淺談新形勢下社會保險檔案的管理

郭海寧

近些年我國致力于改善民生，其中就包括社會保險改革。社會保險檔案中記錄著詳細信息，既能讓參保人的生活有所保障，也能讓參保人享受應有權益。要想社會保險改革卓有成效，檔案管理是關鍵。然而受諸多因素限制，管理效果并不理想，抑制了社會保險功能的發揮。在新形勢下，檔案管理工作需要變革，以契合實際需要。基于此，本文對檔案管理問題及創新策略進行探討，以供廣大檔案管理人員參考。

一、新形勢下社會保險檔案管理問題分析

（一）社保管理意識薄弱

意識是行動的推動力，意識缺失會導致管理工作無法正常開展。當前社保部門并未認識到檔案管理的價值，以至于宣傳不到位，引導不充分，管理意識薄弱，使得管理行為缺乏規范性，管理效率自然不高。

（二）信息化建設相對滯后

隨著5G技術的到來，各領域都在向信息化方向邁進，其中包括社會保險領域。但是社會保險檔案信息建設存在一定滯后性，究其原因是受人員、資金等因素影響。雖然社保檔案管理基本完成信息化建設，但建設過于簡單，并未充分運用現代化技術。

（三）社保管理制度不完善

社保檔案部門較為特殊，需要利用完善的制度提升管理質量。然而當前管理制度并不完善，主要體現在這幾方面：管理職責不明，以至于推諉現象出現;管理流程不清晰，使得管理工作缺乏規范性;懲罰機制缺失，無法對違規行為進行正確處理;獎勵機制缺少，使得獎勵沒有根據。要想管理工作有序進行，需要健全管理制度。

（四）社保管理隊伍水平偏低

近些年社保檔案管理工作獲得了一定發展，對人員的要求也顯著提高。管理人員不僅需要具備扎實的功底，還要擁有較高素養。當前，社保檔案管理人員的年齡偏大，無法勝任崗位需要，因此需要社保部門加強隊伍建設，以提升管理實力。

二、新形勢下社會保險檔案管理的創新策略

（一）借助宣傳工作培養管理意識

要想有序推進社會保險改革，關鍵在于培養管理意識。培養路徑有三條：其一，營造良好氛圍。社會保險部門要精心布置內部環境，可懸掛橫幅、張貼標語，潛移默化的影響管理人員思想，讓其認識到檔案管理的重要性。其二，組織相關培訓。社會保險部門要制定詳細的培訓計劃，以此強化思想建設。培訓內容包括政策文件、社會保險功能、檔案管理發展歷程等，以此夯實管理人員的理論基礎。其三，補充學習材料。社會保險部門要積極篩選學習網站，并將網址告知管理人員，同時在部門內部設置學習角，定期補充學習資源。在新形勢下，管理人員要具備學習意識，不斷給自身充電，以便跟上時代步伐。

（二）圍繞現代技術推進信息化建設

5G技術的到來，標志著萬物智聯時代的到來。現階段科學技術不斷發展及應用，因此，有必要將現代技術融入社保檔案管理工作中，以提升信息化管理水平。首先，做好基礎設備建設。只有設備配備充足，才能確保數字檔案室有序運轉。設備主要分為兩個部分：硬件設備包括服務器、存儲器、處理器等，可為檔案的搜集整理提供支撐。軟件設備包括各類技術，是檔案處理及應用的重要保障。其次，做好網絡建設。社保檔案中涵蓋個人全部信息，因此需要提升信息的安全性。根據社保部門的業務狀況確定網絡級別，并努力構建完善的網絡系統。為網絡系統安裝殺毒軟件，并定期消殺病毒。再次，做好數據庫建設。隨著參保人數的增加，電子檔案的數量顯著增加。為了保障檔案處理得當，需要搭建數據庫。數據庫會對檔案進行有效分類，節約了人員精力。要想數據庫具備整合能力，需將系統與辦公室進行有效連接。最后，優化搜索功能。為提升社保檔案的利用率，需要優化系統功能，提升搜索效率。

（三）推進社保檔案管理制度完善

社保部門要認識到管理制度的重要性，并積極開展制度建設工作。首先，明確管理職責。將每個崗位的工作內容及擔負的責任寫清楚，當問題出現時，就可第一時間找到責任人。其次，明確管理流程。為每項工作制定科學的工作流程，不僅能規范管理行為，還能顯著提升管理效率。再次，制定懲罰機制。將懲罰內容一一列出，當檔案管理人員處罰某一條款時，可依照條款內容對其進行處罰，從而讓被處罰者心服口服。最后，制定獎勵機制。對工作表現突出人員，給予必要的獎勵，以此激發員工潛能，推進檔案管理工作的創新發展。

（四）強化社保檔案管理隊伍建設

社保部門要做好規劃，推動隊伍建設。首先，社保部門要對現有人員進行培訓，以提升他們的綜合能力。培訓內容應豐富，不僅包括基礎知識、管理技能，還要加強安全教育及信息教育。培訓方式應多樣，除了定期組織講座、研討會等活動外，還要組織人員外出學習。通過一系列培訓活動，夯實專業基礎，提升實操能力。為了確保培訓效果，需要實施考核。對于內部培訓，以考卷作為考核形式，對考核不通過者回爐重造，直至其掌握培訓內容。對于外部培訓，以實操演練和撰寫心得作為考核方式。其次，社保部門要調整招聘策略，吸引更多的人才加入。人才的到來，可發揮兩面作用，一方面是直接提升隊伍戰斗力，另一方面是推動現有人員進步。再次，社保部門要與高校保持聯系，實現定向輸入人才的目標。這類人才與崗位的契合度很高，可顯著提升管理效率。最后，社保部門可借鑒末位淘汰制，以此打造適合自身的發展機制。利用機制將不適應崗位要求的人員淘汰出隊伍，以便給其他人才創造展示才華的舞臺。

三、總結

在新形勢下，社保檔案的重要性不言而喻。實踐證明，傳統管理模式無法滿足實際需要，因此需要積極變革。一要加強宣傳、正確引導，以此培養管理意識。二要完善管理制度，以規范管理行為。三要強化隊伍建設，以夯實人才基礎。四要推進信息化建設，以提升管理效率。通過種種舉措，打造高效管理模式，從而讓社保檔案發揮其應有作用。

作者單位：承德市社會保險事業管理局