探討公司檔案數字化建設的創新

王娟

摘 要：公司當中由于部門比較多，檔案管理工作在開展時往往比較復雜，數字化建設創新的實施，能夠使檔案收集、保存、整理工作得以有效進行，并且發揮網絡便利促進檔案信息共享，構建檔案集成管理平臺，適應文件傳輸網絡化、存儲數字化需要，進而使公司檔案管理工作向著更好方向發展。

關鍵詞：公司檔案;數字化建設

當前信息技術被廣泛運用在了各個領域當中，在公司進行檔案管理時，也加強了對數字化的運用，怎樣加強數字化建設和創新，使檔案管理人員從繁瑣、耗時耗力的工作當中解放出來，保證檔案管理工作在實施時的高效性、便捷性以及快速性是當前需重點解決的問題[1]。

1 公司進行數字化建設創新的必要性

首先，檔案數字化有利于促進公司當中信息資源共享。傳統模式中，檔案在管理時往往會運用分部門保管方式，只能對部門當中的內部信息進行查找，檔案資源難以實現最大化使用效益。通過數字化建設創新的實施，能夠推進資源共享的有效實現，公司當中的各個部門、領導層能夠利用網絡進行文檔信息的查詢，免去了查詢時的很多麻煩，能夠促進工作效率的提升，并且使檔案信息在利用質量上得到提高。其次，有利于檔案管理更具智能化。公司在進行檔案數字化創新過程中，能夠將計算機技術、信息技術等充分運用在檔案管理當中，促進檔案管理工作實施時智能化、數字化的實現，推動公司不斷向著現代化方向轉型[2]。最后，實現對成本的有效節約。數字化檔案管理在實施時，需將網絡設施和計算機作為載體，數字化建設的實施，能夠使傳統紙質文檔轉變為運用計算機進行處理與存儲的數字信息。這種方式和公司傳統檔案管理模式相比，在人力、財力、物力上都能得到一定程度節約。同時這種新型模式能夠使材料消耗、實體空間以及管理人員產生的成本消耗降低，促進公司經濟效益的提高。

2 數字化建設的創新

2.1 構建智慧平臺

就智慧平臺來講，可以將其劃分為兩個，一部分對數據進行采集與管理，采集的主要內容為公司當中的內部信息數據，實現檔案信息在采集時的智能化，并且進行自動歸檔[3]。另一部分推動電子文件接收一體化，平臺中在接收的同時對其進行智能化管理，如圖1：

同時針對智慧平臺的構建需進行標準化管理，在具體實施時，可以從這幾方面進行：首先，強化檔案管理方面的制度化建設，針對元數據收集工作進行規范，并且在對檔案信息進行錄入時，應保證數據準確性。為了使檔案信息在檢索時的查全率和查準率得到保證，可以利用分類號以及統一題名的方式，并且注重規程與系統圖的強化，促進統一管理的有效實現。

2.2 建設對檔案進行自動鑒定的元數據庫

檔案在保管期間內，可以在數字化平臺中設計對檔案進行自動鑒定的功能，使檔案管理工作人員在對檔案進行保管與鑒定時更高效和方便，系統可以通過分類號的不同對檔案進行保管[4]。在此情況下，能夠使檔案在鑒定時的整體速度大大加快。因此企業在針對數據庫系統進行建設時，需制定與其實際發展需要相適應的鑒定規則，加強和自動鑒定相關的元數據庫建設，在具體實施時，也需對歸檔范圍以及保管期限進行設定。

2.3 推進智慧化建設

公司檔案管理過程中，移動服務屬于數字化建設創新當中重要組成，在此過程中可以利用移動終端的便利，為公司當中的人員提供信息服務，能夠和數字化、信息化實際發展趨勢之間相適應，促進新型檔案資源共享模式的形成，提供更優質的共享服務[5]。而公司需結合自身實際發展情況，促進大數據、信息技術在檔案管理當中的運用，以及業務管理和檔案管理兩個系統之間的對接。利用智慧平臺以及移動終端，能夠實現對檔案信息的有效推送以及發揮搜索功能的優勢，進而使檔案數字化建設不斷實現創新。

2.4 加強數字化人才培養

人才問題和數字化建設效果緊密相關，要想使數字化建設在實施過程中更具創新性，就需加強數字化建設方面新技術和新知識的普及，因此公司在發展過程中，應注重對相關專業性人才的培養與引進，使員工了解系統開發知識、系統維護知識、數字化加工知識、數據庫運行知識、標準化建設知識等，給予員工培養培訓充分重視，這樣才能滿足數字化創新的實際需要。在對工作人員進行培訓時，需做到以下幾點：首先，打好提前量，相關人員需提前了解新設備和新技術。其次，按照不同層次對人才進行培養，保證人才具備的知識技能和崗位之間相適應。最后，獲得社會支持，在引進人才的同時保證結構合理性。

2.5 強化資源開發與整合

數字化建設過程中，網站建設是基礎，也是推進數字化信息進行開發和利用的重要方式，檔案數字化屬于網絡化以及信息化發展的必然趨勢，因此網絡化以及信息化也是數字化建設的主要發展方向。在計算機技術影響下，信息在傳播過程中突破了時空界限，為了使檔案信息充分滿足社會實際需求，需積極推進檔案管理相關的網站建設，將一些信息技術在網絡上傳輸。在網絡技術、計算機技術普及背景下，電子文件批量產生，面對大量的數字資源，需對其進行有效篩選、分析、研究以及整理，保證數字資源在利用時的有序性與合理性。在具體實施時，檔案管理人員需進行分工合作，做好組織工作與協調工作，保證數字化建設整體質量，為促進數據資源共享創造良好條件。

3 結束語

總之，當前大數據、互聯網等獲得了迅速發展，因此公司在發展中應緊跟時代腳步，適應社會發展需求，運用信息化優勢與便利，實現對檔案智慧平臺的打造、建設對檔案進行自動鑒定的元數據庫、推進智慧化建設、加強數字化人才培養、強化資源開發與整合，促進檔案數字化建設在實施過程中的發展與創新，轉變傳統管理模式，使檔案資源充分發揮作用與價值，服務于公司，提升信息資源利用率，節約公司經營發展成本，推進其現代化進程。

參考文獻

[1]沈夢瀅.鎮江市檔案局圓滿完成2017年度省級數字檔案館（室）創建工作[J].檔案與建設，2018.

[2]秦利.對大數據時代企業檔案工作的思考[J].檔案管理，2018（5）：93-94.

[3]李宏明，李智彥.基于NAS技術微視頻檔案數字化建設研究[J].山西檔案，2019，000（003）：70-73.

[4]周惠英.謀定后動厚植優勢——杭州市城建檔案館基于新時代智慧檔案館建設的創新實踐[J].浙江檔案，2018，000（003）：24-25.

[5]張忠良.信息化時代創新檔案管理服務模式探究[J].檔案管理，2019.