基于大數據背景下文書檔案管理及信息化應用分析

孟誼

摘 要：在檔案管理期間，文書檔案是非常重要的一部分，對于各項機關事業單位來講，文書檔案中包含了各種各樣的活動信息，比如圖片、文字等。當前階段，自從邁入了信息化時代以后，信息化技術被全面應用到了文書檔案管理環節中，為人員整理文書檔案提供了諸多的方便，檔案管理效率也得到了提高。本文重點論述了基于大數據背景下的文書檔案管理和信息化應用情況。

關鍵詞：大數據背景;文書檔案管理;信息化應用

伴隨著信息化技術的不斷創新和改進，各個領域發展都離不開信息化技術的支撐，只有將管理平臺進行信息化，才可以實現文書檔案信息化管理的目標。科學合理的應用信息化技術，有利于提升文書檔案的儲存量，便于更加方便的查詢檔案信息，延長檔案信息的儲存時間，不過相關人員還需要明確注意，必須考慮到信息化技術的限制性因素，只有這樣，才可以實現文書檔案管理工作高質量發展。

1 大數據

在互聯網技術快速發展的背景下，大數據隨之形成，人們對于互聯網的依賴程度逐漸增加，數據量上升，在這一階段中逐漸形成了無法被實時加工處理的數據，其被稱之為大數據。一般情況下，掌握了大數據便是對諸多數據資源進行全面掌握，有效加工和處理價值性極高的信息，有利于更好的拓展信息附加值。現階段，大數據成為人們日常生活中非常重要的一項技術，文書檔案管理工作發展速度也日益加快，慢慢延伸為了大數據中不可缺少的一方面。經過數字化建設形成的文書檔案需要使用計算機網絡技術進行聯網，才可以達到處于不同類型和范圍內用戶對于檔案資源的共享和應用。文書檔案網絡化管理是達到檔案資源共享的最佳方式，企業文書網絡化涉及了網絡分類和網絡隔離以及檢索等多項功能。

2 實施文書檔案信息化管理的優勢

2.1 電子文件可以被有效的保存

在保存檔案期間，經常因為受到各項因素的影響，使紙質檔案的纖維素受到不良的影響，而纖維素的作用極高，其和紙質檔案耐久性有著密切的聯系，自從形成了電子檔案以后，以上問題得到了有效的解決。伴隨著科學技術的創新和改進，可以借助電子類型的設備獲取想要的文件，以U盤和光盤為主要的媒介，利用媒介讀取信息時非常便利的，便于攜帶，受損概率小，這些優勢均延長了電子文件的儲存時間。

2.2 可以共享文檔信息

以往傳統的文書檔案管理系統有著文件查詢不方便、傳輸效率較低以及無法實現文件共享等特征，基于該項特征的影響，使得信息存在著諸多的閑置現象，從一定程度上加劇了資金輸出和資源消耗。而應用信息化管理方式以后可以扭轉該項局面，管理人員結合檔案的內部和外部特征實施綜合性管理。伴隨著計算機技術的不斷發展，檔案信息化管理工作逐漸達到了檔案和介體相互分離的目的，同時還可以實現其他信息平臺的全面聯系。因為信息化管理本身不會受到時空約束的影響，還可以掌握各環節的信息，所以有利于快速共享文檔信息。

2.3 可以確保文件傳遞的安全性

因為以往傳統類型的文件信息大部分屬于紙質類型，因此在管理期間，普遍存在著文件丟失或者是受損現象，而且以往是以郵遞的方式為主，該項方式經常受到空間因素的約束，郵遞期間面臨的問題較多，無法確保文檔的安全性。而信息化技術和互聯網技術的應用確保了上述各項問題得到了很好的解決。對于文書檔案信息化管理現狀的分析和探究

