事業單位完善人事檔案管理的具體策略

文·焦蕾

（作者單位：煙臺廣播電視臺）

人事檔案管理是指對人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等系列活動。對此，中共中央辦公廳頒發的《干部人事檔案工作條例》指出，干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。某種程度上講，人事檔案管理作為一項基礎性工作，收錄了個體年齡、婚姻、家庭成員等信息，同時精準反饋了其在實際工作中的系列表現，為其他管理工作的開展提供了必要的信息支持，提高了決策的公平性、科學性和合理性，維護了全體職員的合法權益，是我國進一步發展和諧社會的關鍵一環。另外，正是基于人事檔案對職工成長的記錄功能，有助于管理者制定更為科學的人力資源分配和管理計劃，從而最大限度地挖掘職工工作價值，是實現人盡其才生態格局的基礎。

一、完善人事檔案管理制度體系

事業單位應根據經濟社會的發展變化、事業單位體制改革訴求以及人事檔案相關法律等來調整檔案管理機制。根據《檔案法》《保密法》《干部檔案工作條例》等法律規章制度來提高事業單位人事檔案管理體系的先進靈活性與全面立體性，始終堅持集中與統一管理的基本原則，明確人事檔案轉遞、保管、歸檔、查閱、核對等流程。其中人事檔案轉遞機制要求轉出檔案必須完整齊全，在人員職務變動或工作調動任命通知下達之后，應按照相關規定對其所有的檔案資料進行統一整理裝訂，通過機要交通轉遞或派遣專人取送，而不能自行郵寄或本人轉送，檔案接收單位需要在回執單上簽名蓋章，避免檔案轉遞過程中發生丟失等情況；人事檔案保管保密機制要求檔案存儲室要配備齊全消防栓、滅火器等設施，做好防潮防水及防蛀防盜等措施，提高檔案存儲室內環境的干凈整潔性與干燥適宜性，要求專人管理屬于機密、絕密的人事檔案資料，非管理人員不能隨意進出檔案管理室。最后，管理人員應至少6個月核對一次檔案材料，要從第一張開始核對其剛收回的檔案材料，反復核驗無誤之后才能進行歸檔保存，這些有助于幫助管理人員及時發現檔案資料中需要進一步補充或更新的內容。

二、更新人事檔案管理的軟硬件設施

事業單位要嚴格按照規定，在硬件方面根據檔案的數量及以后的發展情況，選擇合適的庫房面積，樓層最好選在一層，配備、配齊防火、防盜、防塵等“八防”基礎設施，在經費充足的條件下，最好再配備煙霧感應檢測系統、紅外防盜報警系統、漏水報警系統等，檔案人員辦公室與檔案庫、閱檔室三室分開，從而營造一個舒心的工作環境。在軟件方面，在配備好電腦、高拍儀等設施的基礎上，開發一個信息系統平臺，包含檔案的查閱、借閱、轉出、檔案材料的后續、保險業務、退休業務等模塊，依托互聯網的優勢，對人事檔案信息進行數字化加工，使之成為電子檔案，可以為廣大單位和個人提供無紙化服務，提高人事檔案的服務質量，增強檔案的便捷率，減少紙質檔案的利用率，更好地保護檔案原件。同時特別注意檔案數字化信息的安全，在訪問信息平臺時設立安全防護網，以防不法分子有機可乘。電子檔案信息存儲可以通過光盤刻錄等方式及時備份，既可以保證檔案的真實性，杜絕造假現象，又能為檔案利用者提供高效的檔案服務。

三、規范人事檔案管理工作流程

人事檔案信息的完整程度是評估人事檔案管理科學性的基本標準之一。基于此，事業單位必須將人事檔案管理工作流程規范化。一是認真收集人事檔案。在單位規定的期限內，按照規定及時收集年度考核、干部任用、干部調查等檔案信息，以確保個人資料的完整性。二是要抓好人員檔案識別。在此階段，檔案工作人員應密切注意檔案材料的日期和真實性，確定檔案材料是否屬于員工，并完成相關程序。如果缺少相關材料，應及時進行注冊、收集和補充。三是做好人事檔案整理工作。檔案資料應當按照基本原則進行編號和歸檔，如資料的“類，頁，號”、復制文件目、裝訂、寫索引號等。四是做好人事檔案檢查和閱讀。根據審核員持有的單位介紹信或審核批準表提供相應的服務。審核后將執行文件注冊，然后提取文件以供審核。在特殊情況下（例如借用文件），需要執行相關的借用程序。五是抓好人事檔案傳輸。必須填寫所需文件的“人事文件轉移通知”，并記下文件轉移時間和轉移單位，在確認正確無誤后填寫轉移文件注冊表格，在回執上簽名并蓋章，完成文件傳輸。

四、將信息技術與事業單位人事檔案管理工作結合起來

人類社會發展已經進入信息化時代，在信息化水平不斷提高的前提下，事業單位人事檔案管理的發展同樣需要借助電子技術實現新突破，電子信息技術之所以能夠贏得大眾青睞，主要原因在于其便利性與高效性，信息時代人們更加注重效率與便捷。此外，人事檔案的信息化管理在實現資源共享的同時，確保人事檔案能夠長期保存，較好地彌補了人事檔案紙質化管理的不足。另外，電子信息技術在完成高質量信息傳輸時，能夠將電子信息技術與人事檔案管理工作有機地結合在一起，在實現工作效率提升的同時，促使人事檔案管理工作邁向新的發展階段。作為人事檔案管理人員，我們要明確一點，統一的規范和標準是確保檔案管理信息化建設能更好地整合外部信息資源的關鍵，同時也能促進資源共享以及長期保存。因此，必須對檔案管理信息化建設進行規范，用嚴格、合理的標準來確保信息化建設工作的開展，促進檔案管理信息化建設在軟硬件設備及資源方面都能實現共享，為檔案業務流程的優化以及檔案管理整體水平的提高提供助力。

五、提升檔案管理人員素質

檔案人員是開展人事檔案管理的主體，其業務能力、綜合素質以及職業素養與管理效率具有密切關系。但是當前，由于事業單位對人事檔案管理缺乏正確認知，檔案人員在管理能力和綜合素質等方面不符合崗位要求，甚至一些單位沒有設置專職的檔案人員，兼職人員的精力和時間有限，難以全身心地投入管理工作中，對管理效率和質量帶來負面影響。因此，事業單位要采取相關措施提升檔案人員的素質和能力，構建一支能力強、素質高、專業化的現代管理隊伍。首先，單位領導要給予檔案管理人才隊伍建設高度重視，積極從內部挖掘高素質的檔案人才，從社會和高校中吸納具有專業背景的人才，不斷完善、充實管理隊伍。其次，由于人事檔案管理對人員的業務能力要求較高，單位要定期組織人員進行專業培訓，培訓內容要涉及專業知識、信息技術操作能力以及職業素養，通過培養提升人員能力，促使其更好地勝任崗位工作。最后，制定科學的獎懲制度，對于工作表現優異的人員給予獎勵，對于工作態度不端正的人員給予一定處罰，調動其參與工作的熱情和積極性。

總之，隨著信息化水平的不斷提高，事業單位檔案管理網絡化的應用水平得到很大程度的提升。為此，事業單位人事檔案管理工作需采取利用開放化、網絡化的管理方式，適應社會需求，不斷提高自身綜合素質，建立信息化的人事檔案管理方式，以提高自身工作效率與質量，更好地為社會服務，提高事業單位工作質量和效率。