強化企業(yè)登記檔案管理的實踐與思考

唐玲娟/杭州市蕭山區(qū)市場監(jiān)督管理局、杭州市蕭山區(qū)衛(wèi)生計生行政執(zhí)法大隊

企業(yè)登記檔案指市場監(jiān)督管理部門（原工商行政管理部門）依法進(jìn)行企業(yè)登記管理過程中，產(chǎn)生的具有保存和查考價值的文字、圖表、聲像等不同形式的資料。當(dāng)前企業(yè)登記檔案呈現(xiàn)數(shù)量巨大、管理動態(tài)化、利用頻繁等特點。在商事登記改革背景下，企業(yè)開辦、變更等登記數(shù)量逐年上升，企業(yè)登記檔案數(shù)量快速增長。在經(jīng)濟活動中，企業(yè)的經(jīng)營名稱、經(jīng)營場所、經(jīng)營范圍、法定代表人、股東、注冊資本等都處于變化之中，因此變更登記頻繁；加之企業(yè)登記實行屬地管理，當(dāng)企業(yè)住所發(fā)生變化時，登記檔案會從原登記機關(guān)遷往新住所所屬登記機關(guān)。2019年，筆者所在單位杭州市蕭山區(qū)市場監(jiān)督管理局辦理企業(yè)登記檔案遷入4264家、遷出2820家。此外，企業(yè)登記檔案查詢需求大，2015年至2019年，區(qū)市場監(jiān)督管理局檔案室共提供企業(yè)登記檔案查詢服務(wù)30萬余次。

1 企業(yè)登記檔案管理工作實踐：以蕭山為例

一是開展企業(yè)登記檔案規(guī)范化建設(shè)。企業(yè)登記檔案管理作為市場監(jiān)督管理部門最重要的業(yè)務(wù)檔案之一，其規(guī)范化建設(shè)一直備受重視。2016年，區(qū)市場監(jiān)督管理局專門成立了行政審批檔案規(guī)范化管理小組，制定了企業(yè)檔案移交規(guī)范、檔案整理指南等規(guī)范性文件；并積極開展政府部門購買檔案服務(wù)，將行政審批檔案規(guī)范化整理服務(wù)工作列入政府采購項目。

二是充分利用企業(yè)登記檔案影像系統(tǒng)。蕭山企業(yè)登記檔案數(shù)字化工作起步較早，2003年區(qū)市場監(jiān)督管理局就全面啟動企業(yè)登記檔案的數(shù)字化掃描工作。2016年4月，杭州市市場監(jiān)督管理局開發(fā)了新版企業(yè)登記影像系統(tǒng)，將原來分散存儲在各縣（市、區(qū)）局的企業(yè)登記檔案影像數(shù)據(jù)歸總到市局集中存儲。區(qū)市場監(jiān)督管理局充分用好這一系統(tǒng)，將每日掃描的檔案數(shù)字化成果通過增量備份同步至系統(tǒng)云存儲中，與其他縣（市、區(qū)）實現(xiàn)資源共享。

三是提高企業(yè)登記檔案查詢效率。2019年，區(qū)市場監(jiān)督管理局在區(qū)辦事服務(wù)中心開設(shè)了企業(yè)檔案查詢便民窗口，還在局大廳和區(qū)辦事服務(wù)中心一樓24小時自助服務(wù)區(qū)分別設(shè)置了企業(yè)登記檔案自助查詢機。通過電子簽章、圖像識別等技術(shù)，公眾可以快速辦理企業(yè)登記信息的自助查詢、資料打印等業(yè)務(wù)。2019年8至12月，在自助查詢機上實現(xiàn)檔案查詢185人次，自助打印檔案材料733頁。

2 強化檔案管理的若干思考

一是規(guī)范電子檔案管理。為了讓數(shù)據(jù)多跑路、讓企業(yè)和群眾“零跑腿”，2017年8月，浙江省全面推行企業(yè)登記全程電子化工作，通過各地的大力推廣和引導(dǎo)，越來越多的申請人選擇了全程電子化申報。但在具體工作中，登記部門要堅持需求導(dǎo)向，尊重企業(yè)選擇，可由申請人自主選擇半流程窗口登記。這樣就形成了線上線下功能互補的政務(wù)服務(wù)新模式，由此也對電子登記檔案規(guī)范管理提出了新要求。首先要做到歸檔工作重心前移，參照《政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范》，建立并完善相關(guān)制度，確保電子登記檔案的真實、可信、可靠、完整和可用。其次要探索企業(yè)登記檔案電子歸檔與實體歸檔的關(guān)系，實現(xiàn)增量電子檔案與存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果互融互通，確保數(shù)據(jù)的延續(xù)性。

二是提供優(yōu)質(zhì)檔案查閱利用服務(wù)。企業(yè)登記檔案利用對象范圍廣泛，注冊登記部門、監(jiān)督管理部門、執(zhí)法辦案部門及公、檢、法、審計機關(guān)等在日常工作中均需要查閱利用檔案；中外企業(yè)及自然人投資、簽訂經(jīng)濟合同、解決產(chǎn)權(quán)或股權(quán)糾紛時，也需要查閱利用檔案。因此要發(fā)揮電子登記檔案易于共享的優(yōu)勢，繼續(xù)提高企業(yè)登記檔案服務(wù)能力；并結(jié)合智慧城市建設(shè)工作，將企業(yè)登記檔案利用服務(wù)納入智慧城市建設(shè)框架中。

三是保障檔案安全。保障檔案安全是提供檔案利用服務(wù)的重要前提，在檔案管理和利用過程中，可通過多種手段確保檔案安全。首先是引進(jìn)數(shù)據(jù)加密和安全瀏覽技術(shù)，保證電子檔案數(shù)據(jù)存儲的安全性；其次是設(shè)置用戶分類查詢權(quán)限，結(jié)合不同類型檔案利用主體需求，設(shè)置相應(yīng)的查詢權(quán)限；再次是檔案行政部門應(yīng)該加強對檔案信息和電子文件的安全監(jiān)管，繼續(xù)做好檔案登記備份工作，并完善應(yīng)急預(yù)案。

四是推進(jìn)政府購買檔案服務(wù)。目前企業(yè)登記檔案數(shù)字化工作與電子檔案管理同步開展，檔案管理工作量大且專業(yè)性強，僅靠市場監(jiān)督管理部門，難以滿足檔案管理規(guī)范化要求及多維度的查詢需求。建議嚴(yán)格按照《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》，積極穩(wěn)妥推進(jìn)政府購買檔案事務(wù)服務(wù)，規(guī)范并支持檔案服務(wù)機構(gòu)、專業(yè)機構(gòu)參與檔案事務(wù)。特別是對于海量的存量檔案，可以通過政府采購檔案寄存服務(wù)的模式，尋求專業(yè)機構(gòu)支持，緩解基層單位在檔案管理上的壓力。