高校檔案治理體系與治理能力建設困境和提升途徑研究

文·戰英

黨的十九大將“推進國家治理體系和治理能力現代化”納入新時代中國特色社會主義基本方略。國家治理是一個總目標性概念，它包括國家范圍內政府、社會、企業這些多元主體在內的治理[1]，涵蓋了經濟、政治、文化、社會、生態文明和黨的建設等各領域體制機制、法律法規安排。在國家大力推進治理體系和治理能力現代化建設進程中，作為黨和國家各項事業重要組成部分的檔案工作，也必然在國家治理體系建設范疇之內。高校檔案治理能力提升對于服務國家檔案治理現代化建設，服務于建設中國特色社會主義大學、推進“雙一流”建設都有著重要的現實意義。然而，在當下高校檔案治理領域中，無論是相關理論體系研究、資源共建共享、服務互聯互通和檔案數據治理等方面還存在短板和弱項，制約著高校檔案治理能力的提升。

一、目前高校檔案治理存在的短板和弱項

（一）高校檔案治理理論體系不系統，相關理念未形成

理論是行動的先導，只有建立系統、科學的高校檔案治理理論體系，才能更好地指導高校檔案治理實踐。然而，國家治理現代化的理念尚是一個生長的有機體[2]，高校檔案治理研究更是處于起步階段。筆者以“知網”為檢索數據庫，以“檔案治理”為關鍵詞，以“主題”為檢索項，將發表時間截止到2020年4月9日，共檢索出291條記錄，其學術關注度指數自2017年來持續上升。將關鍵詞更改為“高校檔案治理”后，只檢索出19條記錄，學術關注度指數趨于平穩，甚至在2017年還出現下滑。通過對這些學術研究成果的研讀，可以看出當前學界對于宏觀層面的檔案治理研究關注較高，相關理論體系和實踐探索較為成熟、系統，如常大偉對檔案治理能力建設的演進歷程、內容體系構建和推進方略等進行了探析[3]，金波提出要樹立檔案治理理念、強化檔案工作系統開放等5條舉措實現從檔案管理走向檔案治理[4]，同時還有很多學者如劉東斌、陳忠海等學者也進行了相關研究，在此不一一列舉。但對高校檔案治理這一特定研究領域，相關成果較少，只有周坤順分析了現代大學制度視域下的高校檔案治理要求，提出了相應的治理對策[5]。總體來看，高校檔案治理理論體系不夠成熟和完善，同時在實踐上也缺乏有示范作用的樣板高校，使高校檔案工作人員難以完成從“傳統檔案管理思維”向“現代檔案治理邏輯”理念的轉變。

（二）高校檔案資源共建共享能力不足

治理的目標是實現公共利益最大化。高校檔案治理則是最大限度挖掘高校檔案資源價值，實現包括社會、學校、檔案管理者、教師、學生、校友等在內的各個行為主體公共利益最大化。其中，檔案資源的獲得感是衡量治理效益和公共利益實現的重要指標之一。提升檔案資源獲得感的前提就是通過資源的共建共享，構建豐富、多元、齊全、完整的“校內+校際”的“大檔案”資源體系，為提升檔案資源獲得感奠定基礎。但囿于傳統檔案管理思維，當前的高校檔案資源建設無論在校內層面還是在校際層面都未能形成共建共享的工作格局。

在校內層面，檔案管理部門和各業務部門協同合作不足，分散于各個業務系統的原始電子檔案或因數據結構不匹配、或因安全管控有限制、或因系統不對接等原因無法實現向檔案管理系統的匯集歸檔，同時檔案管理部門形成的數字化檔案資源也不積極向業務部門共享，使校內本應統一保存和共享共用的“檔案資源”分散存儲，各為己用。在校際層面，由于各個高校的資源建設標準不同、分類各異，同時缺少宏觀層面的系統規劃，沒有校際間的檔案資源共享平臺，校際檔案資源共建共享更難推進。校際層面共建共享局面不能形成，就會造成不同高校間數字化檔案資源重復建設。例如：針對上級部門普發文件的數字化掃描，除第一所完成高校外其他高校的掃描都相當于重復建設，這是由于其他高校完全可以通過資源共享機制和相關共享平臺獲取第一所高校共享的數字化副本。