其一，因為受到地域和空間等方面的約束，使得傳統檔案管理翻閱起來有著諸多的不方便，所需時間較長，特別是對于文書類型的檔案來講，使用頻率非常高，翻閱人員諸多，長時間下來的話，將會產生一系列的矛盾和文件損耗，完全影響了檔案管理時效性的體現。實施檔案信息化建設的實質性目的是提升檔案管理效率和水平。其中，檔案信息化建設是指將信息化技術應用于檔案管理環節中，構建最佳的網絡環境，引進合理的檔案管理方式，從而實現檔案信息化服務目標。在當代社會發展期間，信息已演變成了社會和經濟中的重要資源，信息化屬于應用較為普遍的一種方式，而從文書檔案管理信息化實際情況來看，程度較低，信息化管理起步技較晚一些，目前正處于半手工管理現象，要想查詢所需的檔案，還需要進入檔案管理部門查詢，時效性缺失，不利于提高檔案利用效率，這就導致檔案資料內包含的各項資源無法被合理挖掘和應用，文書檔案創新工作也難以滿足基本要求。

其二，文書檔案管理理念較為滯后，在文書檔案管理工作期間，主要是遵循重藏輕用的思維理念，大多數檔案管理人員忽略了檔案自身的價值體現，導致信息受阻。比如查詢起來消耗的時間比較長，登記流程復雜等。

4 基于大數據背景下文書檔案管理及信息化應用分析

4.1 提升文書檔案挖掘利用率，增強文書檔案服務的針對性

從功能方面進行分析，大數據的效果是分析和整合數據，當沒有做好分析工作、僅僅是實施前期統計和檢索工作的話，是難以將數據價值全面體現出來的，文書檔案中的數字化成本也無法在管理環節中清楚的呈現。基于此，當管理文書檔案期間，需要將挖掘數據放在第一位，當成一項核心的內容，引進合理的數據挖掘技術，全面整合各項資料，探索數據價值所在，整合和分析數據，了解到數據中包含的各項知識點和數據信息之間的聯系性，防止發生信息孤島問題，高效率的傳播各項信息，促使文書檔案利用水平得到更好的提高。通過挖掘信息，從中提取用戶所需的信息，判斷用戶基本需求，結合實際情況制定出完善的服務方案，將服務的個性化和定制化凸顯出來。

4.2 摒棄傳統的檔案管理理念，樹立新型信息化管理意識

在新時代發展背景下，各種新型理念和技術隨之出現，文書檔案管理也必須順應時代發展要求，摒棄傳統的檔案管理理念，為新型檔案信息化建設工作開展提供一定的依據。只有創新和優化管理人員思想理念的話，才可以激發主動性，使其更好的參與到信息化管理環節中。對于文書檔案管理部門而言，也應當如此，轉變傳統理念，正確了解到信息化在文書檔案管理中的實際作用，將觀念轉變和優化當成一項契機，在單位內樹立良好的形象。除此之外，管理層也應當合理安排，遵循統籌規劃的基本原則，投入相應比例的檔案管理信息化建設資金，從物質方面確保檔案管理信息化建設工作的正常開展。

4.3 提升管理人員技能和素養

當前階段，信息化呈現出了快速發展的趨勢，基于此，對于文書檔案信息化管理來講，也務必加大重視力度，其中，做好該項工作的關鍵在于文書檔案管理人員。作為該項人員來講，需要培養自身的專業素養，加深知識掌握，增強信息化操作能力。所以，單位需定期對檔案管理人員展開培訓工作，促使管理人員朝著良好的方向發展。除此之外，還應當制定健全的獎懲體系，對于工作中表現良好和優秀的員工來講，給予一定的獎勵，這樣一來，可以激發全體員工的工作積極性。

5 結語

從以上論述來看，文書檔案屬于檔案管理中一項重要的組成部分，本身主要是將單位整個發展歷程詳細的記錄了下來。在大數據背景下，將信息化技術和檔案管理相互結合到一起是一項主要的管理方式，文書檔案信息化管理逐漸替換了以往單一的檔案管理模式，促使檔案管理工作越來越具備安全性，檔案資源利用率提升，檔案整體價值被全面的發揮了出來。

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