治理能力

組織關系治理能力，即數字檔案館生態系統組織建立組織間信任，實現組織間關系有效性的能力，是組織治理能力的內在要求。該治理能力的增強，將有助于以信任取代傳統科層制治理模式下的等級內核，更好適應分布式、跨領域數字檔案信息資源管理系統建設需要，加強數字檔案館生態系統組織間關系的社會控制，充分激發數字檔案館生態系統組織的合作意識和競爭優勢，對內通過組織行為協調維護數字檔案館生態系統的穩定性，對外通過集體文化產出改善數字檔案館生態系統外部資源環境。

2.4 組織環境治理能力

組織環境治理能力，即數字檔案館生態系統組織與生存環境之間物質、資源、能量、價值的交互以及創造外部有利生存環境的能力，是組織治理能力的外在體現。該組織治理能力的增強，將減少同類數字檔案館生態系統組織生態位重疊現象，避免惡性競爭和“無為而治”，幫助數字檔案館生態系統組織找準自身定位，基于特色數字檔案信息資源和綜合實力實現競爭優勢最大化，為其贏得充足的生存發展空間，減輕對宏觀環境的過分依賴，加強應急管理及抗風險能力，提升數字檔案館生態系統生態位。

3 數字檔案館生態系統組織治理能力制約因素

3.1 組織生態能級偏低

數字檔案館生態系統組織正處在一個成長發展期，已從種苗培植的開拓期邁入目前種群的成長期，呈現出地方綜合數字檔案館、企業數字檔案館、高校數字檔案館、其他數字檔案館種群成長四類發展態勢，但種群的類型、規模、數量、密度等還有待壯大和科學配置。如截至2020年5月6日，我國僅有32家檔案館建設的數字檔案館系統通過國家檔案局測試，達到“全國示范數字檔案館”標準，60余家檔案館建設的數字檔案館系統達到“國家級數字檔案館”標準，2018年確立的35家企業數字檔案館（室）建設試點單位中，也僅有交運集團有限公司等9家試點企業完成試點工作，并通過國家檔案局組織的驗收[7]，數字檔案館無論是數量還是質量都尚未達到成熟期數字檔案館生態系統標準。且群落成長也存在發展不平衡現象，東中西部地區之間以及經濟發達地區與經濟欠發達地區之間群落發展差距明顯，整體而言還遠未達到穩定的成熟期，組織生態能級依舊偏低。

3.2 組織資源缺乏整合

數字檔案信息資源總量雖在信息化建設中得到大幅增長，但總體來看，與數字檔案館數字信息資源建設要求相去甚遠[8]，數字檔案館生態系統組織資源依舊缺乏有效整合。首先，數字檔案資源的分散性。數字檔案資源廣泛分散在社會組織中，各系統、各單位、各部門的檔案資源管理條塊分割、各自為政、彼此孤立，形成一個個“信息孤島”[9]。其次，數字檔案資源的異構性。生成環境的技術系統異構、數據結構異構、業務流程異構、服務平臺異構等問題[10]，導致數字檔案資源載體、格式、標準不一，共建共享較為困難，難以實現不同數字檔案信息管理系統的跨平臺流通，加劇深度挖掘、知識關聯及開發利用難度。最后，數字檔案資源結構失衡。黨政機關的公務檔案占比較大，民生檔案、科技檔案的收集和利用工作依舊有待加強，形式上仍以文本為主，類型不夠豐富[11]，如2019年度全國各級國家綜合檔案館共接收、征集檔案7980.4萬卷、件，其中照片檔案132.3萬張，錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案3.4萬盤，占比分別約為1.66%和0.043%；而截至2019年底，全國各級國家綜合檔案館館藏檔案82850.7萬卷、件，照片檔案2203.8萬張，占比也不足3%[12]。

3.3 組織創造活力不足

“專業人才隊伍建設是社會組織能力建設的重要方面，也是激發社會組織活力的重要保障。”[13]現階段數字檔案館專業技術人才匱乏，人才的專業化程度不高，高端人才較為欠缺，已成為數字檔案館生態系統組織創造活力不足的主要原因。首先，數字檔案館專業技術人才緊缺。各地檔案館，特別是市縣級檔案館，因受編制、人員結構等多方面因素的制約，普遍缺少專業的檔案人才和計算機人才[14]，相應數字檔案館建設所需的專業技術人才儲備不足。其次，數字檔案館人才專業化程度不高。2019年各級檔案行政管理部門和綜合檔案館現有專職人員中，具有博士研究生檔案專業程度13人、碩士研究生檔案專業程度427人、研究生班研究生檔案專業程度163人、大學本科檔案專業程度4709人、大專檔案專業程度1602人、中專及職業高中檔案專業程度256人，分別占總人數的0.03%、1.0%、0.4%、11.3%、3.9%、0.6%，合計占比僅為16.23%[15]，考慮到并非所有綜合檔案館都已建設成為數字檔案館，數字檔案館人才的專業化程度可見一斑。最后，數字檔案館復合型、創新型人才匱乏。我國檔案信息化建設中的人才問題十分突出，尤其是綜合型人才嚴重匱乏[16]，人才斷檔與高層次、創新型專業人才不足并存，檔案實踐中以數字檔案館館員培養為典范的復合型、創新型人才隊伍建設仍有待加強。

