淺析信息化技術讓戶籍檔案“活”起來

高坤元

摘要：隨著近年來我國行政體制改革的不斷深化，如何方便用戶以及廣大人民群眾更有效和便捷地獲取檔案信息資源，并在簡政放權過程中讓戶籍檔案信息資源真正發揮出有效作用，已經成為檔案管理者最為關心的問題。在當前信息技術時代只有充分發揮出信息技術的導向作用，應用信息技術建立起完善的戶籍檔案管理體系，才能使戶籍檔案資源得到有效地利用。

關鍵詞：信息技術;戶籍檔案;檔案管理;信息資源

一、信息技術在公安戶籍檔案管理中的重要意義

隨著我國人口數量的不斷增長，在社會治理及戶籍管理過程中戶籍檔案管理發揮著重要的作用，尤其是在針對社會上近年來出現的房叔、房姐、黑戶、一人多戶、出生違規落戶等問題成為了社會和媒體關注的焦點話題，這些人口管理問題的出現影響了社會的運轉秩序，導致在戶籍檔案管理過程中出現了眾多的問題。戶籍檔案管理過程中多種問題的出現也暴露出當前公安機關在戶籍檔案管理過程中還存在著諸多的不足，檔案管理流程與檔案管理業務體系也有所欠缺，在戶籍檔案資料整理與應用過程中還存在著預防、監管、管理措施不到位的問題。因此，在信息技術、數字技術的引導下逐步規范檔案管理的一般流程，強化戶籍檔案管理措施，推進檔案管理各方措施有效落實逐步成為提高檔案管理效率的重要舉措。有效應用信息技術、數字技術要通過建立健全數字技術體系逐步實現戶籍檔案資源的嚴格管理，針對戶籍檔案管理過程中存在的業務流程不規范、管理體系不健全等問題作為戶籍檔案管理的關鍵環節來抓[1]。數字技術、信息技術應用到戶籍檔案管理過程中主要是通過數字簽名、電子印章等基本方法逐步推進與實現公安戶籍方案數字化管理。信息技術與戶籍檔案管理的有機結合能逐步優化戶籍檔案管理模式，提高戶籍檔案管理效率，減少戶籍檔案管理過程中的問題與錯誤。

二、信息技術逐步推進戶籍檔案管理自動化

在戶籍檔案管理過程中，根據戶籍檔案管理的實際特點能逐步推進戶籍檔案實現自動化建設，也就是建立戶籍檔案綜合管理系統，公安管理部門使用該系統能快速查詢到戶籍檔案的有關信息材料，而且公安檔案管理部門只需要將用戶的身份輸入到該系統中，系統會自動建立檔案，形成電子檔案后會快速地進入系統后臺，進入檔案審批流程。即使檔案審批負責人出差在外也會快速通過電子簽章針對檔案進行審批，這不僅能大大提升電子檔案使用效率，而且能防止檔案審批流程中發生檔案丟失和損壞的問題，推進檔案管理自動化。

三、信息技術助力戶籍檔案管理大數據分析

傳統的戶籍檔案管理模式，都是由各種紙質和紙媒的方式存放，存放在各個基層派出所的檔案管理室中，戶籍民警在調取歷史檔案時通常需要2～3個人進行查找，甚至還需要其他同事的幫助，隨著基層公安系統的深化建設、檔案管理人員的調整、行政區域的劃分以及檔案理模式不完善等原因，很多歷史戶籍檔案出現了陳舊、損毀、遺失等問題，這不僅降低了檔案管理效率，而且也影響了檔案服務質量[2]。將戶籍檔案進行信息化建設，并與基層警務數據庫進行對接，不僅能實現基層歷史檔案的高效管理，而且也方便檔案工作人員能通過檔案信息查詢系統快速查找市民的信息，能快速探查市民的出生、工作、遷移變化軌跡，同時能針對根據用戶戶籍衍生出的筆跡、印章、指紋、圖像等信息數據分類匯總，并通過大數據分析平臺對用戶海量的信息數據資源進行挖掘，快速挖掘出有較高參考價值的數據信息資源，為公安檔案系統的決策提供有效支持。

四、信息技術促進戶籍檔案價值地發揮

檔案信息資源是對公民從出生到死亡過程中個人信息的高效記錄，其具有的重要價值在于幫助公安檔案管理工作人員查詢信息、獲取信息資源。但是公安檔案資源僅僅存儲在檔案閱覽室中是很難發揮出應有價值的，不僅是因為戶籍檔案信息資源是一個行政區域的人口信息的有效匯總，而且在當前社會科學技術快速進步的背景下，檔案的性質及其擁有的社會屬性也越來越受到重視，可以肯定的是在當前信息時代，只有檔案信息資源融入國家信息化體系建設過程中，戶籍檔案具有的價值才能充分發揮出來。同時，戶籍檔案與人口、社會、政府之間的密切關系使檔案信息化建設成為電子政務信息資源深度開發與利用的基礎性資源，只有在推進電子政務信息系統全面深化建設的基礎上，戶籍檔案信息資源才能得到有效利用，具有的信息化價值和社會價值才能得到最大限度的開發。

五、推進戶籍檔案管理系統信息化建設，讓戶籍檔案“活”起來

在戶籍檔案信息資源利用方面，需要專業的信息化管理系統提供支持，通過對戶籍檔案信息進行數字化處理和對檔案信息的數據化存儲，提高戶籍檔案的使用效率。圍繞戶籍檔案管理系統的信息化建設要積極推動戶籍檔案管理流程標準化、實施崗位定責、制定科學化的戶籍檔案管理制度，加強檔案信息資源的管理與利用，讓戶籍檔案信息資源得到充分的利用。這樣做能使戶籍檔案信息“活”起來，戶籍檔案信息資源的最大價值能充分發揮出來，讓復雜繁瑣的檔案管理業務及審批流程變得簡單便捷，通過檔案管理流程的創新逐步推進戶籍檔案管理效率提升，使戶籍檔案信息資源得到最充分地利用。

參考文獻：

[1]陳梅.檔案數字化建設中的安全問題研究[J].內江科技. 2019（02）.

[2]王蘇醒.大數據環境下服務型公安戶籍檔案管理模式構建研究——以W市公安智慧檔案系統為例[J].電子政務. 2017（11）.