（三）高校檔案服務互聯互通能力不足

治理理念強調服務為先，倡導實行優質、高效、便捷、經濟的服務模式。高校檔案治理的目標之一便是構建高校間互聯互通的檔案服務模式：利用者在移動互聯網環境下，借助移動終端的檔案服務應用程序，一鍵完成身份認證并提交用檔需求，檔案管理者根據用戶需求提供相應的檔案資源，滿足用戶需要。更為理想的狀態是：這種服務能夠實現高校間聯通，為高校檔案服務統一入口，利用者通過一個應用就可選擇不同學校并獲取相應的檔案資源，而不是每利用一所學校的檔案就需要注冊、登陸不同的應用，這種情況顯然提升了利用成本。高校檔案工作經過十幾年信息化建設，服務質量有了很大改觀，部分高校諸如南京大學、鄭州大學、中國石油大學（華東）都推出了在線網絡服務，但這些在線服務只限于提供本校檔案資源，無法進行跨校際服務，沒有形成服務互連互通格局，使跨校查檔需求不能通過一次滿足。比如，本科和研究生階段就讀于不同高校的同學，因工作或留學需要兩個階段的成績證明，就不能通過一個應用或系統來滿足這兩個方面的需求。在服務互聯互通上，政府檔案服務走在了前列，浙江省在全國率先搭建全省國家綜合檔案館“異地查檔、跨館服務”工作網絡，實現“一網查檔、百館聯動”，這些創新之舉為高校檔案服務指明了方向。

（四）高校檔案數據治理能力不足

高校檔案作為學校辦學歷史、發展歷程、教書育人、科學研究的直接記錄，蘊含著大量的原始數據信息，通過有效數據治理，這些數據信息能夠為當下治學、治校提供數據參考和決策依據，例如歷年招生錄取分數的波動可以為高校制定新招生政策提供數據依據。高校檔案數據治理是高校檔案事業發展的各方參與者在一定的法律、法規、制度、標準框架內通過協同合作的方式，綜合應用各種數據治理工具和治理技術，規范高校檔案數據治理業務流程，構建高校檔案數據治理生態，激發高校檔案數據價值的過程[6]。從定義分析可知，高校檔案數據治理是一個動態過程，這個過程涉及到相應治理主體、法規制度、治理工具、治理技術等多個要素，既包括宏觀層面的協同合作，又包括微觀層面的數據治理業務流程管理。

從目前高校檔案事業發展來看，各方參與主體檔案數據治理觀念沒有形成，普遍存在重管理、輕治理，重憑證、輕數據等現象，尚沒有意識到檔案數據價值的重要作用；同時，檔案數據治理是新生事物，相應的法規制度不夠系統和完善，使高校檔案數據治理缺乏相關依據，只能各自摸索；治理工具和治理技術相應技術門檻要求過高，如異構數據的收集、數據挖掘、動態建模與可視化這些都對參與者有著較高要求，也成為橫亙在高校檔案數據治理水平提升前面的一道門檻。所有這些都制約著高校檔案數據治理水平的提升，使高校檔案數據治理能力不足，難以形成“共建共治共享”數據治理格局，嚴重影響檔案數據價值的發揮。

二、 高校檔案治理體系建設和治理能力提升的途徑

（一）完善高校檔案治理理論體系，健全高校檔案治理制度與標準，樹立檔案治理理念

在國家治理現代化大環境下，高校檔案工作內涵、外延、邊界和科技含量都發生了深刻的變化，這些變化使提升高校檔案治理能力建設迫在眉睫。但高校檔案治理是一項系統工程，需要一套與國家治理現代化大背景相適應的科學理論進行闡述和指導；需要與國家依法治國、依法執政、依法治校建設大環境相協調的法規、標準、規范進行約束；更需要高校檔案治理的各方主體，要盡早完成從“檔案管理”到“檔案治理”的理念轉變。然而，理論體系的完善非朝夕之功，法規標準的健全也非一蹴而就，思維觀念的轉變更非一時之事。在理論研究層面，需要相關學者持續研究，分析其成因、原理，探尋其措施、路徑等，教育和檔案行政管理部門要予以引導，加大對相關研究的支持力度，同時也要結合高校檔案管理者的工作實踐，注重理論與實踐相結合，以理論指引實踐，用實踐檢驗理論水平，通過多方互動，共商共研，形成學者主導、政府引導、高校踐行的理論研究多元參與體系。在制度建設層面，要以《檔案法》修訂為根本遵循，教育主管部門、檔案行政管理部門和各高校多方齊抓共管、努力構建起完善的高校檔案治理制度和標準庫。

