人事檔案管理由傳統檔案實體管理向信息化管理的改革策略

鄧茜

摘 要：人事檔案是一種相對重要的信息資源，通過檔案能夠了解人類的主要經歷、政治面貌、品德作風等各方面的內容，從而起到一定的參考應用作用，是人類進行社會活動實踐的重要證明。在市場經濟快速發展的背景下，戶籍制度與人事制度發生了一定的變化，傳統的人事檔案管理不能適應新時代的要求，因此我們必須要重視人事檔案管理由傳統檔案實體管理向信息管理的不斷改革，解決現階段傳統人事檔案管理中存在的問題，提高人事檔案管理水平。

關鍵詞：人事檔案管理;檔案實體管理;信息化管理

人事檔案管理在人事管理制度當中占據著重要的地位，有利于對人類從事活動進行詳細的經歷，是一個人的實際情況的反應，也是人才信息的重要載體[1]。加強人事檔案管理工作的開展能夠提高人事工作的效率，從而為開發人力資源奠定良好基礎，有利于對現階段人事檔案管理工作奠定良好的基礎。

1 傳統實體人事檔案管理存在的問題

1.1 專業人員較少，流動性較大

現階段，人事檔案管理人員內部的專職檔案員，人數相對較少而具備專業技術資格的專職檔案管理人員更是極為缺乏，大部分的人事檔案管理工作人員主要是人事部門的工作人員進行兼職，由于人事工作人員出現頻繁的變動，因此導致人事檔案管理工作受到較大的影響。

1.2 專業素質弱

目前檔案管理人員的整體年齡結構相對較大，并且并未受到過組織提供的專業檔案培訓，使得檔案管理專業知識整體較為缺乏，檔案管理隊伍素質不過關的。

1.3 思想覺悟差，事業心弱

現階段，由于多數檔案管理人員對人事檔案管理工作常常存在認識不足的情況[2]，因此部分組織內部的人事領導認為檔案工作的質量對于組織發展影響并不大，不重視人事檔案管理工作的重要作用發揮，使得檔案管理工作被忽略。

1.4 管理方式落后

目前，在開展人事管理工作的過程中，傳統實體檔案管理模式占據的空間相對較大，常常通過紙質檔案來對相關的信息資源進行保

存[3]。在時間不斷推移的背景下，人事檔案調動情況較多，檔案數量不斷加大，對空間的占有率也越來越多，對于計算機的應用只是停留在初級階段，現代化的管理手段整體處于落后狀態，人事檔案管理工作效率普遍較為低下。

2 人事檔案管理向信息化管理的改革策略

2.1 重視人事檔案管理信息化

在人事檔案管理的過程中，我們必須要重視檔案管理逐步向信息化進展，從而提高組織人事檔案管理的水平，使其能夠對組織發展提供重要的推動作用[2]。首先，我們應該加強對檔案管理認識，在開展人事檔案管理工作的過程中，必須要增強全員對人事檔案管理重要意義的滲透，尤其是檔案管理工作人員，檔案管理工作是檔案管理工作的重要部分，領導也要引起足夠的重視，提高檔案管理工作在檔案管理工作中的地位，加強人事檔案管理工作和業務建設的同步進行，并注重人力和財力的支持，保證檔案管理部門的有效提升，消除檔案管理工作遇到的各種問題，提高各部門負責人對檔案管理工作的重視，使人事檔案管理工作順利的進行[4]。除此之外，要加強對現代化管理方式的有效運用，在新形勢下人事檔案管理工作開展的過程中，組織必須要意識到現代管理技術的重要意義，加強現代化管理意識的研究，使其能夠適應干部人事檔案管理現代化的實際需求。相關的工作人員也要熟悉相關的檔案管理工作，跟隨時代發展的步伐，使其能夠熟練的操作相關的軟件，通過計算機建立相關的人事檔案信息庫，并注重對檔案信息資源的不斷開發與利用，對組織干部隊伍進行培訓，保證組織干部人事檔案管理工作水平的不斷提升。

2.2 提高檔案管理人員的綜合素質

目前，在檔案工作開展的過程中，組織必須要做到以人為本，提高組織內部檔案管理工作人員的綜合素質，保證檔案管理工作的質量。首先，提高檔案管理工作人的思想政治素質[5]。檔案管理工作人員必須要具備一定的思想，政治素質遵循較強的黨性原則，按照正確的方向樹立正確的觀念和立場，從而具備強烈的事業心，組織的檔案管理部門也要對檔案管理工作人員及時的進行培訓，使其樹立正確的價值觀念，同時提高他們操作計算機的水平。在新形勢發展的背景下，人事檔案干部要增強檔案管理的意識，充分了解人事檔案管理工作所發揮的重要作用，能夠使其恪守人事檔案管理紀律。人事檔案管理工作是一項政治性較強的工作，因此檔案管理工作人員必須要提高自身辨別是非的能力，在對檔案管理工作開展的過程中，及時的與中央政策保持高度一致，并嚴格遵守檔案法中的相關法律，保證檔案的機密性，樹立良好的職業道德，從而全心全意的為人民服務。

同時，提高檔案管理工作人員的業務能力素質，檔案管理工作自身的專業性相對較強，因此組織內部的檔案管理工作人員必須要積極的接受相關的專業知識培訓，并掌握專業的理論和方法，從而勝任檔案管理工作，在適應新時期知識和技術時，人事檔案管理工作人員也要具備較強的學習理念，能夠主動的學習新的知識，拓展自身的知識面，保證個人學歷層次的有效提升。新時期的檔案管理工作人員不僅僅要具備人事檔案管理工作的專業知識，同時也要通過實踐具備解決問題的能力。

2.3 拓展組織的服務領域，培養檔案管理人員創新意識

在時代變更發展的背景下，檔案管理工作人員必須要解放自身思想，能夠改變過去較為被動的工作模式向主動管理進行轉變，提高人事檔案管理工作以及其他各項工作之間的關聯性，檔案管理工作人員要積極的利用人事檔案資源，從而在組織進行編制規劃的過程中，能夠保證人事檔案及時準確的為領導科學決策提供相關的依據[6]。隨著人事制度改革的不斷推進，干部人事檔案管理工作常常出現新的特點，因此，傳統的干部人事檔案管理模式與當前的管理模式要求存在著一定的差異，所以組織內部的檔案管理人員必須要敢于積極的探索和實踐樹立開拓創新的意識，按照相關要求能夠進一步對人事檔案管理辦法進行研究推動組織人事檔案管理水平的提升。

綜上所述，人事檔案管理工作是非常重要的一項任務，因此組織的領導必須要重視人事檔案管理工作的開展，通過人事檔案信息能夠更深入的進行選用人才并做到與時俱進，全面掌握人才資源開發和利用，為組織現代化建設做出更大的貢獻。

參考文獻

[1]周瑞廷.人事檔案信息化在公路科研單位人力資源管理中的重要性研究[J].中國市場，2020（05）：193-194.

[2]何紅英.大數據時代下組織人事檔案電子信息化管理探析[J].通訊世界，2020，27（01）：310-311.

[3]張彩云.人事檔案信息化管理探究[J].智庫時代，2020（08）：37-38.

[4]許冬玲.基于大數據的高校干部人事檔案信息化管理系統架構理論模型[J].智庫時代，2020（09）：249-250.

[5]孫毅然.淺析事業單位人事檔案信息化管理問題[J].蘭臺內外，2020（05）：11-12.

[6]楊舒然.人才流動環境下高校人事檔案信息化管理策略研究[J].中國管理信息化，2020，23（08）：184-185.