論高校電子檔案的集中管理模式

高二麗

引言

檔案管理的過程中實現集中管理模式可以有效確保對電子檔案進行統一的保管和利用，并且能夠保障在管理的過程中檔案資源的質量和數量不會因為外界的因素受到一定的影響和破壞。信息時代的到來，高校電子檔案的集中管理模式應運而生，在管理檔案方面具有重要作用，不僅簡化了檔案管理的流程，提高了檔案管理的質量和效率，而且還幫助高校節約了人力成本，提升了高校的社會效益和經濟效益，因此，對于高校而言，為了提高檔案管理的高效性和科學性，保證高校電子檔案集中管理工作的有效開展，加強對電子檔案集中管理模式的應用是當務之急。

一、高校電子檔案集中管理模式的可行性分析

（一）網絡基礎設施健全

目前，我國網絡基礎設施條件已實現完全達標，同時，網絡架構已經實現系統化和健全化，此外，通信主干網絡已經完全穩定，這為高校順利開展電子檔案集中管理工作創造了良好的網絡條件。除此之外，我國部分高校已經投入了校園網的建設，為電子檔案集中管理模式的有效應用提供了充足資金和先進技術的保障。與此同時，在社會網絡大環境下，我國在共享網絡信息資源方面已經取得了歷史性突破，網絡信息資源的共享力度不斷加大，這些情況的出現為高校更好地應用電子檔案集中管理模式提供了良好的社會網絡氛圍。

（二）國家檔案管理形式的支持

我國頒布了《檔案法》，該法律文件明確規定了行政管理部門和上級的相關職責，對于國家檔案行政管理部門而言，主要負責對全國檔案信息的管理，對于上級領導而言，主要負責對下級員工的監督和指導，由此可見，我國的檔案事業體系已經相當完善，具備完整化、系統化、協調化等特點。

（三）國家政策的支持

在2003年，國家檔案局已經頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》，該法律文件對電子公文歸檔的具體管理方法和管理內容進行了明文規定，同時，在2005年，國家檔案局又頒布了《中華人民共和國電子簽名法》，該法律文件明文規定了除了紙質簽名外，電子簽名同樣具有較強的法律效力。對于高校來說，要以《電子文件歸檔與管理規范》《全國檔案信息化實施綱要》等文件為依據，根據高校電子檔案管理工作的自身特點，制定高校電子檔案管理辦法。中國高等教育學會頒布了《高等學校電子文件歸檔與管理辦法》，規定明確指派電子文件歸檔與管理工作的分管領導，協調解決實際問題。

二、高校電子檔案集中管理模式的構建和應用

（一）打造高校電子檔案集中管理的觀念體系

建立高校電子檔案的集中管理觀念體系是提高高校電子檔案管理水平的重要環節，高校相關部門要及時修正、優化和完善檔案集中管理的理念。高校要充分利用信息技術，循序漸進地樹立兩大核心管理理念。第一，資源優勢管理理念。該管理理念主要是指在理解信息是資源的基礎上，按照對電子檔案信息的錄入存儲、歸納整理、傳輸共享三個環節做好電子檔案集中管理工作，從而確保電子檔案在教學和科研的創新管理方面體現出巨大價值。第二，公共文化管理理念。該管理理念主要是指以人文精神發展為目標，以公眾文化為理念，不斷強化電子檔案的重要性，從而為高校順利開展電子檔案集中管理工作提供科學管理觀念的支撐。同時，要想充分發揮電子檔案集中管理模式的應用優勢，在電子檔案集中管理的觀念體系不斷改革和創新的背景下，我國各大高校要有效溝通和親密合作，從而在館際合作方面做出重要貢獻。

（二）建立高校電子檔案中心

對于高校而言，為了實現對電子檔案資源信息的有效共享，需要重視對電子檔案中心的建立和使用。要在國家教育部門的帶領下，制定適用于全國高校的電子檔案集中管理網絡體系，確保建立的高校電子檔案集中管理中心不受地域的限制，在全國范圍內都可以應用，同時，還要從來自全國各地的不同高校檔案館中集中管理同一類型的電子檔案，以起到共享電子檔案資源的作用，更好體現出電子檔案的高效性和經濟性，實現電子檔案資源的統一管理，大大提高電子檔案管理規模和經濟效益。另外，用戶可以通過電子檔案中心對感興趣的檔案信息進行在線查找和閱讀，同時，還可以直接下載那些公開的檔案信息，從而保證良好的用戶體驗，提高電子檔案集中管理的質量和效率。

（三）研發電子檔案管理系統

電子檔案管理系統作為智能化、科技化的網絡平臺，在電子檔案歸納整理和檔案信息的搜索閱覽等方面具有顯著優勢，因此，該系統的研發和使用對于高校電子檔案集中管理而言具有重要作用。由于電子檔案管理系統在研發過程中，涉及的因素多而復雜，這些因素主要集中在技術方面和人力方面，同時，電子檔案管理系統有大量的子系統，每個子系統都涉及到了大量的數字化信息，如果某一子系統出現功能異常，將會影響整個系統地正常運行，因此，相關開發人員在有效結合高校電子檔案集中管理模式應用需求的基礎上，充分利用數據安全加密技術，不斷地完善和優化系統開發效果，使系統的性能更穩定、功能更健全、通用性更強，只有這樣，當電子檔案管理系統投入使用后，高校才能更好地存儲和管理海量檔案資源信息，實現電子檔案的集中管理。

結論

綜上所述，檔案的集中管理是檔案現代化管理的必然趨勢。電子檔案集中管理模式的構建和應用是改革和創新高校檔案管理模式的重要措施，同時，也是保證高校檔案館效率和效果的必要手段，因此，高校在開展檔案管理工作過程中，要加強對電子檔案集中管理模式的構建和應用，打造高校電子檔案集中管理的觀念體系，實現電子檔案管理相關標準和規則的統一;建立高校電子檔案中心，保證高校檔案信息的公開性和共享性;研發和使用電子檔案管理系統，促使高校檔案管理工作朝著積極、穩定、健康、可持續的方向發展。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的高效開展，使電子檔案集中管理模式擁有更高的應用價值和應用前景。