新形勢下創新干部人事檔案管理模式的思考與實踐

文·黃翊鵬 王赫 呂序翰

（作者單位: 濟南市干部人事檔案服務中心 / 山東省農業農村廳機關服務中心 / 濟南市農業綜合行政執法支隊）

隨著干部人事制度改革的深入推進，干部人事檔案在教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才工作中的基礎作用日益顯著。濟南市干部人事檔案服務中心深入學習貫徹《干部人事檔案工作條例》，提高政治站位，切實把干部人事檔案作為新時代黨的重要執政資源，不斷完善管理體制、健全工作制度、細化工作標準、創新工作方式，自2018年起整合全市管檔資源，提出并構建起一種“建管分離、分級負責”的干部人事檔案集中管理新模式，推動干部人事檔案工作轉型升級、提質增效，為建設高素質專業化干部人才隊伍提供了有力服務和保障。

一、干部人事檔案集中管理存在的問題及對策

干部人事檔案集中管理具有資源集約優勢，但客觀上也增加了各單位使用檔案的距離成本、程序成本。干部人事檔案集中管理機構，既要充分發揮集中管檔優勢，強化管理，還要積極推進檔案資源共建共享，擴大綜合服務效能。一方面，可以提高數字信息技術在干部人事檔案管理中的應用。比如，運用二維碼技術對檔案進行編碼，利用智能機器人存取檔案，減少檔案集中保管后，工作量大、人工識別效率低的問題；再比如，科學開發數字檔案審核軟件，運用圖文識別技術輔助審核人員高效提取數字檔案中“三齡二歷一身份”等關鍵信息，實現風險自動預警，提高審核效率。另一方面，可以利用資源集中優勢，運用大數據技術，為發揮干部人事檔案的資政作用提供支撐。比如，通過比對不同人員檔案中同地區、同時期的同類型材料，為鑒別材料真偽提供輔證，提升審核工作準確性，防止“帶病提拔”“帶病上崗”；再比如，通過對比檔案記載的干部工作經歷、專業素養、家庭成員、任職回避等情況信息，分析人選條件與崗位要求的契合度，提供符合干部隊伍建設需求的人選方案，提高選人用人工作精準度。總之，要通過更新更活的手段，帶動檔案“建、管、用”各個環節的規范提升，建立設施完備、管理科學、高效便利的檔案服務體系，推動干部人事檔案管理工作高質量發展。

二、實施干部人事檔案集中管理的思路與實踐

（一）優化整合機構設置

改變過去分散、分布式保管的模式。根據工作需要和地區行業特點，將管理人員較多，或者職能相近單位的干部人事檔案進行集中管理。比如，經研究批準，在市級層面，可由市委組織部將市直部門干部人事檔案統一保管，對其中教育、衛生系統專業技術人員檔案，為便于利用可分行業集中保管；在區縣層面，則進一步將本地區干部檔案集中到區縣委組織部保管。通過整合管檔機構、優化服務職能，促進管理效能的提升。

（二）科學組織審核接收

檔案審核接收是確保干部人事檔案集中管理順利實施的基礎關鍵環節。以統一標準組織移交審核，督促各單位開展自查整改，厘清前后責任，可以確保檔案信息準確，有效提升入館檔案質量。對納入集中管理范圍的單位，根據管理檔案數量及前期工作基礎，分批分次開展移交工作。依托組工網、政務網等信息化平臺，設計、部署審核軟件，嵌入審核內容、風險點、政策依據、問題登記模板等信息提示功能和實用工具，引導審檔人員對每卷檔案進行系統、全面審核。列舉負面問題清單，對檔案質量量化賦分，劃定達標分數，明確移交標準。按照移交批次順序，提前組織各單位工作人員熟悉軟件使用和工作流程，開展自查，提升移交通過率，確保工作有序銜接、壓茬推進。審核工作中，按照專項審核標準，采取雙人背靠背審核驗證，專人對接單位反饋整改問題，材料補充、歸檔與數字化掃描同步完成的方式，保證入館檔案應審盡審，問題該核早核、無一遺漏。

（三）建立完善運行機制

集中接收階段過后，各項工作轉入常態運行。干部人事檔案集中管理機構應突出服務功能，做好檔案保管、檔案材料的接收歸檔、數字檔案建設、檔案轉遞等常規工作。同時，要積極發揮行政輔助職能，組織審核檔案、服務干部工作，開展業務培訓，強化人員隊伍建設，同時不斷運用現代技術，提升工作科學化、規范化、制度化水平。一要確保檔案安全，定期盤點入館檔案，檢查安防設施和庫房環境控制系統，組織消防應急演練，確保檔案始終處于最佳保存環境。二要推動信息技術和檔案管理深度融合，以數字檔案為主加強對入館檔案的利用。紙質檔案原則上不再外借，控制接觸檔案人員范圍，減少紙質檔案使用損耗，杜絕篡改、造假問題的發生。三要發揮檔案集中資源優勢，采用典型案例教學、實踐操作等定期輪訓、以干代訓方式開展業務培訓，實現人員隊伍建設的制度化、常態化，防止各單位交出檔案后一勞永逸的錯誤思想，避免出現工作脫節和斷層等問題。

（四）扎實做好制度保障

制度建設是確保檔案安全，推動工作高質量發展的基礎。新頒布的《干部人事檔案工作條例》是今后一個時期全國各級各類干部人事檔案工作的基本遵循。干部人事檔案集中管理機構應及時順應新形勢，落實新要求，細化完善日常管理制度。同時，隨著干部人事數字檔案的廣泛使用，檔案信息安全日益重要，除了使用專用網絡、安全存儲介質外，還需健全使用制度、軟硬件運維體系，及時做好相關數據的異地異質備份，嚴格按照干部管理權限對用戶進行賦權，防止信息泄露、數據丟失等不可逆的損失和超權限、超范圍使用數字檔案的情況發生。