（二）加強高校檔案資源共建共享，構建檔案治理資源基礎

共建共享理念是新形勢下推動各項事業發展的重要指南[7]。高校檔案資源共建共享要統籌校內和校際兩個層面，從校內和校際兩方面著手，構建檔案資源共建共享的高校檔案資源體系建設工作格局。校內檔案資源的共建共享是前提和基礎，其中電子檔案資源共建共享是首要之舉。各學校在制定發展規劃，特別是信息化建設規劃時，要通盤考慮電子檔案資源歸檔問題。在具體實施中針對不同業務系統要制定精準方案，充分考慮歸檔范圍、歸檔時間、數據轉換等技術要求，形成以在線歸檔為主，線下移交為輔的電子檔案資源歸檔方式，力爭實現電子檔案集中統一保管，打造檔案資源的共建格局。同時，檔案管理部門要對匯集的電子檔案資源和形成數字化檔案資源在確保安全的基礎上分級、分類，實現對各業務部門的數據共享，對于能夠公開的檔案信息資源要主動公開共享，實現檔案資源的雙向流動。校際檔案資源共建共享是檔案資源共建共享工作發展的高級階段，在實現校內檔案資源共建共享基礎上，通過加強校際間協同合作，統一規劃、統一標準、統一建設，建立集中的校際檔案資源云共享平臺，各高校能夠通過該平臺，實現檔案資源的上載、共享和分發機制，并通過區塊鏈技術實現檔案資源的溯源，形成高等教育“大檔案”資源庫。

（三）促進高校檔案服務互聯互通，構建優質高校檔案服務體系

高校檔案服務互聯互通是檔案資源建設共建共享的目的之一，在高校檔案服務方面，教育主管部門和檔案行政管理部門要加強主導，各高校要加強協同，遵循協同式智慧檔案信息服務理念[8]，通過統一的技術標準和技術規范，構建高校間聯合數字檔案服務中心，各參與高校均為該中心的服務提供者，由此實現高等學校統一的對外服務窗口。服務中心應能夠實現檔案證明辦理、檔案信息查詢，一次即可完成涉及多所高校的檔案服務，從而實現協同服務效應最大化。同時還應為包括教育部學位與研究生教育發展中心在內的各部門、各單位提供統一的學位認證服務，以及為全國高等學校學生信息咨詢與就業指導中心等部門提供統一的成績驗證審核服務，改變現有通過郵箱進行驗證的分數工作狀態，實現高校檔案服務一網通辦。

（四）提升高校檔案數據治理能力，打造優質檔案數據資產

高校檔案信息化建設發展到一定程度之后，數據資源將成為高校重要的資產，而有效的數據治理是數據資產形成的必要條件[9]。高校檔案數據治理是一項系統工程，涉及到數據平臺的建設、數據質量保障、數據價值挖掘、數據長久保存和數據安全防護等各個方面。其中數據平臺的建設是前提，平臺建設要統一標準、統一數據模型，實現多源異構檔案數據的接收、歸檔數據的自動歸置和數據的剔重；數據質量保障是手段，存在于不同業務系統的歸檔數據往往存在一定差異，在數據接入時要對其進行標準化處理，形成統一的數據格式；數據價值挖掘是核心，要通過數據的分類、聚類以及關聯技術，充分運用神經網絡，將潛在的檔案數據信息最大限度挖掘出來，并將數據信息轉換成知識信息，為決策制定、工作參考提供數據和知識服務。數據長久保存和數據安全防護是關鍵，只有實現數據的長久保存，才能保障數據長久的發揮價值，要綜合運用多種技術手段，建立多套安全機制，保障數據的齊全、完整和可用性，實現長久利用。