芻議電子檔案與紙質檔案的關系及發展趨勢

文·郭占元

（作者單位：威海市文登公路事業發展中心）

在電子信息技術（Electronic Information Technology）日益發展的今天，電子檔案應用而生，成為人們不可或缺的一項保存記錄的方式。電子檔案的優勢不言而喻，但是傳統紙質檔案也有著不可替代的作用，所以今天的人們更習慣于將二者結合使用，既發揮了電子檔案在存儲、管理上的優勢，又不丟失傳統檔案的不可替代作用。未來一段時間，傳統紙質檔案和電子檔案一定會相互存在、協同使用，讓檔案管理事業更加方便快捷。

一、電子檔案的優勢

（一）存儲內容多元化，存儲信息量大

電子檔案是利用計算機和傳輸技術成立的電子信息。在存儲過程中，因為計算機的能力，可以將信息存儲為文字、圖片、音頻、視頻等多種形式。這種可以多元化存儲內容的優勢，是傳統紙質檔案所不具備的。并且隨著計算機技術的發展，存儲載體也得到了很大的提升。在信息存儲時，僅一個小小的存儲器（比如優盤、硬盤、光盤等），就可以存儲下傳統紙質檔案成堆的內容。在這一優勢上， 也是傳統紙質檔案所不具備的。因此電子檔案存儲內容更加多元化，存儲空間成百上千倍地提升。

（二）電子檔案信息可復制，共享性高

首先，電子檔案可以復制，可以多個不同地域同時查閱同一份檔案。其次，電子檔案可以共享，可以多人在線上共享查閱一份檔案文件，這也是電子檔案得天獨厚的優勢所在。再次，電子檔案可以復制多份存儲，即便被損壞一份，也依舊還有相同電子檔案版本可以查閱。

（三）電子檔案利用條件便捷，保密性高

首先查閱電子檔案不一定需要到指定地點，完全可以通過網絡權限查閱。其次電子檔案查閱方便快捷。在計算機技術日益強大的發展的今天，電子信息搜索也變得尤為便利，可以通過編號、關鍵詞等進行電子檔案搜索查詢。在保密性方面，電子檔案可以設置計算機權限和密碼，即使闖入檔案室，沒有管理員權限和密碼，也無法進行查閱，大大提高了電子檔案信息的保密性。

二、電子檔案和紙質檔案的區別

（一）電子檔案和紙質檔案的管理方式不同

紙質檔案在歸檔時，要做好分類處理，并且需要按照一定方式進行排序、編號等，這些都只能通過人工操作才能實現。電子檔案的排序、編號、歸檔都可以通過操作計算機來實現，有效地提高了檔案歸檔的時間和效率。紙質檔案在移交時，只能通過人力搬運及人工辦理交接手續，移交方式單一且無法優化。電子檔案可以通過計算機技術進行交接，可復制、可傳輸。移交方式的多元化及方便快捷，節省了時間，提高了效率。

（二）電子檔案和紙質檔案的鑒定方式不同

傳統紙質檔案在歸檔時，需要進行十分繁瑣的鑒定過程，要對類別、編號等進行核對，還要逐頁核對檔案內容，以確保紙質檔案歸類正確、內容完整。而電子檔案則可以通過計算機技術進行分類、檢查、排版等歸檔工作，鑒定時節省了大量人力、時間和精力。而且對于鑒定中出現的錯誤，也可以通過計算機技術進行方便快捷地修改。

（三）電子檔案和紙質檔案未來的發展趨勢

在未來的一段時間內，不論是我國還是世界其他國家，電子檔案和紙質檔案一定是共存的狀態。雖然電子檔案有著絕對的優勢，但是紙質檔案依舊不可或缺并且不可替代。至少對于目前的人類社會而言，取消紙質檔案一定是為時過早。紙質檔案雖然有歸檔繁瑣、移交方式單一、查閱不便利等缺點，但是作為紙質檔案一旦歸檔，便會成為最真實的原始記錄，且無法篡改。而電子檔案，因為計算機技術的漏洞，有可能會被黑客攻擊或人為篡改，甚至盜竊。但是鑒于電子檔案的絕對優勢，未來一段時間一定是紙質檔案和電子檔案配合使用。