大數據時代機關行政檔案管理面臨的困境與對策

文·張珍珍

（作者單位：鄒平市黃山街道辦事處）

邁入21世紀后，我們進入了大數據時代，這是一個極具顛覆性意義的新業務時代，從Pc到Intemet，從物聯網到云計算，各種移動設備、社交網絡和電子商務快速發展，將人類帶入了一個全新的時代。隨著我國市場經濟的蓬勃發展，各行各業的經營規模和市場空間都在日益增長，傳統的機關行政檔案信息管理工作已經很難滿足機關對于行政管理質量提升的需求。因此，有必要在大數據時代的背景下，對機關的檔案信息管理問題進行分析研究，以期促進和完善機關檔案信息管理工作。

一、大數據時代機關行政檔案管理面臨的困境

（一）機關行政檔案管理缺乏一定的獨立性

對于一個機關的行政檔案管理來說，保持管理各個環節的獨立性，是確保管理部門能夠有序、高效履行機關各項職責必不可少的條件。然而，現階段我國機關檔案信息管理的獨立性卻存在著一定程度的不足。首先表現在機關行政檔案管理部門不是一個單獨的部門，而是依附在機關后勤部門或信息技術部門之下，只有依靠其他部門才能夠完成管理工作以及達到管理效果。在大數據時代下，伴隨著民眾公務需求的增加，機關業務量大幅增長，大量的數據資料產生和循環，海量的數據和信息令機關行政檔案管理壓力劇增。在缺乏獨立性的情況下，機關行政檔案管理工作無法自主決策，對新興技術力量的采納必須經過層層審批，這個過程不僅影響管理效率，還會阻礙機關的良性運作。

（二）機關行政檔案管理尚未形成科學管理機制

面對著市場經濟迅速發展的要求，一個高效成熟的機關行政檔案管理系統可以對于機關的發展方向提供有力地支持以及引導。然而，我國很多機關卻尚未建立完整的機關行政檔案管理系統，更不具備成熟的制度體系，這導致了機關行政檔案管理系統長期效率低下，也讓機關不能夠對管理風險進行及時地了解掌握。制度不完善還可能導致機關的業務、人事、行政、財務以及行政等部門各自為政，全面統一管理無法進行。造成這種局面的主要原因，是機關的管理層對于機關行政檔案管理系統建設的忽視，使機關行政檔案管理系統缺乏專業人員的支持和指導，同時也有機關行政檔案管理系統自身不作為的因素。

（三）機關行政檔案管理系統的升級支持度不足

當代信息技術瞬息萬變，機關行政檔案管理已開始由紙質管理向信息管理轉變，各級系統必須緊跟時代步伐，不斷更新技術。但目前不少機關并沒有真正理解大數據的意義，沒有意識到大數據所帶來的沖擊、挑戰和機遇，機關網絡知識普及不到位，認識存在局限性和偏差，對大數據建設的投入不足。即使初步認識到大數據的重要性，也很少有將大數據應用于機關行政檔案管理系統中的。許多機關行政檔案管理系統的大數據平臺建立后，常忽略日常的管理和維護，系統的建設也是千篇一律，落入俗套，推廣性不強。

二、大數據時代完善公立機關行政檔案管理的對策

（一）強化機關行政檔案管理系統的獨立性

在大數據時代下，應當充分強化機關檔案管理的獨立性。一是削減信息技術部門和后勤部門對于機關行政檔案管理部門的管理權力，放權于檔案部門；二是采用雙重報告的形式完成機關行政檔案管理系統。即分別向主管機關部門和機關管理層匯報機關檔案管理的結果；三是需要機關人力資源管理部門發揮其全部的職能，對于機關行政檔案管理部門的人事管理以及資源調配進行監督。

（二）完善的機關行政檔案管理制度

一是需要機關在結合自身發展的現狀下，對于傳統的機關管理的工作方法進行改革，總結先進的國內外機關行政檔案管理系統的經驗及方法，從機關自身發展出發，選擇有自身特點的管理體制。二是機關的高層管理人員需要洞悉機關的發展環境，及時找出機關行政檔案管理系統中的問題，加強機關行政檔案管理系統的規范性和科學性。

（三）運用先進的機關行政檔案管理系統

市場經濟環境下，機關要在行業競爭中獲得優勢，必須將大數據融入到機關行政檔案管理系統中，運用大數據戰略思維建立統一的機關管理意識，以大數據的“預測”功能對機關的自身發展趨勢予以準確預測。建立創新型的機關行政檔案管理系統，確保將有效的資源充分地利用起來，采用行之有效的方式，獲得機關管理的作用最大化，將機關引領到正確的發展方向。機關管理部門要及時采用最新的大數據相關產品，使機關對區域形勢有所掌握，根據機關既定目標不斷地調整和完善機關的發展方向。

（四）構建規范高效的行政檔案管理模式

首先，建設專業的管理隊伍。要重視檔案信息化人才隊伍的培養，為檔案信息化管理人才創造良好的學習環境，加大對檔案人員進行計算機應用基礎知識、數字化技術、網絡技術、現代管理技術的培養，側重對應用新技術、新設備、新方法的能力培養， 鼓勵和支持檔案人員參加培訓和再教育， 提高檔案人員理論水平和動手操作的能力， 努力培養和造就一支即熟悉檔案專業知識又了解信息技術的復合型人才隊伍。其次，建立監督考核有效機制。一方面，針對機關檔案工作各個環節的規范程度進行監督和考核；另一方面，針對檔案工作人員的工作表現和認真程度進行監督和考核，以全面實現機關檔案的規范管理。再次，抓好機關檔案工作關鍵環節，做好及時歸檔、及時整理、確保安全和優化服務。檔案管理人員在資源管理過程中應盡力維護資源的完整性， 增強管理規范性， 提高歸檔時效性，時刻關注檔案信息安全，積極主動地提供檔案信息服務。

機關行政檔案信息管理看似無足輕重，實際上卻是影響機關穩定運營的關鍵所在。因此，機關必須運用先進的信息技術手段來武裝機關行政檔案管理系統，強化管理的獨立性和制度的完善性，從而促進機關不斷朝向積極的方向發展。