3.4 組織協作有所保留

信息機構在信息共享的同時，都希望獨占部分特有的信息資源，特別是珍貴的、稀缺的信息資源[17]。首先，由于檔案信息資源分布不均以及區域技術水平、利用服務能力的限制，除國家級數字檔案館外，絕大多數省級、市級、縣級數字檔案館生態系統組織競爭優勢形成和品牌建設仍然依賴于獨有的數字檔案信息資源，對于該部分檔案信息資源并不能做到完全互聯互通，仍然存在顧忌、有所保留。其次，2018年檔案機構改革后，檔案館成為文化事業單位，不再具備檔案行政管理職能，省級綜合檔案館之于市級綜合檔案館、市級綜合檔案館之于縣級綜合檔案館失去了原有的指導關系。綜合檔案館建成的數字檔案館之間在失去原有外在約束關系后，各自館藏檔案信息資源狀況透明度將有所下降，組織關系也將變得不明朗，進而給上下行政層級對應的數字檔案館之間的通力協作造成困難。最后，目前我國檔案跨館查閱利用主要側重于民生檔案方面，其他類型的檔案信息利用跨館服務在思想上、行動上依舊未能跟上改革開放的時代步伐，數字檔案館跨館查閱利用服務范圍還略顯狹窄[18]，制約著數字檔案館生態系統組織協作的拓展與深化。

4 數字檔案館生態系統組織治理能力提升策略

數字檔案館生態系統的發展歷程潛含著數字檔案館個體系統和整個數字檔案館生態系統發育的交融[19]，因而可從制定全局性戰略引領規劃、健全多層次制度規范體系、優化檔案管理者隊伍素質和增強組織間關系的信任度等路徑全面提升數字檔案館生態系統組織治理能力。

4.1 制定全局性戰略引領規劃

制定科學合理的發展規劃，是保持數字檔案館建設和運行持續、快速、整體發展的必要前提，也是數字檔案館生態系統組織治理能力提升的重要基礎[20]。首先，從國家檔案事業發展戰略高度出發，對數字檔案館生態系統內外部環境進行充分調研與分析，探尋數字檔案館生態系統面臨的機遇和挑戰，制定未來十年全國性數字檔案館生態系統培育戰略計劃，對數字檔案館生態系統組織進行科學規劃與合理把控，為數字檔案館生態系統的健康運行和長遠發展提供戰略支撐，如《2020—2030數字檔案館生態系統建設戰略規劃》。其次，明晰當前數字檔案館生態系統組織整體空間布局、階段目標、方法途徑和建設現狀，以高水平、強有力的組織導向規范建構不同類型、不同層次、不同階段的數字檔案館，編織更具自律性、自覺性、自強性、自省性的數字檔案館生態系統組織網絡。最后，在《數字檔案館建設指南》基礎上，制定《數字檔案館等級評估辦法》《數字檔案館生態系統健康培育指南》，增進數字檔案信息資源科學配置、互聯互動與高效利用，提升數字檔案館風險管控、應急管理和危機決策能力，充分發揮主觀能動性改善數字檔案館生態系統生存環境，實現生態系統主體和客體之間的和諧統一，加速實現數字檔案館生態系統組織導向和組織環境治理能力的科學化與現代化。

4.2 健全多層次制度規范體系

健全頂層制度設計、中觀制度規范、微觀制度安排等多層次制度規范體系，保障數字檔案館生態系統組織治理能力穩步提升。首先，修訂國家和地方相關法律法規和政策框架，為數字檔案館生態系統組織工作開展提供根本支撐。在國家層面法律法規中凸顯數字檔案館的存在、性質、職責與作用，如2020年6月20日新修訂的《中華人民共和國檔案法》首次明確規定“有條件的檔案館應當建設數字檔案館”，極大提升數字檔案館在我國檔案機構建設中的地位和社會關注度；在地方法規和行政規章中，對數字檔案館、傳統檔案館、用戶及第三方服務商的權責分配、責任認定等添加相關條款的說明[21]。其次，加強數字檔案館行業標準和規范建設。針對數字檔案信息資源管理系統運行的各個業務環節相應的數據標準、技術要求進行持續完善，如北京市基于云平臺的數字檔案館工程建設，構建了包括總體、電子文件形成與捕獲、分類與處置、檢索利用、資源描述、資源管理、平臺管理和技術支撐等相關標準[22]。最后，細化數字檔案館管理制度和用戶行為規范。統籌兼顧供給側與需求側之間的制度安排，出臺《數字檔案館安全管理制度》《數字檔案館數字資源管理制度》《數字檔案館用戶操作行為指南》等文件，從賬戶管理、密鑰管理、風險評估、災難恢復、應急處置等方面加強安全管理、從數字檔案資源接受、檢測、整理、存儲、備份、利用等方面落實資源管理，從用戶操作動機判定、流程指導、責任承擔以及記錄備案等方面規范用戶行為。宏觀、中觀、微觀相互協調、相互促進，最終健全多層次數字檔案館生態系統組織制度規范體系。

4.3 優化檔案管理者隊伍素質

檔案管理者是數字檔案館生態系統主體的核心，作為數字檔案館發展目標和計劃的制定者、數字檔案館的組織與管理者、數字檔案館組織文化的建立與完善者、數字檔案館運作過程的監督與控制者[23]，其專業素養對數字檔案館生態系統組織治理能力提升有著直接影響。因此，應當秉持元治理念，緊扣主要矛盾的主要方面，持續優化檔案管理者隊伍專業素養。首先，開展職業道德素養培訓，幫助其明確數字檔案館“妥善保管數字檔案信息資源，并為用戶提供優質檔案信息、知識服務的歷史使命”，培養強烈的社會責任感和人文情懷。其次，建立科研考核與獎勵制度，提升專業理論知識水平。從“外部壓力”“內部自覺”層面激發數字檔案館生態系統內檔案管理隊伍的學術潛質，重新喚起其對“檔案學術研究”的熱情與興趣。最后，堅持引進與培育相結合，增強專業業務能力。一方面通過引進信息技術專業人才，提升數字檔案館信息技術管理能力，如上海市部分區檔案館以數字檔案館創建為契機，整合力量，引進信息技術專業人才，不斷充實數字檔案館建設和管理隊伍[24]；另一方面通過學術交流、培訓教育，提升檔案管理人員的技術素養，適應數字檔案館建設的需要，如襄陽市檔案館組織全體干部職工開展數字檔案館集成系統培訓，詳細講解電子檔案移交、接收子系統、檔案綜合業務管理系統、檔案信息智能檢索系統的操作方法，幫助職員盡快熟悉數字檔案館業務，推動襄陽市檔案館早日邁向數字化、現代化檔案館[25]。通過優化檔案管理者隊伍素質，充分激發數字檔案館生態系統組織創造活力，為組織結構治理能力提升貢獻更多力量。

4.4 增強組織間關系的信任度

作為社會資本必不可少的組成部分，信任是合作的前提，同時也是協同服務的心理基礎和情感紐帶[26]。增強數字檔案館生態系統組織間關系的信任度，將極大促進數字檔案館個體、種群、群落協作的拓展與深化，進而提升數字檔案館生態系統組織治理能力。首先，以資金運轉狀況、社會服務效果和用戶反饋評價為標準建立數字檔案館信用體系，為數字檔案館生態系統組織開展深度合作提供可視化信用參考依據；其次，擴大館藏特色數字檔案信息資源開放度，加強民生檔案外其他類型檔案信息的跨館利用服務，以數字人文項目合作和社會記憶工程建設為契機促進數字檔案信息資源共建共享，真正實現互聯互通和全方位合作，如十堰市數字檔案館先后與中國第一歷史檔案館、武漢市檔案館、襄陽市檔案館開展館際交流合作，加強檔案資源共享，努力還原十堰記憶[27]。最后，開展區域數字檔案館幫扶建設，縱向層級經驗分享與橫向人才、資金、技術援建相結合，縮小東中西部數字檔案館生態系統組織發展水平差距，培育長期、穩定的合作友誼和人文情感。通過增強組織間關系的信任度，匯聚數字檔案館個體、種群、群落的向心力和凝聚力，強化組織網絡的粘稠度和堅固性，改善整個生態系統內部數字檔案信息資源結構以及檔案服務水平，提升數字檔案館生態系統組織治理能力。

系統是由相互作用和相互依賴的若干組成部分結合成的具有特定功能的有機整體，而且這個“系統”本身又是它所從屬的一個更大系統的組成部分[28]。從個體到種群再到群落，最后至整個系統，數字檔案館生態系統組織既反映著數字檔案館生態系統的成長歷程，亦是構成數字檔案館生態系統的重要子系統，其治理能力的提升將加速數字檔案館生態系統組織的成熟，最終促進數字檔案館生態系統的高級進化和可持續發展。